Dijital iş yeri konusunu ciddiye alma zamanı

DOĞRU DİJİTALLEŞMENİN YOLLARI

Yazar: Samantha Bullard

“Dijital İş Yeri” teriminin bir ya da iki yıl öncesine göre farklı anlamda kullanıldığı bir şirkette çalışıyorsanız şanslısınız.

İş dünyasında bir süredir dijital dönüşüm gündemde olsa da, pandemi öncesinde ağırlıklı olarak çevrimiçi çalışma ve iş akışlarının modernleştirilmesinde bulut, mobil, video gibi teknolojilerin nasıl kullanılacağı konuşuluyordu.

İşimizi yaparken, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak veya iş arkadaşlarımızla sanal bağlantı kurmak gibi konularda neyin önemli olduğu hakkında pandemi hepimize çok şey öğretti. Bu nedenle, dijital işyeri girişimlerimizin artık bir gerçekliğe dayalı olduğunu söyleyebiliriz.

Pandemiden çok sonra bile, öğrendiklerimizden faydalanmaya devam edeceğiz. Sadece durumu biraz düzeltip “her zamanki işimize” geri dönmüyoruz. Bıraktığımız yerde artık farklı bir işyeri var.

ARTAN DİJİTAL DÖNÜŞÜM ÇABALARI

Iron Mountain’ın yaptırdığı bir IDG anketine göre, COVID öncesinde şirketler ortalama 2–3 işyeri dönüşüm projesi yürüttüğünü bildirmişti. Şimdi bu sayı ikiye katlandı.

İş yeri dönüşümünü yönlendiren faktörlerden bazılarını şöyle özetleyebiliriz:

• Evden çalışma politikaları pandemiden önce de popülerdi, ancak uygulamaları nadir görülüyordu. Şirketler bu konuya o kadar kayıtsız kaldı ki, hayatta kalabilmeleri için bu durum bir zorunluluk hâline geldiğinde hazırlıksız yakalandılar. Böyle bir hatayı hiçbir şirket tekrarlamayacaktır.
• Ofisler, daha esnek, iş birliğini destekleyen ve sağlıklı sosyal mesafeyi mümkün kılacak şekilde yeniden tasarlanıyor.
• Özellikle kağıdın yoğun kullanıldığı iş süreçleri revize ediliyor.

Değişim büyük ölçüde teknoloji tarafından yönlendirilmekle birlikte yeni nesil de bu değişimde önemli bir faktör oluşturuyor.

VERİ ERİŞİLEBİLİRLİĞİNİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER

Dijital iş yeri dönüşümü konusunda ciddi olmak, aynı zamanda veri erişilebilirliği gibi engelleri de ciddiye almak anlamına gelir. Evden çalışmayı kolaylaştırmak veya iş süreçlerini düzene sokmak için harcanan çabalar, bunların gerçekleşebilmesi için gerekli verilere kolayca erişim sağlanamadığında sınırlı kalacaktır. Ne yazık ki günümüzdeki çoğu işletmedeki durumun bu şekilde olduğunu görüyoruz.

Dolaplarda istiflenmiş halde bekleyen belgeleri düşünün. Basılı formda oldukları için kolayca paylaşılmaları mümkün değildir. Ofisinizde yer işgal ederler. Hiç kimse içinde neler olduğunu gerçekte bilmez ve bunu öğrenmek hem zaman alır, hem de pahalıdır.

Yelpazenin diğer ucunda ise “kağıtsız” ortama ilerleme stratejisi vardır ki çoğu zaman başarılı olmaz. Özellikle sağlık, finans veya hukuk gibi yönetmeliklere tabi olan sektörler başta olmak üzere pek çok işletme hâlâ kağıt kullanımına devam ediyor.

Birçok şirket, kendi kendine dijitalleştirme çabalarına giriştikten bir süre sonra sürecin tahmin edilenden çok daha zor ve bunaltıcı olduğunu keşfediyor.

