Leave paper behind with modern banking solutions from Iron Mountain

Finanzdienstleistungen

Digitalisierung für Banken

Kosten sparen und Prozesse automatisieren mit höchster Compliance

Digitales Informationsmanagement für Banken

Das Konto auf dem Sofa eröffnen, Geld via Smartphone überweisen. Selbst Immobilienkredite schließen wir inzwischen ab, ohne nur einmal eine Filiale zu betreten. Nach außen hin ist Banking fast vollständig digital geworden, und auch intern arbeitet heute niemand mehr wie vor 10 oder gar 20 Jahren. Doch vom prozessoptimierten, nahezu papierlosen Büro und Arbeiten sind viele Banken trotzdem noch weit entfernt.

Insbesondere in der Kreditabteilung ist häufig noch sehr viel Papier in Umlauf. Hier werden E-Mails ausgedruckt, damit die Papierakte im Regal vollständig ist. Handschriftliche Aktennotizen und Bearbeitungsvermerke werden abgeheftet, die Wände in den Büros sind mit Aktenordnern zugestellt.

Interne Abläufe dauern unnötig lang, wenn Papierunterlagen durch viele Hände gehen müssen. Fehler passieren, Dokumente werden falsch abgelegt, oder die Kaffeetasse kippt auf dem Schreibtisch um – und schon stockt das ganze System.

In den Archiven verstaubt währenddessen eine noch viel größere Menge an Unterlagen: Akten zu laufenden Krediten, die jahrzehntelang nicht angefasst werden, und Dokumente zu aufgelösten Darlehen, die nur auf das Ende ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht warten. All dieses Papier nimmt Unmengen an Platz weg – und kann beispielsweise bei einem Wassereinbruch im Keller irreparabel beschädigt werden.

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Banking Trends 2023: Eine Prognose von Iron Mountain

Lesen Sie in unserem Whitepaper, welchen Trends Banken zukünftig gegenüberstehen und wie sie den damit verbundenen Herausforderungen am besten begegnen.

Chancen der Digitalisierung für Banken

Wenn Sie mit Iron Mountain die Digitalisierung in Angriff nehmen, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Sie können

alle Unterlagen mit einem Klick durchsuchen und innerhalb von Sekunden die benötigten Informationen finden im Büro oder im Homeoffice.
sie mit einem weiteren Klick automatisch zur nächsten Bearbeitungsstelle schicken, statt eine E-Mail verfassen oder gar mit der Umlaufmappe unter dem Arm loszulaufen zu müssen.
den Datenschatz auswerten, der in all Ihren Akten steckt, um zum Beispiel bessere Finanzierungsentscheidungen zu treffen.
sich darauf verlassen, dass kein Dokument mehr verloren geht – und nur von zugriffsberechtigten Mitarbeitenden geöffnet werden kann.
für alle abgelegten Dokumente (physisch & digital, Kunden, Personal, Dienstleister u. v. m.) mit einer Retention Policy arbeiten und somit auf einfache Art die Aufbewahrungsfristen einhalten. Zudem werden Sie stets zu neuesten regulatorischen Anforderungen informiert.

Unsere relevanten Kundenprojekte rund um Digitalisierung und Informationsmanagement

Betrugsanalyse

Eine große US-Bank hatte mit einer hohen Zahl von Scheckbetrügen zu kämpfen. Infolgedessen wurde es notwendig, sehr viele bereits verarbeitete Schecks in einem besonders straffen Zeitrahmen zu überprüfen. Die Bank verfügte nicht über das Personal sowie die benötigten Fachkenntnisse und Technologien zur Datenerfassung, um die Schecks innerhalb der Frist zu bearbeiten.

Lösung

Iron Mountain konfigurierte in kürzester Zeit eine Lösung für den Empfang der Schecks, erfasste die erforderlichen Metadaten daraus sowohl mit automatisierten als auch mit manuellen Verfahren und übermittelte diese Daten dann an den Kunden zurück.

