IM worker taking picture of IM box

Krijg inzicht in onbekende archieven voor efficiënt en veilig documentbeheer.

Smart Reveal

Snel inzicht | Betere beslissingen | Lagere kosten

Vrijblijvend adviesgesprek
Ga naar:

Smart Reveal: Breng overzicht in uw archief

Heeft uw organisatie archiefdozen waarvan de inhoud onbekend is? Deze onduidelijkheid kan leiden tot onnodige opslagkosten, compliancerisico’s en inefficiëntie. Met Smart Reveal krijgt u helderheid zonder handmatig werk. Onze veilige en innovatieve aanpak helpt u uw archief te optimaliseren en risico’s te minimaliseren.

Waarom kiezen voor Smart Reveal?

Met Smart Reveal biedt Iron Mountain een innovatieve oplossing die verder gaat dan traditionele archiefoplossingen. U kunt snel en eenvoudig beslissen wat te doen met uw opgeslagen documenten: bewaren, vernietigen of digitaliseren. Onze aanpak biedt:

  • Volledig inzicht: U ontdekt wat u in huis heeft, zonder tijdrovende processen.
  • Weloverwogen beslissingen: Stop met onnodig bewaren of vernietigen, en neem beslissingen die voldoen aan de AVG/GDPR.
  • Kostenbesparing: Verminder opslagkosten door alleen relevante documenten te bewaren.
  • Bespaar tijd en kosten: Minimaliseer opslagkosten en verhoog efficiëntie met een slimmer archiefbeheer.
  • Verminder risico’s: Bescherm uw organisatie tegen datalekken en non-compliance.

Smart Reveal is ontworpen voor bedrijven met archieven op één of meerdere locaties. Het biedt een consistente aanpak, ongeacht waar uw archief is opgeslagen. Neem contact met ons op voor meer informatie of vrijblijvend advies. 

IM Smart Sort Process, featuring IM employee in warehouse

Hoe werkt Smart Reveal?

Iron Mountain's Smart Reveal bestaat uit drie kernstappen die uw archiefbeheer transformeren en u in staat stellen slimme, kostenbesparende beslissingen te nemen:

1. Identificatie

In deze eerste stap analyseren we uw opgeslagen archiefdozen, met name degene zonder duidelijke beschrijving of metadata. Dit helpt bij het lokaliseren van onbekende inhoud en het vermijden van onnodige opslagkosten en risico’s.

2. Fotografie

Onze experts fotograferen de buitenkant van elke doos voor algemene context, een bovenaanzicht van de inhoud van elke doos en extra foto’s op verzoek voor meer detail. Deze aanpak zorgt voor visuele documentatie van de inhoud, waardoor u eenvoudig kunt beoordelen.

3. Beoordeling

Alle gemaakte foto’s worden geüpload naar een beveiligd online portal. Via deze portal kunt u de inhoud van de dozen bekijken en acties selecteren voor elke doos, zoals: bewaren, vernietigen, digitaliseren en doorsturen naar de eigenaar. Met deze gebruiksvriendelijke tool behoudt u volledige controle over uw archief, terwijl wij u ondersteunen met onze technologie en expertise. 

Kom vandaag nog in contact met een van onze specialisten.

Neem contact op

Klaar om de volgende stap te zetten?

Heeft u vragen over het opslaan of optimaliseren van uw archief, het digitaliseren van uw data en workflows of het veilig vernietigen van vertrouwelijke gegevens en IT devices? Onze experts staan klaar om u te helpen met vrijblijvend advies, een vrijblijvende offerte of het boeken van een demo.

Smart Reveal

Zo werkt Smart Reveal 



first step of smart reveal solution, displaying 3 cartons

Archiefdozen opsporen met weinig tot geen beschrijvende informatie. 


second step of smart reveal solution

Foto’s maken van elke doos, een bovenaanzicht van de inhoud en extra foto’s naar uw wensen.