Nereden başlamalı? Dosyalardaki her şeyle mi? Seçilen bir belge grubundan mı? Bugünden itibaren her şey mi?

Belgelerin taranması zaman alır ve dikkatli bir şekilde yapılmadığında hatalara çok açık bir iştir. Tek bir hatada önemli miktarda belge kullanılamaz hâle gelebilir.

Birçok kuruluş, kendine özel başlattığı dijitalleşme çalışmalarının sonucunda departmanlara dağılmış birden fazla dijital veri deposunu karşısında bulur. Bu durum, merkezi görünürlük ve erişim kolaylığı gibi temel dijitalleşme hedeflerinden tamamıyla uzaklaşılmasına neden olur.

Başarılı bir dijitalleşme çalışması çoğunlukla beraberinde davranış değişikliği gerektirir. Bu gerçekleşmediğinde, muhtemelen daha kötü bir durumla karşılaşırsınız. Kendinizi çok sayıda belgeyi dijitalleştirdikten sonra aynı belgeleri tarayıcıdan geçirip yazdırırken bulabilirsiniz.

ALTI ADIMDA DOĞRU DİJİTALLEŞME

Iron Mountain, dünya genelinde her büyüklükte şirketle çalışarak, dijitalleşmeyi doğru bir şekilde gerçekleştirmelerine yardımcı oluyor. İşte bu süreçte öğrendiğimiz altı önemli adım:

1. Büyük resmi düşünün: Hedefiniz sadece tam dijitalleşme değil, önemli bilgileri güvenli ve uygun maliyetli bir şekilde mümkün olduğunca erişilebilir kılmak olmalı.

2. Bütünsel bir yaklaşım benimseyin: Belgelerin taranması, işin sadece ilk adımıdır. Dosya ve cihazlardaki ihtiyaç duyulmayan bilgilerin saklanmasını, güvenliğini ve güvenli bir şekilde imha edilmesini de göz önünde bulundurmanız gerekir. Sonuncusu genellikle gözden kaçırılır, ancak hem başarılı bir bilgi yönetimi için hem de veri hırsızlığı ve mevzuata uygunluk sorunlarına maruz kalma riskini azaltmak için kritik öneme sahiptir. Neyin gerekli olduğunu ve neyin olmadığını belirlemek yalnızca iş akışı otomasyonu açısından fayda sağlar. İşletmeler, daha sonra meta verileri işin içine dâhil ederek belge saklama yönetmeliklerini daha kolay uygulayabilirler.

3. Kağıdı ortadan kaldırmaya değil, azaltmaya odaklanın: Tamamen kağıtsız bir ortam, takdire şayan bir hedef olmakla birlikte muhtelif zorluklar nedeniyle kolayca elde edilemez. Bazı belgelerin dijital olarak, bazılarının ise kağıt olarak saklanacağını kabul etmek ve ikincisinin oranını azaltmak için her fırsatı değerlendirmek daha doğru bir yaklaşım olacaktır:


• Şu anda kağıt olarak toplanan hangi girdiler, dijital olarak alınabilir veya kolayca dijitale dönüştürülebilir?
• Gereksiz yere basılı belge üretilmesini önlemek için hangi süreçler değiştirilebilir?
• Kişisel alışkanlıkları değiştirmek ve daha az kağıt kullanmaya teşvik etmek için hangi adımlar atılabilir?

