Uw bedrijf evolueert naar een digitale informatieomgeving, maar papieren dossiers vormen nog steeds een belangrijk onderdeel in uw dagelijkse processen. U wilt graag een volledige conversie van papier en film (zoals microfilm) naar digitaal, maar 100% conversie is kostentechnisch niet te verantwoorden.

U worstelt daarbij met de uitdagingen die spelen bij fysieke documentatie. Zo is informatie vaak lastig vindbaar op het moment dat u het nodig heeft en kunnen er knelpunten ontstaan die uw bedrijfsprocessen beïnvloeden. Nu er steeds meer mensen thuiswerken, is het belangrijk dat kritische documentatie, of deze nu fysiek of digitaal is opgeslagen, toegankelijk is voor uw werknemers. Mocht u ook nog gegevens op film hebben opgeslagen, dan heeft u de extra lasten van het onderhouden en opslaan van apparatuur waarmee de gegevens op die informatiedragers te bekijken zijn.

Wat als u:

• Informatie op afstand snel digitaal aan uw personeel beschikbaar kunt stellen, ongeacht de wijze waarop het is opgeslagen?
• Uw papieren en op film opgeslagen informatie die off-site is opgeslagen op een snelle, eenvoudige en ‘groene’ manier terug kunt vinden?
• Uw papieren en op film opgeslagen informatie goedkoper kunt digitaliseren door gebruik te maken van een dienst die geen kapitaalinvestering vereist?

Hoe het werkt

Image on-demand scanning is een alternatieve documentenleveringsdienst voor het digitaliseren van kleine volumes documenten uit archiefkasten en -dozen die bij ons zijn opgeslagen. Als u zich aanmeldt bij Iron Mountain Connect™, ons webgebaseerde klantenportaal, kunt u papieren documenten en gegevens op film opvragen om te laten inscannen. Het Iron Mountain-team haalt het materiaal op, bereidt het voor en scant het voor u in. Wij maken gebruik van speciale scanners om informatie over film en ingebonden boeken om te zetten naar digitale beelden. U kunt deze dienst afnemen als ‘pay-as-yougo’- service of als abonnement gebaseerd op het scanvolume dat u nodig heeft.

De gescande informatie wordt geindexeerd, gecontroleerd en versleuteld zodat deze veilig via SFTP met u gedeeld kan worden. Uw teams hebben toegang tot de data zodat ze hun reguliere werkzaamheden kunnen blijven uitvoeren. Na het scannen slaan we uw documenten weer veilig op. Dankzij pay-as-you-go beperkt u de kosten tot wat u nodig heeft.