การเปลี่ยนแปลงอสังหาริมทรัพย์คือการทำงานเป็นทีม และนี่คือเหตุผลและวิธีปฏิบัติต่อการเปลี่ยนแปลงนี้

ถ้าองค์กรของคุณกำลังพิจารณาที่จะเปลี่ยนแปลงพอร์ตโฟลิโออสังหาริมทรัพย์ขององค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ของคุณหรือตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของพนักงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น บอกเลยว่าคุณไม่ได้ตัวคนเดียว การสำรวจล่าสุดโดย CBRE พบว่าบริษัทในสหรัฐอเมริกาและยุโรปกว่า 70% วางแผนที่จะเปลี่ยนแปลงพอร์ตโฟลิโออสังหาริมทรัพย์ในช่วงสามปีข้างหน้า โดยอีกกว่าครึ่งวางแผนที่จะลดพื้นที่สำนักงานลง

ในโลกที่กำลังเปลี่ยนแปลงไปตามกลยุทธ์การทำงานทางไกลและแบบไฮบริด การทำเพียงแค่ "โยกและย้าย" สินทรัพย์ปัจจุบันไปยังสถานที่ทำงานใหม่ก็ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากสำนักงานใหม่ได้ โดยทั่วไปแล้วการพัฒนาสถานที่ทำงานจะนำโดยทีมอสังหาริมทรัพย์ แต่การเข้ามามีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งภายในและภายนอกเพิ่มเติมถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงองค์กรที่สำคัญ

ภาระงานในอดีต

องค์กรใดก็ตามที่เข้าครอบครองพื้นที่แม้เพียงแค่ช่วงเวลาสั้นๆ อาจเก็บสะสมเอกสารที่ล้าสมัยและอุปกรณ์ไอทีรุ่นเก่าไว้มากมาย อาจมีตู้เก็บเอกสารเปล่า ตู้เก็บของที่เต็มไปด้วยของตกแต่งเทศกาลวันหยุดหรือสิ่งของอื่นๆ และโต๊ะทำงานของพนักงานที่เต็มไปด้วยสินทรัพย์ทางธุรกิจและสินทรัพย์ส่วนตัว

การเปลี่ยนแปลงอสังหาริมทรัพย์เป็นโอกาสที่ดีในการทำความสะอาดหรือกำจัดรายการที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงและสิ้นเปลืองพื้นที่ ขณะเดียวกันก็ปรับให้สถานที่ทำงานสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้สถานที่มากขึ้นด้วย

การเปลี่ยนแปลงอสังหาริมทรัพย์เป็นประโยชน์สำหรับทุกคน ตราบใดที่ทุกคนที่ได้รับผลกระทบเข้ามามีส่วนร่วม แม้การตัดสินใจและการดำเนินโครงการจะเป็นหน้าที่ของทีมอสังหาริมทรัพย์และทีมอำนวยความสะดวกขององค์กรเท่านั้น แต่ก็ถือเป็นเรื่องยากสำหรับพวกเขาที่จะคาดการณ์ความต้องการและข้อกำหนดของแต่ละแผนกและหน้าที่ได้ มีการเปลี่ยนแปลงมากมายในช่วงสามปีที่ผ่านมา พนักงานที่เคยทำงานในสำนักงาน ตอนนี้เข้าสำนักงานเพียงไม่กี่วันต่อสัปดาห์หรือไม่ก็ทำงานจากทางไกลถาวร ครั้งหนึ่งการทำงานเคยต้องอาศัยพื้นที่และโต๊ะทำงาน แต่ในปัจจุบันโซนทำงานร่วมกันที่มีพื้นที่ทำงานแบบอิสระและใช้ร่วมกันได้กลายเป็นที่ต้องการมากขึ้น พนักงานจะสร้างและแบ่งปันข้อมูลด้วยวิธีที่แตกต่างไปจากเดิม งานที่เคยทำโดยใช้กระดาษซึ่งต่อมาถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร ตอนนี้อาจดำเนินการผ่านเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล ทำให้สมาชิกในองค์กรสามารถแบ่งปันและจัดเก็บข้อมูลได้ด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว

การเปลี่ยนแปลงอสังหาริมทรัพย์เป็นโอกาสที่ดีในการทำความสะอาดหรือกำจัดรายการที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงและสิ้นเปลืองพื้นที่ ขณะเดียวกันก็ปรับให้สถานที่ทำงานสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้สถานที่มากขึ้นด้วย

