Tid til kontorflytning? Vi tager hånd om dit arkiv!

Skal virksomheden flytte til nye kontorer, eller skal kontoret lukkes ned? Uanset hvad, har I en omfattende proces foran jer, hvor I skal tænke på at håndtere alt lige fra arkiv og lager til gammelt it-udstyr, som I ikke længere bruger.

Hos Iron Mountain er vi eksperter i at håndtere alle typer informationsbærende enheder såsom arkiver og it-udstyr. Vi ved, hvad der skal til for, at en flytning af virksomhed kan forløbe så gnidningsfrit og sikkert som muligt. Med vores hjælp kan du undgå de sædvanlige faldgruber og sikre, at både fysisk og digital information er beskyttet og tilgængelig gennem hele processen.

Eksperthjælp når I skal flytte eller lukke kontor

Når det er tid til en kontorflytning, henvender mange virksomheder sig til traditionelle flytte- eller ejendomsservice-firmaer. Problemet er, at disse firmaer ikke altid har den ekspertise, der kræves for at håndtere fortrolige papirdokumenter, skrøbelige it-aktiver og andre følsomme materialer, der ikke må falde i de forkerte hænder.

Når du vælger Iron Mountain, kan du stole på vores specialiserede viden og erfaring for at sikre en omhyggelig og sikker håndtering af dine værdifulde informationsaktiver. Vi skræddersyr vores ydelser, så de passer til netop dine behov, samtidig med at vi sikrer, at alt foregår efter certificerede arbejdsmetoder og i overensstemmelse med gældende love og regler.

Vores services ved virksomhedsflytning og nedlukning af kontor

Arkivering af virksomhedsarkiv

En af de største udfordringer ved en kontorflytning er sikker arkivering af virksomhedens dokumenter. Hos Iron Mountain kan vi hjælpe jer med at passe på jeres arkiver og opbevare dem i vores sikre eksterne arkivfaciliteter. Ved at outsource arkivhåndtering frigør I værdifulde interne ressourcer, mens I samtidig minimerer risikoen for tab af data og brud på databeskyttelsesloven i forbindelse med flytning eller lukning af kontoret. Når vi står for håndteringen af arkiverne, sikrer I, at alle dokumenter håndteres i overensstemmelse med gældende love og regler, hvilket giver en tryg overgang, uden at vigtig information går tabt. Derudover kan I reducere jeres omkostninger – ikke mindst fordi personalet kan bruge deres tid på mere forretningskritiske opgaver i stedet for at tage sig af administrative opgaver knyttet til arkivering.

Scanning af dokumenter

Efterhånden som flere virksomheder bruger digitale processer til dokumentstyring, vokser behovet for at konvertere både gamle og nye fysiske dokumenter til digitale formater. Vores scanningstjenester gør dig i stand til hurtigt og effektivt at digitalisere hele eller dele af jeres fysiske arkiv hurtigt og effektivt. Om nødvendigt kan vi også scanne og digitalisere specifikke dokumenter efter ønske, hvilket sikrer, at I altid har adgang til vigtige arkivdokumenter under og efter flytningen. Med alle dokumenter samlet digitalt og i et centralt system får du nemmere adgang til dokumenterne, bedre søgbarhed i arkivet og forenklet informationsstyring, hvilket især er værdifuldt i perioder med kontorflytning eller -lukning. Inden scanningen kan vi også hjælpe med en opgørelse af arkivet og gennemgå, hvilke dokumenter, der ikke længere skal opbevares. De dokumenter, som I ikke behøver mere, kan vi varetage og destruere på en sikker måde.

Genanvendelse af it-udstyr

Har I gammelt it-udstyr liggende i jeres lokaler? Så kan vi også hjælpe jer med at tage vare på de efterladte it-enheder i henhold til gældende love og miljøkrav. Vores proces sikrer, at alt udstyr bliver håndteret korrekt, hvad enten det skal destrueres eller genanvendes, eller om vi skal hjælpe jer med at genbruge det, så I får noget af værdien af investeringen tilbage. Ved behov kan vi også hjælpe med opbevaring af værdifuld kunst og møbler samt andet inventar, hvor vi sørger for, at alt bliver passet godt på, indtil det skal bruges igen.

Nemmere virksomhedsflytning med Iron Mountain

For at lette virksomhedens flytning eller nedlukning kan vores eksperter først hjælpe jer med en gratis vurdering, enten på stedet eller virtuelt. Besigtigelsen gør os i stand til at vurdere de specifikke behov og foreslå de bedst egnede services i jeres situation. Når I får hjælp fra os i Iron Mountain, betyder det ikke kun en effektivisering af selve flytteprocessen; det betyder også øget sikkerhed og mindre stress. Ved at overlade arkivhåndtering, digitalisering, destruktion og opbevaring til os, kan I fokusere på andre vigtige aspekter af virksomhedens udvikling og vækst.

Vil du vide mere om, hvordan vi arbejder? Her kan du læse om, hvordan vi ved flere lejligheder har hjulpet den svenske sundhedskoncern Praktikertjänst med at styre deres kontorflytninger og lukning af klinikker.