Het belang van een plan voor bedrijfscontinuïteitsplan

Het belang van een bedrijfscontinuïteitsplan bij rampen kan niet genoeg benadrukt worden. Er moet een plan klaarliggen voor alle catastrofes, van datalekken tot natuurrampen. Organisaties die geen bedrijfscontinuïteitsplan paraat hebben, riskeren hoge financiële kosten, reputatieschade en zelfs grotere risico's voor hun klanten.

De huidige situatie

Calamiteiten in de afgelopen jaren hebben aangetoond dat een onvoorziene ramp verstrekkende gevolgen heeft voor de bedrijfscontinuïteit. Zo bleek orkaan Sandy gedurende de nasleep in oktober 2012 meer dan $65 miljard aan schade te hebben aangericht. Volgens de "Benchmarkenquête Informatiebeheer 2013/2014" was slechts 30 procent van de respondenten nadrukkelijk van mening dat hun organisatie het documenten- en informatiebeheer adequaat had afgestemd op bedrijfscontinuïteit, rampherstel en crisisbeheer. De meeste organisaties, zowel publiek als privaat, kunnen zich geen onvoorziene en langdurige uitvaltijd veroorloven. Het is daarom van belang dat ze zich vanuit onvoorziene noodsituaties zo snel mogelijk kunnen herstellen. Een onderzoek van de National Small Business Association (Amerikaanse Vereniging voor het Kleinbedrijf) kwam tot de schokkende conclusie dat zelfs een jaar na orkaan Sandy, bij maar liefst 83 procent van de organisaties nog steeds een bedrijfscontinuïteitsplan ontbrak.

Op alles voorbereid zijn

Organisaties en bedrijven die nog geen plan hebben klaarliggen, zullen ongetwijfeld wel het belang ervan inzien, maar wellicht moeite hebben om het van de grond te tillen. Organisaties die nog nooit zijn getroffen door onvoorziene calamiteiten en onbekend zijn met de hoge kosten van ongeplande uitvaltijd, wanen zichzelf misschien zelfs immuun voor rampen. Het is echter beter om voorbereid te zijn: geen plan paraat hebben brengt namelijk dermate hoge kosten met zich mee dat het organisaties blootstelt aan serieuze risico's.

Informatiebeheer en de toegevoegde waarde van een informatiebeleid

De primaire focus van informatiebeheer heeft altijd gelegen bij het verminderen van bedrijfsrisico's. Maar inmiddels is er voor informatie-professionals veel veranderd, namelijk de mate waarin informatiebeleid daaraan extra waarde kan toevoegen.

Bij het opstellen van een plan is het een goed idee om samen te werken met een partner die ruime ervaring heeft op het gebied van rampherstel en planning voor bedrijfscontinuïteit. Leveranciers in de huidige markt staan klaar om bedrijven en organisaties met de wens om zichzelf te beschermen tegen onvoorziene calamiteiten, te begeleiden. Deze leveranciers bieden strategische diensten die organisaties ondersteunen bij het herzien van hun huidige processen, het testen op hiaten, het evalueren en opnieuw bepalen van wat er gedaan moet worden en het daadwerkelijk implementeren van een nieuw bedrijfscontinuïteitsplan.

De voordelen en het belang van een bedrijfscontinuïteitsplan zijn helder. Zodra een goed doordacht plan is geïmplementeerd, kan een organisatie bij onvoorziene calamiteiten die veel schade veroorzaken toch de risico's binnen de perken houden, de uitvaltijd minimaliseren, naleving behouden en met correcte opslag de veiligheid en bescherming van klantbestanden borgen.

Heeft u vragen over archief- en informatiebeheer? Lees dan meer over dit onderwerp in het Knowledge center, of neem contact op met Iron Mountain's Information Management team. U wordt dan gekoppeld aan een ervaren product en service specialist die op uw specifieke uitdagingen in kan gaan.