ผู้เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์ขององค์กรจะต้องเรียนรู้ความแตกต่างของแต่ละแผนกเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร ข้อกำหนดด้านพื้นที่และเวิร์กโฟลว์จะยังคงพัฒนาต่อไปและแตกต่างกันไปตามแต่ละแผนก ทีมกฎหมายอาจเป็นฝ่ายระบุโอกาสในการย้ายเอกสารจากสำนักงานไปยังพื้นที่จัดเก็บข้อมูลนอกสถานที่ทำงาน ทีมบริหารจัดการบันทึกข้อมูลอาจดำเนินโครงการเพื่อกำจัดบันทึกที่เลยวันที่เก็บรักษาแล้วอย่างปลอดภัย ถ้าสมาชิกในทีมเหล่านี้ไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการวางแผนและการดำเนินการเปลี่ยนแปลงอสังหาริมทรัพย์ ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะรับรองว่าความต้องการของทุกคนได้รับการตอบสนอง

ขับเคลื่อนการทำงานร่วมกันด้วยการมีส่วนร่วมตั้งแต่แรกเริ่ม

แม้โครงการอสังหาริมทรัพย์อาจเป็นตัวเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลง แต่ความสำเร็จที่แท้จริงจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีเวลาเพียงพอในการทำงานร่วมกัน วางแผน และดำเนินการปรับใช้ การวางแผนโครงการล่วงหน้าสามารถรับประกันได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญจะมีส่วนร่วมตั้งแต่แรกเริ่ม และยังขับเคลื่อนการประหยัดค่าใช้จ่ายและประสิทธิภาพอื่นๆ ได้

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน เช่น หัวหน้าแผนก (ผู้นำจากฝ่ายการเงิน ทรัพยากรบุคคล กฎหมาย การตลาด ฯลฯ) ฝ่ายบริหารจัดการบันทึกและข้อมูล (RIM) ฝ่ายความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) และฝ่ายความยั่งยืนควรมีส่วนร่วมตั้งแต่แรกเริ่มและบ่อยครั้ง

ข้อมูลจากหัวหน้าแผนกสามารถกำหนดความต้องการเฉพาะของพนักงานและความต้องการด้านพื้นที่ได้ RIM และฝ่ายความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบสามารถช่วยในเรื่องการล้างข้อมูลสินทรัพย์เก่าและปรับใช้เวิร์กโฟลว์ข้อมูลใหม่ได้ นอกจากนี้ ผู้นำด้านไอทีสามารถตรวจสอบได้ว่ามีกระบวนการในการจัดการสินทรัพย์ไอทีทั้งในปัจจุบันและที่เลิกใช้แล้วหรือไม่ เพื่อไม่ให้เปลืองพื้นที่และกลายเป็นปัญหาในอนาคต

ผู้มีส่วนได้เสียภายนอกก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน พันธมิตรด้านการบริหารจัดการโครงการ การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก การออกแบบภายใน และ/หรือฝ่ายกลยุทธ์ด้านสถานที่ทำงานสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในเพื่อพัฒนาพื้นที่ที่เหมาะสมที่สุดซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะขององค์กรได้ และความร่วมมือกันนี้ให้ผลลัพธ์ดีเกินกว่าที่เราวางแผนโครงการเอาไว้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรับประกันการดำเนินโครงการที่ราบรื่น มีประสิทธิภาพ และปราศจากความเสี่ยง

การทำงานเป็นทีมทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้

ไม่ว่าเป้าหมายขององค์กรของคุณที่มีต่อสถานที่ทำงานจะเป็นอย่างไร แนวทางการทำงานร่วมกันสามารถช่วยทำให้ทุกอย่างเป็นไปได้ ถ้าคุณกำลังมองหาตัวเร่งปฏิกิริยาที่จะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงอสังหาริมทรัพย์เป็นการทำงานเป็นทีมภายในองค์กรของคุณ โซลูชัน Clean Start ของ Iron Mountain ช่วยคุณได้ ไม่ว่าคุณจะลดขนาด จัดเรียงใหม่ ออกจากพื้นที่ หรือทำการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งพอร์ตโฟลิโอ Clean Start สามารถช่วยขับเคลื่อนการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งภายในและภายนอก รวมถึงทรัพยากรเพิ่มเติมและความเชี่ยวชาญที่จะช่วยคุณลดความยุ่งเหยิง เพิ่มประสิทธิภาพ เปลี่ยนวัตถุประสงค์ใหม่ หรือรื้อถอนพื้นที่ของคุณได้ ติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญของ Clean Start วันนี้เพื่อรับการประเมินในสถานที่ทำงานและรับรายงานข้อเสนอแนะฟรี