Ergebnisse

Fristen wurden eingehalten und erforderliche Analysen durchgeführt
Lösung von Iron Mountain für das Incident Management und die tägliche Überwachung angewendet

Digitalisierung von Aktenbeständen

Ein weltweit tätiger Finanzdienstleister konsolidierte landesweit seine Einrichtungen und suchte nach Möglichkeiten, den verfügbaren Platz optimal zu nutzen. Das Unternehmen hatte Probleme mit der Verwaltung der physischen Akten, die in Schränken in der Nähe der Mitarbeitenden aufbewahrt wurden, die Zugriff auf die jeweiligen Akten benötigten. Das Ziel war es, den Zugriff auf diese Akten für autorisierte Personen zu vereinfachen, da das Unternehmen zu einer mobileren und dezentraleren Arbeitsweise übergehen wollte.

Lösung

In Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelte Iron Mountain eine ganzheitliche Lösung zur Digitalisierung regelmäßig benötigter Akten und eine Image-on-Demand-Lösung für weniger aktive Dateien. So wurden Geschäftsabläufe optimiert und der Zugriff auf Informationen für Mitarbeitende erleichtert.

Ergebnisse

geringere Betriebskosten
verkürzte Bearbeitungszeiten
bessere Kontrolle und Transparenz der Prozesse
Kostenoptimierung mit Scanning auf Abruf
einheitliches Indexierungsschema zur Verwaltung von Bestandsakten

Verwaltung von HR-Dokumenten

Ein weltweit tätiges Dienstleistungsunternehmen wollte seine Personalakten besser verwalten, einschließlich bereits bestehender Dokumente. Diese Aufgabe wurde immer schwieriger, vor allem als das Unternehmen eine mobile Arbeitsstrategie einführte, die Mitarbeitenden noch mehr Flexibilität bot, da sie nun von überall aus arbeiten konnten.

Lösung

Iron Mountain entwickelte einen zentralisierten Erfassungsprozess, um Personaldokumente bereits beim Eingang zu erfassen, glich diese Dokumente mit der Personaldatenbank des Kunden ab und erstellte ein Inventar der Dokumenttypen.

Ergebnisse

weniger Duplikate und Geisterakten
geringere Kosten für die Bearbeitung eingehender Dokumente
bessere Compliance durch Mitarbeiter: innenunterlagen auf dem neuesten Stand

Data Centers

Ein multinationales Investment- und Finanzdienstleistungsunternehmen suchte nach einer Rechenzentrumslösung, die eine schnelle Skalierung ermöglicht. Es sollten sowohl die steigende Marktnachfrage befriedigt als auch Nachhaltigkeits- und Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden. Zudem mussten strenge Terminvorgaben eingehalten werden, um eine reibungslose Markteinführung zu gewährleisten.

Lösung

Das Unternehmen wählte ein modulares Rechenzentrum von Iron Mountain als ideale Lösung für seine Rechenzentrumsinitiative. Dies führte zu einem PUE-Wert von knapp 1,1. Das MOD bietet zudem eine in sich geschlossene Umgebung für zusätzliche Sicherheit und Skalierbarkeit.

Ergebnisse

Skalierbarkeit
Nachhaltigkeit
schnelle Markteinführung

75 %
schneller werden Geldwäschefälle durch KI gelöst
65
Jahre arbeiten wir bereits mit Kund:innen aus dem Finanzsektor zusammen
> 95 %
der Finanzdienstleister nutzen unsere Lösungen für einen reibungslosen Betrieb
2.500
der besten Finanzdienstleister haben sich für uns entschieden
(International Banker)

Warum die Digitalisierung von Banken entscheidend ist

Personal an der Belastungsgrenze

Die Papierberge im Bankwesen müsste jemand sortieren und einscannen. Doch Ihr Personal in den Fachabteilungen und in der IT ist mit seinen täglichen Aufgaben schon mehr als ausgelastet. Vor allem, nachdem u. a. niedrige Zinsen zu Kosten- und Effizienzmaßnahmen geführt haben. Ihre Angestellten haben keine Zeit zum Digitalisieren Ihrer Papierdokumente, weil sie schon einen zu großen Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen, Abheften und Verschicken eben dieser Unterlagen verbringen. Ein Teufelskreis.

