Hoe een commerciële bank de weg vrijmaakte voor een moderne werkplek

De kracht van het moderne kantoor

Een kantoor is tegenwoordig meer dan een fysieke werkruimte. Werknemers verwachten meer: ze willen werken in een inspirerende omgeving vol faciliteiten en technische snufjes. Organisaties promoten dan ook steeds vaker een fijne werkplek om nieuw talent voor zich te winnen. Ze investeren volop in de verbouwing van traditionele werkplekken tot moderne, papierloze kantoren.

Van vastgoedprofessionals wordt verwacht dat hun ontworpen werkplekken helpen bij het aantrekken en behouden van medewerkers én dat ze zorgen voor meer innovatie en productiviteit. Om concurrentievoordeel te creëren voor hun opdrachtgever moeten de ontwerpers slim omgaan met de dure vierkante meters.

Dossierkasten vol ongebruikte documenten en feestversieringen passen niet in een moderne kantooromgeving. Ook de bewaar-alles-mentaliteit rond informatie mag buiten blijven. Maar hoe komt u af van die tientallen jaren aan papieren documenten? Hoe overtuigt u de eigenaars om er afstand van te doen en hun verkeerde manier van informatiebeheer te veranderen? Wat doet u met alle fysieke bedrijfsmiddelen die u niet meer wilt en kunt meenemen naar de nieuwe ruimte? En hoe maakt u digitaal werken mogelijk?

Op weg naar de digitale werkplek

Een werkplek transformeren draait meestal om het moderniseren van de ruimte. Maar zo’n project is ook een ideaal moment om achterhaalde papieren processen eindelijk eens te digitaliseren. Dat vond ook de commerciële bank in deze case. De bank wilde wereldwijd meer digitaal werken en nam digitalisering mee in hun transformatieproject.

De director van Corporate Services bij deze commerciële bank: “De digitale werkplek was onze focus. We wisten dat we moesten digitaliseren en onze technologie was er klaar voor, maar we moesten nog uitzoeken hoe we het gingen aanpakken.”

Het kantoor van deze commerciële bank besloeg drie verdiepingen van in totaal 8.918 vierkante meter. Het doel was om het kantoor te verkleinen naar anderhalve verdieping. De helft van de werkruimte zou dus verdwijnen. Tijd om de overvloed aan fysieke informatiemiddelen aan te pakken.

Zoveel vierkante meters inperken is nooit makkelijk, maar het was extra ingewikkeld doordat de drie verdiepingen al tientallen jaren waren gebruikt. Er waren enorm veel bestanden om door te nemen, maar veel van die dossiers waren inmiddels van niemand meer.

Wat betreft de bestanden zonder eigenaar: daar waren op z’n minst 70 lades vol van. De bank moest de eigenaren opsporen en vragen wat er met de documenten moest gebeuren. Dat was een lastig proces, vooral wanneer een afdeling was opgeheven of een zaak helemaal niet meer relevant was.

Tijd voor een frisse start

Iron Mountain Clean Start is een gratis assessment van de bedrijfsruimte, aanwezige informatiemiddelen en bedrijfsprocessen. Uit deze analyse volgt een lijst met aanbevolen Iron Mountain-diensten die een organisatie helpen bij het veilig en vakkundig opruimen van alle bedrijfsmiddelen. Door dossiers, oud meubilair, overbodige kantoorartikelen en verouderde IT-middelen op te ruimen, ontstaat ruimte voor een getransformeerde werkplek.

In dit geval nam de property manager van de bank contact op met Iron Mountain en regelde een beoordeling op locatie. Op basis van de uitkomsten maakten de property manager, de bank en Iron Mountain samen een programma op maat om de informatiemiddelen en fysieke ruimte aan te pakken.

Wilt u verder lezen over hoe Iron Mountain deze complexe taak binnen een strak tijdschema wist uit te voeren?

Download de white paper en lees meer over de digitale transformatie van deze commerciële bank.