Iron Mountain law firm digital transformation

Digitaliseer en beveilig uw juridische dossiers voor optimale AVG-compliance.

Juridische dienstverlening

Cliëntgegevens veilig opgeslagen en vernietigd | Compliant aan de AVG | Digitaliseer dossiers en maak deze toegankelijk | Betere dienstverlening aan cliënten

Vrijblijvend adviesgesprek

Ga naar:

Veilige en efficiënte informatieopslag voor de juridische sector

De juridische sector verandert snel. Stijgende kosten, toenemende regelgeving en de explosieve groei van data stellen advocatenkantoren voor grote uitdagingen. Tegelijkertijd verwachten cliënten snelle service, 24/7 toegang tot informatie en efficiënte dienstverlening. Iron Mountain helpt advocatenkantoren met oplossingen voor veilige en efficiënte informatieopslag, digitalisering van documenten en optimalisatie van uw werkprocessen. Zo bespaart u kosten, verhoogt u de efficiëntie en voldoet u aan de nieuwste wet- en regelgeving.

Goed informatiebeheer: essentieel voor de juridische praktijk

In de juridische sector is de bescherming van cliëntgegevens van cruciaal belang. Uw organisatie werkt dagelijks met vertrouwelijke informatie die optimaal beschermd moet worden tegen ongeautoriseerde toegang, datalekken en cyberaanvallen. Professioneel informatiebeheer biedt u de volgende belangrijke voordelen:

  • Veilige opslag: Maximale bescherming van papieren archieven in onze beveiligde faciliteiten en efficiënt digitaal beheer in de cloud.
  • Gegarandeerde compliance: Altijd voldoen aan relevante wet- en regelgeving zoals de AVG en de data en privacy gerelateerde eisen in regelgeving zoals de Wet Open Overheid en Anti Money Laundering.
  • Directe toegankelijkheid: Snel de juiste dossiers en correspondentie vinden dankzij slimme digitalisering.
  • Efficiëntie en kostenbesparing: Lagere opslagkosten, minder zoektijd en veilige, eenvoudige dossierdeling.
  • Betere dienstverlening: Snellere reactietijden en een sterkere service richting uw cliënten.
Lawyer looking outside of a window

Onze werkwijze

Bij Iron Mountain geloven we in een samenwerking op maat. We begrijpen dat elke juridische praktijk, van nichekantoor tot internationaal advocatenkantoor of notariskantoor, unieke uitdagingen kent rondom vertrouwelijkheid, bewaartermijnen en procesefficiëntie. Daarom werken we nauw met u samen om een oplossing voor informatiebeheer te ontwikkelen die naadloos aansluit op uw praktijk en compliance-eisen.

  • Analyse: We brengen uw informatiestromen, dossiersystemen, fysieke en digitale archieven en specifieke juridische compliance-vereisten grondig in kaart.
  • Advies: Op basis van de analyse adviseren we u over de meest veilige en efficiënte oplossing. Dit varieert van beveiligde fysieke opslag van gesloten dossiers en gecertificeerde documentvernietiging tot het digitaal toegankelijk maken van lopende dossiers.
  • Implementatie: Onze experts begeleiden een soepele en veilige overgang met minimale verstoring van uw dagelijkse praktijk. Uiteraard verzorgen we ook gerichte trainingen voor uw medewerkers indien nodig.
  • Beheer en ondersteuning: Ook na de implementatie blijven we uw partner. Wij zorgen voor professioneel dossierbeheer, strikte beveiliging en continue ondersteuning.

Iron Mountain: uw partner voor strategisch informatiebeheer

Iron Mountain begrijpt de strikte eisen rondom vertrouwelijkheid en geheimhouding in de juridische sector. Wij bieden beveiligde fysieke archivering en cloud-oplossingen die voldoen aan de hoogste beveiligingsnormen. Met Iron Mountain als partner bent u zo verzekerd van optimale bescherming van uw cliëntdossiers en een zorgeloze naleving van alle wet- en regelgeving.

Waarom Iron Mountain?

Kom vandaag nog in contact met een van onze specialisten.

Neem contact op

Klaar om de volgende stap te zetten?

Heeft u vragen over het opslaan of optimaliseren van uw archief, het digitaliseren van uw data en workflows of het veilig vernietigen van vertrouwelijke gegevens en IT devices? Onze experts staan klaar om u te helpen met vrijblijvend advies, een vrijblijvende offerte of het boeken van een demo.