PDF-Scans sind nicht besser als Papier

Hinzu kommt: Einfach alle Dokumente einzuscannen und auf Festplatten abzulegen, wäre auch nicht die Lösung. Für eine optimale Information Governance zur Automatisierung von Geschäftsabläufen und zum Analysieren Ihrer Informationsbestände müssen die Unterlagen erst einmal richtig aufbereitet werden: maschinenlesbar, klassifiziert, mit Metadaten versehen und in eine einheitliche Aktenstruktur überführt. All das ist mit internen Ressourcen nicht zu bewerkstelligen.

Mit professioneller Unterstützung schneller ans Ziel

Lassen Sie sich bei Ihrer digitalen Transformation deshalb von einem spezialisierten Anbieter unterstützen. Ihre Mitarbeitenden können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, sodass Sie unter dem Strich sogar noch Geld sparen.

Sie sind unsicher, welches Angebot oder welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist? Was Ihnen am meisten nützen würde – und was für Sie nicht relevant ist? Dann öffnen Sie Ihre Türen für Iron Mountain Clean Start: Wir sehen uns zunächst kostenfrei Ihre Räumlichkeiten an und analysieren, welche Lösungen für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind.

Wir übernehmen das Sortieren und Einscannen, lagern aufbewahrungspflichtige Unterlagen in unseren hochsicheren Archiven und schaffen damit Platz in Ihren Büros. Wir vernichten rechtssicher Akten, Datenträger und auch IT-Geräte, die Sie nicht mehr benötigen. Anschließend sorgen wir dafür, dass Sie jederzeit und überall auf Ihre Dokumente zugreifen und sie durchsuchen können. Mit unseren modularen Best-of-Class-Lösungen schaffen wir die Grundlage für digitale Workflows und transformieren manuelle zu digitalen Prozessen.

Vorteile digitaler Prozesse im Bankwesen

Kosten senken durch effizientere Abläufe und Platzeinsparung
Sicherheit und Compliance sind leichter zu gewährleisten
Personal wird entlastet durch Automatisierung von Prozessen
Kundendienst verbessert sich mit kürzeren Bearbeitungszeiten
Fundiertere Entscheidungen, gestützt von KI und maschinellem Lernen
Innovative Dienstleistungen können entwickelt werden

Digitalisierungslösungen von Iron Mountain für Banken

Sicherer Scanservice für Dokumente

Lassen Sie Ihre Dokumente vom professionellen Dienstleister scannen und archivieren – schnell, effizient und sicher.

Asset Lifecycle Management

Schützen Sie Ihre Unternehmensdaten mit Asset Lifestyle Management vom Anfang bis zum Ende: sicher und datenschutzkonform.

Aktenarchivierung mit Smart Sort

Bringen Sie Ordnung in Ihre Akten, bewahren Sie sie auf und vernichten Sie sie rechtssicher. Digitalisierte Aktenarchivierung mit Smart Sort.

Aufbewahrungsfristen für Bankunterlagen

Die Regelungen zur Aufbewahrungsdauer bei Kreditinstituten weichen nicht von den übergreifenden Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs (§ 257 HGB) ab, die für alle Handelsunternehmen festgelegt sind. Dabei ist eine Aufbewahrungszeit von 10 Jahren vorgesehen. Es ist nicht erforderlich, die Dokumente in ihrer ursprünglichen Papierform aufzubewahren. Eine Speicherung in digitaler Form, etwa als Mikrofilm, entspricht ebenso den Anforderungen.