Foto’s bekijken via onze beveiligde portal. U kiest wat er met elke doos moet gebeuren.

Waarom Iron Mountain?

Ontdek al onze diensten voor veilige archiefopslag en slim archiefbeheer

Veelgestelde vragen over Smart Reveal

1. Voor welke archiefstukken is Smart Reveal geschikt?
Smart Reveal is ideaal voor archiefdozen met onbekende of onvoldoende metadata. Het maakt niet uit of het papieren documenten of bestanden op dragers bevat. Smart Reveal is ontworpen voor elke organisatie die snel inzicht wil in de inhoud van haar archief.
2. Kan Iron Mountain helpen bij het bepalen welke dozen geschikt zijn voor Smart Reveal?
Ja, wij helpen u graag bij het selecteren van de juiste dozen. Onze experts analyseren uw archief en bepalen samen met u welke dozen het meest profiteren van de Smart Reveal aanpak. Zo zorgen we ervoor dat we ons richten op de juiste documenten.
3. Hoeveel foto's worden er gemaakt per doos?
Standaard maken we foto’s van de buitenkant en een luchtfoto van de inhoud van elke doos. Indien gewenst, kunnen we per doos meerdere foto’s maken. Zo krijgt u een zo compleet mogelijk beeld van uw archiefstukken.
4. Kan Smart Reveal ook werken voor andere soorten media?
Ja, Smart Reveal is niet alleen geschikt voor papieren documenten. Ook media als microfiches, audio- en videobanden, USB-sticks en harde schijven kunnen met Smart Reveal inzichtelijk worden gemaakt.
5. Wat is er nodig om een Smart Reveal project te starten?
Wij hebben een overzicht van uw opgeslagen archiefstukken nodig, inclusief de locaties waar de archiefdozen zijn opgeslagen. Onze experts stemmen dan met u de verdere stappen af.
6. Kan ik zelf beslissen hoeveel dozen er via Smart Reveal worden bekeken?
Ja, u bepaalt zelf het aantal dozen dat via Smart Reveal wordt beoordeeld. We passen ons aan uw specifieke wensen en doelen.
7. Is er een minimum aantal dozen nodig om Smart Reveal te gebruiken?
Nee, er is geen minimumaantal dozen vereist. Smart Reveal is geschikt voor zowel kleine als grote archieven.
8. Mijn archief ligt op verschillende locaties. Is Smart Reveal dan wel mogelijk?
Ja, Smart Reveal kan op meerdere locaties worden toegepast. Wij zorgen voor een consistente aanpak, ongeacht de opslaglocatie.
9. Zijn er andere producten die Smart Reveal kunnen aanvullen?
Ja, we hebben een aantal diensten die Smart Reveal goed aanvullen om een efficiënt en effectief archiefbeheer te realiseren. Denk hierbij aan Smart Sort voor het sorteren, en het scannen en digitaal opslaan van documenten.
10. Wat gebeurt er met de fysieke documenten na de beoordeling?
Na de beoordeling kunt u zelf beslissen wat er met de fysieke documenten moet gebeuren. U kunt ze door ons laten vernietigen, herarchiveren of digitaliseren. We ondersteunen u met veilige en betrouwbare processen.
11. Hoe helpt Smart Reveal mij bij het naleven van de AVG/GDPR?
Met Smart Reveal heeft u controle over welke persoonsgegevens er opgeslagen staan. U kunt daardoor beslissen over acties die in lijn zijn met de AVG. We houden ons uiteraard aan alle wet- en regelgeving.
12. Hoe berekent Iron Mountain de ROI van Smart Reveal?
Iron Mountain biedt een op maat gemaakte analyse van de verwachte ROI van Smart Reveal. We kijken daarbij naar factoren als opslagkosten, risicovermindering, efficiëntieverbetering, en compliance. Op basis daarvan geven we u inzicht in de verwachte baten.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Neem contact op met onze specialisten.