six people inside an office space with a lot of natural lighting, conducting a meeting
Ga naar:
Boek een demo

Effectief retentiebeleid: Beheer uw informatie compliant

Iron Mountain Policy Center is een cloudgebaseerd platform voor het beheer van retentieschema's en privacybeleid dat u op een gebruiksvriendelijke manier op de hoogte stelt van uw verplichtingen en uw compliance laat zien.

Met Policy Center kunt u uw informatie gedurende de hele levenscyclus van informatie beheren, van aanmaak tot gebruik tot vernietiging. Door een nauwkeurig retentiebeleid voor documenten en privacybeleid te voeren, kunt u:

  • ervoor zorgen dat uw retentie- en privacybeleid aan de regelgeving voldoen en boetes verminderen;
  • besparen op de kosten voor informatieopslag door informatie met vertrouwen te verwijderen;
  • snel toegang krijgen tot wat u nodig heeft, wanneer u het nodig heeft.
Lees de oplossingsgids

Iron Mountain Policy Center

Iron Mountain Workflow Automation Contract Management

Policy Center-oplossingen

Er bestaan verschillende abonnementsniveaus op basis van het niveau en de complexiteit van het Information Governance- programma, het archief en informatiebeheer-programma en/of het privacyprogramma van uw organisatie. Hieronder vindt u meer informatie over de verschillende edities.

Policy Center heeft ook een integratieoptie met Iron Mountain Insight® DXP, ons platform voor informatiebeheer en contentservices dat gebruikmaakt van intelligente technologie voor documentverwerking om fysieke en digitale informatie te verzamelen en te koppelen, belangrijke gegevens uit documenten te halen en documentgerichte workflows te automatiseren om u te helpen sneller bij relevante informatie te komen.

Dankzij de InSight-functie voor retentiebeheer op het InSight Digital Experience Platform (DXP), aangedreven door de oplossing Iron Mountain Policy Center, kunt u auditklare compliance mogelijk maken door automatisch retentieregels toe te passen op digitale gegevens. Maak een uniforme weergave van gegevens mogelijk, verbeter de gegevensintegriteit en zorg voor AI-ready-gegevens voor een betere besluitvorming die aan de voorschriften voldoet.


Vrijblijvende offerte

Global Research Service (GRS)

De Global Research Service (GRS) is een collectieve bibliotheek met beheerde inhoud die bestaat uit wettelijke vereisten voor administratie en gegevensprivacy. De georganiseerde wettelijke vereisten in GRS worden rechtstreeks naar Policy Center Solution (PCS) gestuurd om compliancetools voor informatiebeheer te ontwikkelen, zoals onze toonaangevende retentieschema's voor gegevens, die elk specifiek zijn afgestemd op de omvang van de bedrijfsactiviteiten van elke klant. Deze wettelijke vereisten worden routinematig gecontroleerd en bijgewerkt in de klantenportals, waardoor onze klanten er gerust op kunnen zijn dat nieuwe vereisten of wetswijzigingen zijn opgenomen in hun programma voor naleving van regelgeving. De inhoud van de Global Research Service wordt onderzocht en onderhouden door een netwerk van internationale advocatenkantoren in meer dan 130 landen.

Wist u dat?

28% van de informatiebeheerprofessionals zegt dat hun organisatie geen geaccepteerd informatiebeheerbeleid heeft.

Bron: AIIM 'State of Information Management: Are Businesses Digitally Transforming or Stuck in Neutral?'

Voldoet u aan AVG?

Policy Center helpt u uw verplichtingen te kennen en naleving te tonen.

Klantcases retentiebeleid en Policy Center

Streamlining data complexity to achieve audit and AI readiness

Een complex datalandschap stroomlijnen ter voorbereiding op audits en AI

Kyndryl is nu wereldwijd voorbereid op audits, is 70x efficiënter geworden, transformeerde databeheer en creëert nu gegevens die klaar zijn voor AI. Lees hoe dat is gelukt.
Engineer examining AI technology with reflection on eyeglasses

UWV versterkt dienstverlening met tijdige en meer accurate informatieverstrekking

Voor UWV heeft Iron Mountain een maatwerkoplossing ontwikkeld voor de in- en externe documentarchivering. Hierdoor is er onder andere een kostenbesparing van 20% tot 30% en een gecontroleerd bewaarbeleid gerealiseerd.
Two women in an office

Retentiebeleid oplossing voor de gemeenteraad van Edinburgh

De gemeenteraad van Edinburgh vermindert risico's op overtredingen, financiele risico's en reputatierisico's met goed retentiebeleid via Iron Mountain Policy Center.

