Smart Sort maakt de weg vrij voor een soepele bedrijfsverkoop

Bij het verkopen van (een deel van) een onderneming kan het opsporen en beheren van alle bijbehorende documenten nogal ingewikkeld zijn. Welke documenten moeten naar de koper en welke blijven bij de verkoper? Soms moeten er wel duizenden documenten herzien worden, in weinig tijd en volgens alle wettelijke, privacyen juridische eisen.

Vroeger gebeurde dit handmatig: beoordelaars en analisten namen alle dozen met documenten door. Maar tegenwoordig wordt er gewerkt met scanners en digitale tekstextractie.

Welke methode men ook kiest, het blijft een tijdrovend en duur proces. Nog uitdagender is het wanneer de documenten verspreid zijn opgeslagen in meerdere archiefkamers en opslagcentra (zowel op locatie als extern), met meerdere soorten documenten door elkaar in dezelfde opslagdoos.

Hiervoor biedt Iron Mountain Smart Sort, een workflowoplossing waarmee u in beperkte tijd een veelvoud documenten kunt lokaliseren, sorteren, ordenen en beheren.

Zo werkt Smart Sort

Smart Sort gebruikt basisinformatie (zoals polisnummers) uit de belangrijkste bedrijfsapplicaties en koppelt die informatie aan een scan of invoer van het document-ID. Het resultaat is een actuele lijst die de locatie van alle documenten tot op het niveau van individuele dozen in kaart brengt. Zo kan een organisatie automatisch beslissen over wat er met een document moet gebeuren om aan de vereisten te voldoen.

We delen graag een voorbeeld van hoe Smart Sort werd gebruikt tijdens een ingewikkelde afstoting door een verzekeraar.