Digital Mail

Ga naar:

Stroomlijn postverwerking en koppel gegevens digitaal over organisatorische silo's heen

Inkomende post, fysiek en digitaal, bevat essentiële bedrijfsinformatie. Voor teams die op verschillende locaties werken, is het handmatig beheren hiervan een grote uitdaging. Het is duur, brengt risico’s met zich mee en kost veel tijd. Naarmate uw organisatie groeit, worden deze problemen alleen maar groter. Onze op Software-as-a-Service (SaaS) gebaseerde oplossing zet fysieke post om in bruikbare, digitale asset. Ook maakt het gebruik van AI-gestuurde intelligente documentverwerking (IDP) om documentgerichte workflows te automatiseren.

 

Functionaliteiten van Digital Mail

Onze complete end-to-end-oplossing regelt alles, van het ophalen van fysieke post of het verzamelen van digitale post tot de afhandeling ervan. En dat alles met een controleerbare chain of custody.

  • Post doorsturen en ophalen – Nadat uw post wordt doorgestuurd naar een aangewezen postlocatie, wordt deze veilig opgehaald en vervoerd door Iron Mountain.
  • Digitalisering en opslag – Uw post wordt gedigitaliseerd door onze gescreende, getrainde medewerkers en opgeslagen in ons beveiligde cloudplatform, het Iron Mountain Insight®-platform.
  • Classificeren en doorsturen – De Digital Mail-oplossing van Iron Mountain identificeert en classificeert documenttypen en extraheert belangrijke metagegevens om intelligente doorstuurregels te genereren. Post wordt automatisch doorgestuurd naar ontvangers of workflows op basis van uw bedrijfsregels. U kunt aanvullende aangepaste trefwoorden aanvragen om de nauwkeurigheid te verbeteren.
  • Uitzonderingen afhandelen – Om handmatige interventie verder te beperken, leren AI-agenten van menselijke beslissingen. Zo worden regels voor de afhandeling van uitzonderingen verfijnd en kunnen vergelijkbare scenario's zelfstandig worden beheerd.
  • Veilige, op rollen gebaseerde machtigingen – Digitale post wordt versleuteld opgeslagen en overgedragen via een beveiligd netwerk. Dankzij op rollen gebaseerde machtigingen kunnen alleen gemachtigde gebruikers de post bekijken en delen. Gebruikers kunnen gedigitaliseerde post doorzoeken en openen op ons beveiligde cloudplatform.
  • Beheren van de levenscyclus – Wij bieden flexibele verwerkingsopties voor uw fysieke en digitale assets, waaronder opslag, veilige vernietiging of het naar u terugsturen van gedigitaliseerde post.
man working on laptop

Uitgebreide extra services

Onze oplossing Digital Mail heeft een aantal aanvullende feautures: 

  • Ondersteuning voor uitgaande post: we kunnen uitgaande post vereenvoudigen door integratie met uw contenttools. Zo kunt u ze efficiënt printen en invoegen, en verzendservices in realtime kunt bijhouden.
  • Informatiebeheer: pas beleidsregels voor bewaren en gegevensprivacy systematisch toe op uw gedigitaliseerde post.

Hoe werkt het?

  • Uw post wordt door Iron Mountain opgehaald en naar onze beveiligde faciliteiten gebracht.
  • Daar wordt de post gescand en omgezet in digitale bestanden.
  • Deze bestanden worden vervolgens geclassificeerd en veilig opgeslagen in de cloud. Documenten worden gerouteerd naar de juiste persoon of afdeling.
  • Via ons online platform Iron Mountain InSightⓇ heeft u altijd en overal toegang tot uw digitale post
digital-mailroom-diagram

De voordelen van Digital Mail

Kom vandaag nog in contact met een van onze specialisten.

Neem contact op

Klaar om de volgende stap te zetten?

