ค้นพบสิ่งที่ซ่อนอยู่ในกล่องเก็บบันทึกข้อมูลของคุณด้วย Smart Reveal

ระบุและทำการตัดสินใจเชิงป้องกันกับคลังข้อมูลเอกสารของคุณด้วย Iron Mountain Smart Reveal

ความท้าทายทางธุรกิจ

เมื่อบันทึกถูกจัดเก็บโดยไม่มีเมตาดาต้าหรือข้อมูลอธิบายใดๆ จึงเป็นไปไม่ได้เลยที่คุณจะรู้ว่าคุณมีข้อมูลใดบ้าง เพื่อที่จะทำการตัดสินใจเชิงป้องกันว่าข้อมูลใดควรเก็บรักษาไว้ ทำลายเพื่อป้องกันปัญหา หรือแปลงให้เป็นดิจิทัล การรวบรวมข้อมูลที่สูญหายไปเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ความอุตสาหะเป็นอย่างมาก แถมยังต้องมีการตรวจสอบและจัดทำเอกสารเนื้อหาของกล่องข้อมูลแต่ละกล่องด้วยตนเองอีกด้วย จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณขาดงบประมาณ เจ้าหน้าที่ ความเชี่ยวชาญ เวลา และพื้นที่ที่จำเป็นในการดำเนินโครงการที่มโหฬารเช่นนี้

ปัญหานี้ส่งผลต่อคุณเช่นไร

หากคุณไม่ทราบคลังข้อมูลเอกสารอย่างละเอียดและยังไม่สามารถทำการตัดสินใจเชิงป้องกันได้ คุณก็ไม่มีทางเลือกอื่นใดนอกจากต้องจัดเก็บบันทึกข้อมูลต่อไปเรื่อยๆ ซึ่งไม่เพียงหมายถึงการแบกรับค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นเท่านั้น แต่ยังเป็นการจำกัดขีดความสามารถของคุณในการค้นหาข้อมูล หรือการตอบสนองที่รวดเร็วต่อการละเมิดกฎระเบียบ การควบรวมกิจการ การเข้าซื้อกิจการ และการขายกิจการอีกด้วย

คุณ...

• จัดเก็บบันทึกโดยมีคำอธิบายกล่องข้อมูลน้อยมากหรือไม่มีเลย
• มีกล่องข้อมูลต่างๆ ที่ไม่รู้เนื้อหาภายใน
• จำเป็นต้องรู้ว่ามีข้อมูลใดบ้างอยู่ในกล่องเหล่านี้
• เก็บกล่องเหล่านี้ไว้นานเกินความจำเป็น
• ขาดทรัพยากร เวลา และพื้นที่ในการคิดเรื่องนี้ตามลำพัง
• ลังเลที่จะเริ่มโครงการล้างข้อมูล

หากคุณตอบว่าใช่แม้เพียงข้อใดข้อหนึ่งจากคำถามเหล่านี้ โปรดสอบถามเกี่ยวกับ Iron Mountain Smart Reveal จากเราได้เลย

ประมาณ 20% ของเอกสารกระดาษถูกจัดเก็บไว้ในกล่องข้อมูลโดยมีเมตาดาต้าเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย วิธีนี้ทำให้การล้างไฟล์ในอดีตของคุณแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

การสำรวจการระบุเอกสารและความสำคัญของการกำจัดเอกสารดำเนินการผ่านผู้ให้บริการภายนอกในเดือนเมษายน 2022

รู้บันทึกข้อมูลของคุณแบบทะลุปรุโปร่ง

รับเมตาดาต้าระดับกล่องที่จำเป็นเพื่อการตัดสินใจเชิงป้องกันของคุณ

Smart Reveal เป็นโซลูชันที่ประหยัดค่าใช้จ่าย ซึ่งมีพร้อมทั้งภาพถ่ายและข้อมูลของกล่องบันทึกข้อมูลที่จัดเก็บโดยไม่รู้เนื้อหา เพื่อให้คุณมีข้อมูลอ้างอิงเพียงพอให้สามารถตัดสินใจได้ว่าจะจัดการอย่างไรต่อไป ไม่ว่าจะเก็บรักษา ทำลายเพื่อป้องกันปัญหา อัปเดตเมตาดาต้า มอบหมายความเป็นเจ้าของ แปลงบันทึกให้เป็นดิจิทัล หรือตามเงื่อนไขใดก็ได้ที่คุณต้องการ

โซลูชัน Smart Reveal จะทำการถ่ายภาพภายนอกกล่องข้อมูลแต่ละกล่อง รวมถึงภาพมุมสูง เพื่อช่วยให้คุณทราบเนื้อหาที่อยู่ภายใน โซลูชันนี้จะให้เมตาดาต้าย้อนหลังที่มีอยู่ทั้งหมด เพื่อให้คุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการประเมินเนื้อหาของกล่องข้อมูลแต่ละกล่อง และมีข้อมูลเพียงพอที่จะสามารถตัดสินใจดำเนินการได้อย่างเหมาะสม

การดำเนินการเหล่านี้ ได้แก่

• อัปเดตเมตาดาต้าและคำอธิบายระดับกล่องได้ทันที
• ทำลายกล่องที่เลือก
• มอบหมายความเป็นเจ้าของโดยชอบธรรม
• การส่งกล่องไปป้อนข้อมูลสำหรับลงรายการ
• จัดส่งกล่องข้อมูลเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม
• การแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัล
• การปรับแต่งจำนวนและมุมของภาพถ่ายสำหรับการตรวจสอบ

เราสามารถปรับแต่งจำนวนภาพที่ถ่ายและให้มุมมองที่หลากหลาย เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของคุณได้