woman on laptop

Optimaliseer uw postverwerking met de veilige Digital Mail-oplossing.

Digital Mail

Verminder handmatige taken en menselijke fouten | Verbeter de efficiëntie en samenwerking | 24/7 beveiligde toegang

Vrijblijvend adviesgesprek

Ga naar:

Stroomlijn postverwerking en koppel gegevens digitaal over organisatorische silo's heen

Inkomende post, fysiek en digitaal, bevat essentiële bedrijfsinformatie. Voor teams die op verschillende locaties werken, is het handmatig beheren hiervan een grote uitdaging. Het is duur, brengt risico’s met zich mee en kost veel tijd. Naarmate uw organisatie groeit, worden deze problemen alleen maar groter. Onze op Software-as-a-Service (SaaS) gebaseerde oplossing zet fysieke post om in bruikbare, digitale asset. Ook maakt het gebruik van AI-gestuurde intelligente documentverwerking (IDP) om documentgerichte workflows te automatiseren.

 

Uw voordelen van onze Digital Mail

Een Digital Mail biedt diverse voordelen ten opzichte van een traditionele postkamer:

  • Efficiency en compliancy: Bespaar tijd en middelen door processen te automatiseren en uw functies zoals versiebeheer en toegangscontrole en bewaartermijnen.
  • Verhoogde beveiliging: Bescherm uw gevoelige informatie met onze veilige en compliant oplossing.
  • Altijd en overal toegang: Krijg 24/7 toegang tot uw digitale post, waar u ook bent, via elk apparaat.
  • Lagere kosten: Verminder de kosten van papier, opslag, printen, verzending en personeel.
  • Flexibiliteit: Ondersteun uw mobiele medewerkers en hybride werkmodellen
  • Vergroot inzicht: Krijg inzicht in uw poststroom en processen met dashboards en rapportages en identificeer knelpunten
man working on laptop

Uw post is veilig bij Iron Mountain

Wij nemen de beveiliging van uw informatie uiterst serieus. Daarom vertrouwt meer dan 90% van de Fortune 1000-bedrijven hun belangrijke en gevoelige informatie aan ons toe. We beschermen dergelijke gegevens al meer dan 70 jaar, van allerlei soorten bedrijven en in meer dan 60 landen. U kunt erop vertrouwen dat uw informatie bij ons altijd in veilige handen is. Vanaf het moment dat we uw papieren post ophalen met onze beveiligde vrachtwagens, tijdens het scannen op onze locatie en het afleveren van de digitale post tot en met het bewaren, terugsturen of vernietigen van de papieren documenten.

Uw digitale documenten worden opgeslagen in Iron Mountain InSight®, een platform voor informatiebeheer en content dat werkt volgens het Cybersecurity Framework (CSF) van het National Institute of Standards and Technology (NIST). Iron Mountain InSight® voldoet aan onder meer deze normen in de branche:

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • GDPR
  • Soc 2 Type II
  • ISO27001

Leer meer

Kom vandaag nog in contact met een van onze specialisten.

Neem contact op

Klaar om de volgende stap te zetten?

Heeft u vragen over het opslaan of optimaliseren van uw archief, het digitaliseren van uw data en workflows of het veilig vernietigen van vertrouwelijke gegevens en IT devices? Onze experts staan klaar om u te helpen met vrijblijvend advies, een vrijblijvende offerte of het boeken van een demo.

Transform your mailroom

Iron Mountain Digital Mail solution is a software as a service (SaaS) offering that enables you to enhance operational efficiency by digitizing physical mail to provide secure access and retrieval for your employees, automating document-centric processes, and connecting your data across platforms.

  • Convert your mail from physical to digital with an auditable chain of custody
  • Provide access to and receipt of mail in a secure repository anytime, anywhere, to authorised users through role-based permissions that you own and manage
  • Create opportunities for automation and collaboration of document-centric processes
  • Gain operational insights and drive efficiency by connecting data across business silos
  • Reduce your physical footprint and related real estate expenditures
  • Consolidate vendors by utilising an end-to-end solution
Iron Mountain Digital Mail solution

 

digital-mailroom-diagram

Klantcases Digital Mail

Werkloosheid claimt pandemie en de digitale postkamer - Documenten op tafel op kantoor

Uitkeringsaanvragen, COVID-19 en de digitale postkamer

Ontdek hoe deze staat in de VS zorgde voor een efficiënter proces en betere klantenservice rond uitkeringsaanvragen in coronatijd.

Claimverwerking eenvoudig gemaakt met digitale postkamer - Digitale bestandenlaag op een laptop

Makkelijker claims afhandelen met Digital Mail

Een Amerikaanse verzekeraar schepte orde in papieren en digitale documenten en verbeterde de doorlooptijd en bespaarde kosten. Lees hoe.

Digitalisering van de hypotheekpostkamer - Laptop en digitale enveloppen

Hypotheekverstrekker kiest voor digitale postkamer

Lees hoe een hypotheekverstrekker grote hoeveelheden post verzamelt, digitaliseert, categoriseert, verspreid en verdedigbaar vernietigt.

Waarom Iron Mountain?

Ontdek al onze diensten voor digitalisering van data

Veelgestelde vragen over Digital Mail

Wat gebeurt er met mijn fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd?

U heeft verschillende opties voor de verwerking van uw fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd:

  • Retourneren: Wij sturen de fysieke post terug naar u.
  • Opslaan: Wij slaan de fysieke post veilig op in onze beveiligde faciliteiten.
  • Vernietigen: Wij vernietigen de fysieke post op een veilige en vertrouwelijke manier.
Hoe zorgt Iron Mountain ervoor dat mijn post naar de juiste persoon wordt gestuurd?

Onze Digital Mail oplossing maakt gebruik van geavanceerde OCR-technologie en slimme software om belangrijke informatie in uw post te herkennen, zoals namen, adressen en afdelingen. Deze informatie wordt gebruikt om de post automatisch naar de juiste persoon of afdeling te sturen. U kunt ook handmatige regels instellen voor de routing van specifieke documenten.

Wie heeft er toegang tot mijn digitale post?

U bepaalt wie toegang heeft tot uw digitale post. U kunt toegangsrechten toekennen aan individuele gebruikers of groepen, en u kunt specifieke rollen en verantwoordelijkheden definiëren. Alle toegang tot uw digitale post wordt gelogd, zodat u altijd kunt zien wie wanneer welke documenten heeft bekeken of gewijzigd.

Kan ik de Digital Mail oplossing integreren met mijn bestaande systemen?

Ja, onze Digital Mail oplossing kan worden geïntegreerd met diverse bedrijfssystemen, zoals Microsoft Office, Salesforce en boekhoudsoftware. Dit zorgt voor een naadloze workflow en voorkomt dat u gegevens handmatig hoeft over te zetten.

Wat zijn de kosten van een Digital Mail oplossing?

De kosten van een Digital Mail oplossing zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het volume van uw post, de gewenste functionaliteiten en de integratie met andere systemen. Neem contact met ons op voor een offerte op maat.

Hoe kan ik aan de slag met Digital Mail?

Neem contact op met Iron Mountain voor een vrijblijvend gesprek en een offerte op maat. Onze experts helpen u graag bij het implementeren van een Digital Mail oplossing die perfect aansluit bij uw behoeften.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Neem contact op met onze specialisten.