Heeft u vragen over het opslaan of optimaliseren van uw archief, het digitaliseren van uw data en workflows of het veilig vernietigen van vertrouwelijke gegevens en IT devices? Onze experts staan klaar om u te helpen met vrijblijvend advies, een vrijblijvende offerte of het boeken van een demo.

Wereldwijde strategische partners

Onze digitale oplossingen zijn cloudonafhankelijk en beschikbaar via diverse platformen. We werken hiervoor samen met de beste cloud providers voor eenvoudige integratie in uw bestaande IT-infrastructuur. Digital Mail via ons Iron Mountain InSight DXP is beschikbaar op de platformen van AWS, Google Cloud en Microsoft Azure.

Klantcases Digital Mail

Werkloosheid claimt pandemie en de digitale postkamer - Documenten op tafel op kantoor

Uitkeringsaanvragen, COVID-19 en de digitale postkamer

Ontdek hoe deze staat in de VS zorgde voor een efficiënter proces en betere klantenservice rond uitkeringsaanvragen in coronatijd.

Claimverwerking eenvoudig gemaakt met digitale postkamer - Digitale bestandenlaag op een laptop

Makkelijker claims afhandelen met Digital Mail

Een Amerikaanse verzekeraar schepte orde in papieren en digitale documenten en verbeterde de doorlooptijd en bespaarde kosten. Lees hoe.

Digitalisering van de hypotheekpostkamer - Laptop en digitale enveloppen

Hypotheekverstrekker kiest voor digitale postkamer

Lees hoe een hypotheekverstrekker grote hoeveelheden post verzamelt, digitaliseert, categoriseert, verspreid en verdedigbaar vernietigt.

Waarom Iron Mountain?

Ontdek al onze diensten voor digitalisering van data

Veelgestelde vragen over Digital Mail

Wat gebeurt er met mijn fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd?

U heeft verschillende opties voor de verwerking van uw fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd:

  • Retourneren: Wij sturen de fysieke post terug naar u.
  • Opslaan: Wij slaan de fysieke post veilig op in onze beveiligde faciliteiten.
  • Vernietigen: Wij vernietigen de fysieke post op een veilige en vertrouwelijke manier.
Hoe zorgt Iron Mountain ervoor dat mijn post naar de juiste persoon wordt gestuurd?

Onze Digital Mail oplossing maakt gebruik van geavanceerde OCR-technologie en slimme software om belangrijke informatie in uw post te herkennen, zoals namen, adressen en afdelingen. Deze informatie wordt gebruikt om de post automatisch naar de juiste persoon of afdeling te sturen. U kunt ook handmatige regels instellen voor de routing van specifieke documenten.

Wie heeft er toegang tot mijn digitale post?

U bepaalt wie toegang heeft tot uw digitale post. U kunt toegangsrechten toekennen aan individuele gebruikers of groepen, en u kunt specifieke rollen en verantwoordelijkheden definiëren. Alle toegang tot uw digitale post wordt gelogd, zodat u altijd kunt zien wie wanneer welke documenten heeft bekeken of gewijzigd.

Kan ik de Digital Mail oplossing integreren met mijn bestaande systemen?

Ja, onze Digital Mail oplossing kan worden geïntegreerd met diverse bedrijfssystemen, zoals Microsoft Office, Salesforce en boekhoudsoftware. Dit zorgt voor een naadloze workflow en voorkomt dat u gegevens handmatig hoeft over te zetten.

Wat zijn de kosten van een Digital Mail oplossing?

De kosten van een Digital Mail oplossing zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het volume van uw post, de gewenste functionaliteiten en de integratie met andere systemen. Neem contact met ons op voor een offerte op maat.

Hoe kan ik aan de slag met Digital Mail?

Neem contact op met Iron Mountain voor een vrijblijvend gesprek en een offerte op maat. Onze experts helpen u graag bij het implementeren van een Digital Mail oplossing die perfect aansluit bij uw behoeften.

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Neem contact op met onze specialisten.