Waarom Iron Mountain?

Veelgestelde vragen over Retentiebeleid en Policy Center

1. Wat is Policy Center precies?
Policy Center is een gebruiksvriendelijk cloudplatform van Iron Mountain dat u helpt bij het beheren van uw retention policy. Het platform biedt een centrale plek waar u al uw beleid en procedures kunt documenteren, implementeren en beheren. Dit helpt u om te voldoen aan wet- en regelgeving (zoals de AVG), informatie toegankelijk te houden voor de juiste mensen en opslagkosten te besparen door overbodige data te verwijderen.
2. Hoe helpt Policy Center mij om te voldoen aan de AVG?
Policy Center automatiseert het beheer van persoonsgegevens en bewaartermijnen volgens de AVG. U kunt eenvoudig persoonsgegevens identificeren, classificeren en beheren, en automatische processen instellen voor het verwijderen of archiveren van data na afloop van de retention period (bewaartermijn). Dit minimaliseert het risico op boetes en reputatieschade door niet-naleving van de AVG.
3. Kan ik Policy Center integreren met mijn bestaande systemen?
Jazeker! Policy Center kan worden geïntegreerd met diverse documentmanagementsystemen en andere bedrijfssoftware. Dit zorgt voor een soepele informatiestroom en voorkomt dat u data dubbel hoeft in te voeren. Zo stroomlijnt u uw processen en centraliseert u uw informatiebeheer.
4. Wat zijn de voordelen van Policy Center ten opzichte van handmatig retention policy?
Handmatig retention policy is tijdrovend, foutgevoelig en inefficiënt. Policy Center automatiseert veel van deze taken, waardoor u tijd en geld bespaart. Bovendien vermindert u het risico op menselijke fouten en verbetert u de compliance met wet- en regelgeving. Met Policy Center krijgt u een centraal overzicht van al uw beleid en procedures, wat zorgt voor meer controle en efficiëntie.
5. Biedt Iron Mountain training en ondersteuning voor Policy Center?
Ja, absoluut. We bieden uitgebreide training en ondersteuning aan, zodat u en uw team optimaal gebruik kunnen maken van Policy Center. Onze experts helpen u bij de implementatie, configuratie en het dagelijks gebruik van het platform. We bieden ook online resources en documentatie aan, zodat u altijd toegang heeft tot de informatie die u nodig heeft.
6. Kan ik Policy Center ook gebruiken voor andere compliance-vereisten naast de AVG?
Ja, Policy Center is flexibel en kan worden aangepast aan diverse compliance-vereisten. Of u nu moet voldoen aan de AVG, HIPAA, financiële regelgeving of andere wetgeving, Policy Center helpt u om de juiste data te bewaren, toegang te controleren en data te verwijderen volgens de geldende regels.
7. Hoe bepaal ik welk abonnement van Policy Center het beste bij mijn organisatie past?
Iron Mountain biedt verschillende abonnementen van Policy Center aan, afgestemd op de grootte en complexiteit van uw organisatie en uw specifieke behoeften. Onze experts adviseren u graag over het juiste abonnement. We kijken naar factoren zoals de hoeveelheid data die u beheert, het aantal gebruikers, de gewenste functionaliteiten en uw budget.
8. Kan ik met Policy Center ook fysieke documenten beheren?
Ja, Policy Center kan ook worden gebruikt voor het beheren van fysieke documenten. U kunt metadata toevoegen aan uw fysieke archieven, zoals retention period (bewaartermijn) en toegangsrechten. Dit helpt u om ook uw fysieke informatie compliant en toegankelijk te houden.
9. Hoe veilig is mijn data in Policy Center?
Iron Mountain neemt databeveiliging zeer serieus. Policy Center maakt gebruik van geavanceerde beveiligingsmaatregelen. Uw data is beschermd tegen onbevoegde toegang, verlies en diefstal.
10. Wat zijn de kosten van Policy Center?
De kosten van Policy Center zijn afhankelijk van het gekozen abonnement en de specifieke behoeften van uw organisatie. Neem contact met ons op voor een gedetailleerde offerte op maat. We bespreken graag uw eisen en stellen een oplossing voor die past bij uw budget.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Bij het verzenden van dit formulier ga ik akkoord met de verwerking van mijn gegevens door Iron Mountain zoals beschreven in het privacy beleid van Iron Mountain. Indien u akkoord heeft gegeven op het ontvangen van marketing e-mails maar bedenkingen heeft, kunt u dat hier aangeven.

Neem contact op met onze specialisten.