Gecertificeerde zekerheid voor uw data

Iron Mountain waarborgt de veiligheid van uw data via onafhankelijk getoetste standaarden, waaronder de kwaliteitsnormen ISO 27001 en ISO 9001. Voor het veilig en gestructureerd beheren van digitale archieven voldoen wij aan de ISO 16175-norm. Onze operationele betrouwbaarheid wordt onderstreept door uitgebreide SOC 2, SOC 3 en SysTrust audits, terwijl de veilige verwerking van betaalgegevens wordt gegarandeerd door onze PCI-DSS certificering. Daarnaast wordt onze duurzame bedrijfsvoering bevestigd door hoge EcoVadis Silver ratings. Zo bent u verzekerd van een partner die voldoet aan de hoogste wereldwijde eisen voor risicobeheer, informatiebeveiliging en ethiek.

Bekijk hier al onze certificeringen.

A person in a suit touches a digital icon showing approved document files with checkmarks, surrounded by icons for search, settings, and folders.

Veelgestelde vragen over informatiebeheer in de juridische sector

Wat zijn de voordelen van externe documentopslag voor mijn advocatenkantoor?

Externe documentopslag biedt advocatenkantoren veel voordelen. U bespaart natuurlijk kostbare kantoorruimte, die u kunt gebruiken voor andere doeleinden, zoals extra werkplekken of een client ontvangstruimte. Maar belangrijker nog: uw juridische documenten worden opgeslagen in onze veilige, gecontroleerde faciliteiten. Deze zijn voorzien van geavanceerde beveiligingssystemen zoals toegangscontrole, camerabewaking en brandbeveiliging. Zo weet u zeker dat uw vertrouwelijke documenten optimaal beschermd zijn.

Wij zorgen ervoor dat uw documenten conform de geldende wet- en regelgeving worden bewaard, zodat u altijd compliant bent. Via onze online portal hebt u bovendien altijd en overal toegang tot uw documenten. Dit zorgt voor efficiënt beheer en snelle toegang wanneer nodig. Tot slot reduceert u met externe documentopslag ook nog eens de kosten voor opslag, beheer en onderhoud van uw archief.

Hoe veilig is mijn informatie bij Iron Mountain?

Bij Iron Mountain staat de beveiliging van uw informatie centraal. Wij begrijpen het belang van vertrouwelijkheid in de juridische sector. Daarom nemen wij diverse maatregelen om uw gegevens te beschermen. Onze faciliteiten zijn voorzien van geavanceerde fysieke beveiligingssystemen, zoals toegangscontrole, camerabewaking en brandbeveiliging. Uw gegevens worden bovendien versleuteld opgeslagen en verzonden, zodat onbevoegden geen toegang hebben.

Toegangscontrole zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot uw informatie. Wij voldoen aan de strengste beveiligingsnormen en privacywetgeving, zoals de AVG. Uw gegevens zijn dus bij ons in veilige handen.

Kan ik mijn juridische documenten ook digitaliseren?

Zeker. Iron Mountain biedt professionele scandiensten aan om uw papieren documenten om te zetten naar digitale formaten. Dit heeft diverse voordelen. Digitalisering zorgt voor verbeterde toegankelijkheid: u kunt uw juridische documenten altijd en overal raadplegen. Het beheren van uw documenten wordt efficiënter, doordat u ze eenvoudig kunt zoeken, delen en bewerken.

Daarnaast bespaart u ruimte, aangezien u geen fysieke archiefruimte meer hoeft te reserveren. Bovendien zijn digitale juridische gegevens beter beschermd tegen verlies of beschadiging.

Hoe kan Iron Mountain mij helpen met informatie governance?

Iron Mountain biedt advies en ondersteuning bij het ontwikkelen en implementeren van een effectief informatie governance beleid. Wij helpen u bijvoorbeeld bij het opstellen van een retentiebeleid, zodat u documenten conform de wet bewaart en vernietigt. Wij zorgen er ook voor dat u voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer.

Daarnaast helpen wij u bij het identificeren en beheersen van risico's met betrekking tot informatiebeheer. Tot slot ondersteunen wij u bij het optimaliseren van uw processen voor documentbeheer en informatieverwerking, zodat u efficiënter en effectiever kunt werken.

Welke andere diensten biedt Iron Mountain aan voor advocatenkantoren?

Naast de hierboven genoemde diensten biedt Iron Mountain een breed scala aan oplossingen voor advocatenkantoren:

  • IT Asset Disposition: Veilige en verantwoorde verwijdering van IT-apparatuur, inclusief datavernietiging.
  • Datacenter ontmantelen: Professionele ontmanteling van uw datacenter met minimale downtime.
  • Digital Mailroom: Automatisering van uw postverwerking voor efficiëntere workflows.
  • Smart Sort: Intelligente classificatie en organisatie van uw documenten.

Neem contact met ons op voor meer informatie over onze diensten en hoe wij uw advocatenkantoor kunnen helpen.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Neem contact op met onze specialisten.