Des Weiteren müssen Kreditinstitute, die Wertpapierdienst- oder Nebendienstleistungen anbieten, zusätzliche aufsichtsrechtliche Fristen zur Dokumentenaufbewahrung einhalten, siehe § 83 Absatz 8 des Wertpapierhandelsgesetzes (WpHG) und § 9 Absatz 4 der Wertpapierdienstleistungs-Verhaltens- und -Organisationsverordnung (WpDVerOV). Für solche Banken beträgt die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist in Bezug auf Wertpapierdienstleistungen 5 Jahre. Zudem sind Aufzeichnungen von Telefongesprächen, elektronischer Korrespondenz und persönlichen Unterredungen, die sich auf Wertpapieraufträge von Kund:innen beziehen, nach Ablauf von 5 Jahren generell zu löschen oder zu vernichten.

Sustainable business and ESG actions for bank CIO

Häufige Fragen

Wie verändert die Digitalisierung das Bankwesen?

Die Digitalisierung ist ein bedeutender Trend, der das Bankwesen grundlegend verändert. Banken sind seit jeher zentrale Akteure im Finanzsystem, die zwischen Geldüberschuss und -bedarf vermitteln, Zahlungsdienste anbieten und bei der Geldschöpfung eine Schlüsselrolle spielen. Mit der Digitalisierung verändert sich, wie Banken diese Aufgaben erfüllen. Online-Banking und mobile Anwendungen sind bereits weit verbreitet und Künstliche Intelligenz wird zunehmend zur Modellierung und Automatisierung von Prozessen genutzt. Dies macht Bankgeschäfte effizienter und kund:innenfreundlicher, ohne das grundlegende Geschäftsmodell zu revolutionieren.

Welche Herausforderungen und Chancen ergeben sich aus der Digitalisierung für Banken?

Herausforderungen: Deutsche Banken hinken im internationalen Vergleich hinterher, wenn es um die Anpassung an digitale Kund:innenerwartungen geht. Viele Banken bieten beispielsweise keine Möglichkeit zur mobilen Kontoeröffnung an, was zunehmend von Kund:innen gefordert wird. Diese Zurückhaltung in der digitalen Transformation gefährdet ihre Position im Wettbewerb, da neue Marktteilnehmer:innen, sogenannte Challenger-Banken, mit optimierter Benutzer:innenfreundlichkeit und innovativen Funktionen Kund:innen anziehen.
Chancen: Trotz der aktuellen Herausforderungen haben traditionelle Banken durchaus die Möglichkeit, von der Digitalisierung zu profitieren. Die Digitalisierung bietet die Chance, interne Prozesse zu optimieren und neue, kund:innenenorientierte Dienstleistungen zu entwickeln. Die Zusammenarbeit mit FinTech-Unternehmen und die Nutzung von Technologien wie Intelligent Content Automation können helfen, effizientere und kund:innenenfreundlichere Lösungen anzubieten. Zudem ermöglicht die Digitalisierung den Banken, sich als Multi-Service-Plattformen zu positionieren und Dienstleistungen über das traditionelle Bankgeschäft hinaus anzubieten.

Wie lange müssen Banken Kontoauszüge aufbewahren?

Banken sind verpflichtet, Kontoauszüge in Deutschland gemäß den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben aufzubewahren. Diese Frist beträgt in der Regel 10 Jahre. Diese Vorschrift orientiert sich an den Aufbewahrungsfristen für Buchführungsunterlagen und Geschäftspapiere, wie sie im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und im § 147 Abgabenordnung (AO) festgelegt sind. Demnach müssen die Kontoauszüge als Teil der Geschäftsunterlagen für diesen Zeitraum vollständig und zugänglich aufbewahrt werden, um bei Bedarf beispielsweise steuerliche oder rechtliche Prüfungen zu ermöglichen.

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