Uw archief opschonen: zelf doen of laten doen? 

Of u nu met uw dagelijkse werk bezig bent of bijvoorbeeld midden in een fusie, overname of afstoting zit, u kunt pas strategische beslissingen nemen of uw doelen halen als uw archief op orde is.

Orde scheppen in alle bedrijfsdocumenten? Dat proberen veel professionals in archief- en informatiebeheer gewoon zelf. Maar daar komen nogal wat risico's, kosten en middelen bij kijken. Daardoor er is meer kans dat het project langer duurt, niet effectief gebeurt of zelfs helemaal vastloopt.

De doe-het-zelf-insteek van archiefbeheer en het opschonen ervan heeft zo zijn uitdagingen. Het is overweldigend om alles zelf te doen, het kost veel tijd en geld en het houdt medewerkers van hun normale werk.

Drie dingen waar veel organisaties mee worstelen wanneer ze hun archief willen opschonen:

1.  Slecht overzicht
   Documenten vinden kost te veel tijd en het lukt niet om te beslissen over welke dossiers moeten worden bewaard, gedigitaliseerd of vernietigd.
   
   
2.  Mix van documenten en vernietigingsdata
   Doordat documenten met verschillende vernietigingsdata samen zijn opgeslagen, is het moeilijk om verdedigbare maatregelen te nemen voor het weggooien ervan.
   
   
3.  Reorganiseren kost tijd en geld
   Er is geen kosteneffectieve oplossing om de documenten te sorteren op vernietigingsdatum, type, een unieke identificatiecode of een ander kenmerk.

Wat veel organisaties lastig vinden aan het archief opschonen

Als ervaren partner in informatiebeheer vragen onze klanten vaak: “Waar moeten we beginnen?”

Archieven opschonen gebeurt al jaren, dus het is best gek dat er nog niemand een efficiënte en kosteneffectieve manier voor heeft. Meestal adviseerden wij om alle documenten te indexeren of om te helpen bij het sorteren, op voorwaarde dat de klant zicht had op de documentsoorten en de te nemen beslissingen. Maar in de meeste gevallen waren de hoge kosten voor een van deze opties niet te rechtvaardigen. Bovendien bleek het erg moeilijk om beide opties efficiënt en op grote schaal uit te voeren.

Hoe vaker we dezelfde problemen opmerkten, hoe meer we ons realiseerden dat er een betere manier moest zijn. Dus samen met onze developers maakten we een plan: hoe kunnen we dit proces voor organisaties zo zorgeloos mogelijk maken?

Het idee: technologie gebruiken om verdedigbare beslissingen te automatiseren

Onze oplossing moest verdedigbaar zijn, dus de technologie moest het opschoonproces op documentniveau kunnen automatiseren. Gelukkig hadden we die technologie al in huis, maar dan voor een ander soort processen. Het nieuwe proces moest ook per se wereldwijd schaalbaar zijn, dus we bouwden de workflow specifiek binnen ons bestaande operationele platform. Zo werd Smart Sort geboren.

Met een enkele scan (of ingetoetste code) van een bestands-ID kunnen we nu direct beslissingen nemen op basis van het bewaarbeleid van onze klanten. Bovendien gaat het indexeren van ieder document en het beschrijven van wat er in elke archiefdoos zit volledig automatisch. Een document hoeft dus maar een keer te worden verwerkt en daar zijn geen gespecialiseerde medewerkers meer voor nodig.

De reactie: “Halleluja!”

Toen mijn team en ik Smart Sort aan een groep professionals in archiefbeheer presenteerden, kregen we veel positieve reacties. Van “Halleluja” tot “Ik dacht dat hier pas een oplossing voor zou zijn wanneer mijn kleindochter aan het werk gaat.” Smart Sort verlicht een deel van de druk die onze klanten ervaren en de doe-het-zelf-aanpak is voortaan overbodig.

Met Smart Sort kunnen organisaties:

• Documenten snel en accuraat vinden
• De kosten voor archiefbeheer verlagen
• Makkelijker verdedigbare beslissingen nemen
• Het informatiebeleid en de bedrijfsdoelen ondersteunen
• Hun compliance verbeteren

Oude documenten opruimen is een belangrijke stap in uw digitale transformatie

Zonder een goed georganiseerd archief kunt u niet alle waardevolle informatie benutten. Dankzij het Smart Sort-proces krijgt u zicht op alle documenten. Dus de documenten die uw collega’s nodig hebben, waar u geld mee kunt verdienen, analyses mee kunt uitvoeren of andere handige dingen mee kunt doen.

Of u nu net begint of al flink op weg bent met uw digitale transformatie, misschien is het tijd om uw papieren archief eens op te schonen en te reorganiseren. Maar doe dat vooral niet zelf. Iron Mountain helpt u graag met Smart Sort.