Digitaliser virksomheden med scanning

Har jeres virksomhed et stort gammelt papirarkiv, der optager unødvendig plads? Eller har I oplysninger i arkivet, som I har behov for at få adgang til digitalt, så det kan deles med kolleger eller kunder? Så er det tid til at digitalisere virksomheden.

Hos Iron Mountain kan vi hjælpe din virksomhed med scanning og dermed sikre, at din virksomhed bliver digitaliseret. Vi har en hurtig og sikker proces til scanning og sørger for, at alle jeres fysiske dokumenter og akter bliver tilgængelige i et digitalt arkiv.

Fordele ved at digitalisere virksomheden

• Frigør plads
  Optager jeres gamle arkiv meget plads? Eller føler I, at det er svært selv at scanne de fysiske dokumenter? Med vores scanningsservice kan I hurtigt og nemt konvertere fysiske papirdokumenter og andre materialer til digitalt format og reducere behovet for fysisk opbevaring, hvilket frigør værdifuld plads på kontoret eller i arkivet.
• Søgbar information
  Når information er spredt over flere steder, kan det være svært at finde og dele informationen på effektiv vis i organisationen. Ved at konvertere papirdokumenter til digitale formater og bruge søgbare tekst-teknologier såsom OCR (Optical Character Recognition), bliver det med elektronisk dokumenthåndtering nemt at finde og dele information hurtigt og effektivt. I kan søge på specifikke ord eller sætninger og dele dokumenterne elektronisk med kolleger eller andre interessenter.
• Minimerer risikoen for bortkomst og skader
  Papirdokumenter kan meget let blive beskadiget eller forsvinde, hvilket kan resultere i tab af vigtige oplysninger, hvis de ikke håndteres sikkert. Ved at digitalisere dokumenterne mindskes risikoen for et uerstatteligt tab.
• Sikker overholdelse af regler og standarder
  Både digital og fysisk information skal håndteres efter forskellige love og regler. Vi hjælper din virksomhed med at overholde love, regler og industristandarder for opbevaring, håndtering og sikkerhed af dokumenter og data, når vi scanner.
• Mere effektive arbejdsgange
  Scanning muliggør digitalisering og modernisering af dine arbejdsgange. Dette kan hjælpe din virksomhed med at forbedre effektiviteten, reducere de manuelle arbejdsprocesser og øge konkurrenceevnen i den digitale æra.

Scanning for alle virksomheder

Hos Iron Mountain tilbyder vi en scanningsservice til alle typer virksomheder og scanner altid jeres dokumenter i det ønskede format og i højeste kvalitet. Vi kan eksempelvis scanne dokumenter til PDF eller Word alt afhængig af jeres behov.

Uanset om du er kommune, region, bank eller advokatfirma, kan du altid føle dig tryg, når du hyrer os til at scanne dine dokumenter. Hastighed, præcision og sikkerhed er tre vigtige nøgleord for os, og vi er eksperter i at scanne dokumenter og materialer af forskellig art:

• Papirdokumenter
• Regnskabsmateriale
• Tegninger
• Fakturaer
• Projektdokumentation og anden teknisk dokumentation
• Myndighedsblanketter og sagsakter
• Film og fotografier
• Personaleakter til HR afdeling
• Aftaler for jura- og salgsafdeling
• Låne-/kreditdokumenter til bank- og finansbranchen
• Forsikringsaftaler for forsikringsbranchen
• Mikrofilm, Microfiche og andre medier.

Sådan fungerer vores scanningsservice

Vores scanningsservice findes i to varianter: Enten som løbende eller projektbaseret. Løbende scanning betyder, at vi løbende scanner dine dokumenter og gør dem tilgængelige digitalt. Du bestemmer selv, hvor ofte dette skal ske, eksempelvis ugentligt, månedligt eller kvartalsvis. Med projektbaseret scanning laver vi et engangsprojekt og scanner alt på én gang.

Sådan foregår vores scanning:

1. Konsultation og planlægning
   Vi begynder med en konsultation for at forstå jeres behov og krav. Dette hjælper os med at lave en skræddersyet plan for digitaliseringen af jeres papirarkiv.
2. Logistik og transport
   Vi håndterer logistikken med at transportere papirdokumenterne fra dine lokaler til vores sikre digitaliseringsfaciliteter.
3. Forberedelse af dokumenter
   På anlægget forbereder vi dokumenterne til optimal scanning ved at udbedre eventuelle skader og sortere papirarkivet.
4. Scanning og digitalisering
   Dokumenterne scannes med højkvalitets-scannere for at sikre klare og læsbare digitale kopier. Der bruges avanceret billedbehandlingsteknologi til at forbedre billedkvaliteten og optimere tekstgenkendelse.
5. Indeksering og metadata
   Hvert digitalt dokument indekseres og tildeles relevante metadata for at lette adgang og søgning i det digitale arkiv.
6. Kvalitetskontrol og validering
   Vi har en streng kvalitetskontrol for at sikre, at de oprettede digitale kopier er af høj kvalitet og præcist repræsenterer de originale dokumenter.
7. Levering af digitale filer
   De digitale filer leveres til dig i det ønskede format, som PDF eller Word, efter aftalt leveringstid.
8. Sikkerhed og overholdelse
   Vi sikrer, at alle dokumenter håndteres og opbevares sikkert og i overensstemmelse med gældende love og regler for databeskyttelse og privatliv.

En digital arbejdsplads med Iron Mountain

Ved at digitalisere arbejdspladsen kan I effektivisere arbejdsflowet og spare både tid og penge. Scanning er en stor del af digitaliseringen af arbejdspladsen og giver alle i virksomheden adgang til vigtig information og specifikke dokumenter, uanset om de arbejder fra kontoret eller andre steder. Hos Iron Mountain har vi en sikker og pålidelig scanningsservice og kan hjælpe din virksomhed med digitaliseringen.

For en komplet helhedsløsning kan vi også arkivere dine scannede dokumenter fysisk i vores topsikre arkiv. Vi tilbyder også et elektronisk dokumenthåndteringssystem, hvor du nemt kan organisere alle dine digitale dokumenter og dele med forskellige personer og afdelinger.

Kontakt os for mere information om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med sikker informationsstyring.