4. Depolamanın ötesine bakın: Bilgileri daha erişilebilir kılmak için kağıdı dijitale dönüştürmenin ötesine bakmanız gerekir:


• Belgeleri dolaplarda saklamak, başlangıçta kolay ve ucuz görünebilir, gerçekte öyle olmadığını anlayana kadar. Aynı durum kurum dışı depolama tesisleri için de geçerlidir. Hatta dijital verileri içeren kasetler ve sabit disk sürücüleri için de aynı durum söz konusudur. Bu tür çözümler bir süre işe yarabilir, ancak doğru şekilde ölçeklenemezler veya kolay şekilde bilgi ve belge aramaya imkân tanımazlar. Ciddi depolama gereksinimleri olan kuruluşlar, sonunda üçüncü taraf arşiv çözümlerine başvurmak durumunda kalır.
• Günümüzün uzaktan çalışma dünyasında, bulut tabanlı depolama hayati önem kazanıyor. Bununla birlikte, kolay erişilebilir (ancak nispeten pahalı) kısa vadeli bulut depolama ihtiyacınızı, yine bulut tabanlı teyp depolama gibi uygun maliyetli uzun vadeli seçeneklerle dengelediğinizden emin olun.
• Optik karakter tanıma (OCR) teknolojisine sahip bulut tabanlı depolama altyapısı, birçok farklı türdeki belgenizin içeriğini metin veya dizine göre aranabilir hâle getirebilir.

5. Verilerinizi güvende tutun: Bilgi, hem taşıdığı değer (kişisel kredi kartı bilgileri vb.) açısından hem de fidye yazılımı gibi yöntemlerle bu verilere erişimi engelleyerek kazanç elde edebilmelerini sağladığından siber suçluları için değerli bir metadır. Siber suçlar pandemi sırasında çarpıcı bir şekilde arttı ve veri ihlallerine baktığımızda fiziksel belgelerin önemli bir paya sahip olduğunu görüyoruz. Güvenlik sorunlarını önlemeye yardımcı olmak için aşağıdakileri kontrol ettiğinizden emin olun:


• Şifreleme: Dosyalarınızın hem depolama halindeyken hem de aktarım sırasında yönettiğiniz şifreler olmadan okunamaz hâle getirilmesi.
• Yetki bazlı izinler: Sadece yetkili kullanıcıların ihtiyaç duyduğu veriye ihtiyaç duyduğu anda erişmesinin sağlanması.
• Gözetim zinciri: Gözetim zinciri çok önemli bir yasal zorunluluktur. Yönetmeliklere tabi bir sektörde çalışıyorsanız fiziksel ve dijital varlıklarınızın her an nerede olduğunu bilmeniz gerekir.

6. Kıymetini bilin: Dijitalleşme, sonuç olarak maliyetini çıkarması gereken büyük bir projedir. Yatırım getirisini görebileceğiniz başlıca hususlar şunlardır:


• Personelin bilgi ve belge aramak için harcadığı zamanın azalması.
• Depolamaya ayrılmış çalışma alanlarının yeniden kullanıma açılması - ofis maliyetlerinin azaltılması ve/veya gelir getirici faaliyetler için daha fazla alan yaratılması.
• Basılı belgelerde kullanıma kapalı kalmış bilgilerin erişilebilir hâle getirilmesiyle iş süreçlerinin geliştirilmesi (iş tahminlerine erişimi basitleştirerek satışların artırılması, faturaların dijitalleştirilerek nakit akışının iyileştirilmesi gibi).

Pandemi hepimizi “dijital iş yeri” kavramına farklı bir gözle bakmaya zorladı. Gerçekçi olursak, pandemi öncesi dönemde, bir dijital dönüşüm girişiminin hedefe ulaşma şansı oldukça düşüktü. Gerçekçi bir yaklaşım ve burada ana hatlarıyla belirtilen pratik bilgiler, bu olasılıkları daha iyiye doğru değiştirmeye yardımcı olacaktır.

Samantha Bullard, Iron Mountain'da Global Dijital Çözümler Portföy Pazarlama Müdürü’dür. Dijital dönüşüm, iş akışı otomasyonu, içerik sınıflandırması, bilgi yönetimi ve gizlilik konularına odaklanırken dünya genelindeki şirketler için tarama, indeksleme ve depolama hizmetleri sağlamak üzere Iron Mountain uzmanlarıyla yakın iş birliği içerisinde çalışmaktadır.