Das papierlose Büro – fünf Vorteile

Eigentlich müsste das papierlose Büro schon seit 30 Jahren eine Selbstverständlichkeit sein – das hatten Analysten vorausgesagt. Ist wohl nichts daraus geworden – oder? Lesen Sie, was die Umstellung auf das papierlose Büro für Ihr Unternehmen bedeuten könnte!

Papierlos arbeiten – eine digitale Utopie? 

Im Jahr 1975 erschien im Magazin Businessweek ein Artikel von einem Analysten der internationalen Unternehmensberatung Arthur D. Little: Der Papierverbrauch in Büros werde ab 1980 zurückgehen, bis zum Jahr 1990 würden alle Büros papierlos sein. Und die Wirklichkeit?

• Seit 1980 hat der weltweite Papierverbrauch um fast die Hälfte zugenommen!
• In Deutschland sind gerade Manager nach einer aktuellen Studie von Viadesk besonders papierhungrig

Trotz fortschreitender Digitalisierung und der enormen Zunahme elektronischer und digitaler Kommunikation lässt das papierlose Büro noch immer auf sich warten.

• Ein durchschnittlicher britischer Büroangestellter druckt 1584 Papierseiten pro Monat aus. 25 Seiten druckt jeder deutsche Büroangestellte pro Tag – das macht pro Jahr mehr als einen halben Baum!
• Durchschnittlich 60-80 Prozent des gesamten Büroabfalls bestehen aus Papier.

Es bleibt also festzustellen, dass das durchschnittliche Büro von der Utopie der Papierlosigkeit weit entfernt ist.

Schon vor vielen Jahren haben sich Büroangestellte von der Briefpost ab- und der E-Mail zugewandt. Die Zeitungsauflagen gehen zurück, da immer mehr Menschen Nachrichten digital zu lesen. Wir haben uns daran gewöhnt, Informationen über Bildschirme zu konsumieren. Dennoch ist und bleibt das Büro eine Hochburg der 'Toners auf toten Bäumen'.

Um dem hohen Papierverbrauch entgegenzuwirken, hat der amerikanische Branchenverband für Information (Association for Information and Image Management, AIIM) einen weltweiten 'papierfreien Tag' (World Paper-Free Day, WPFD) ausgerufen, an dem Privathaushalte und Unternehmen völlig ohne Papierverbrauch auszukommen sollen. Würde Ihr Unternehmen das schaffen?

Vorteile des papierlosen Büros

Den Versuch wäre es auf jeden Fall wert, denn das papierlose Büro verschafft Unternehmen in verschiedenen Bereichen einen Vorsprung:

1. Produktivität: Dies ist der überzeugendste Vorteil des papierlosen Arbeitens. Elektronische Dokumente stehen sofort und zeitgleich zur Verfügung. Dadurch verbessert sich die Teamarbeit, Wartezeiten werden verkürzt, und das Verlust- und Beschädigungsrisiko wird deutlich reduziert. Einer kürzlich durchgeführten Studie des britischen Markt- und Meinungsforschungsinstituts YouGov zufolge lassen 80 % aller britischen Firmen Dokumente nur ausdrucken, um sie unterschreiben zu lassen. Die Umstellung auf elektronische Verarbeitung kann Firmen auch dazu veranlassen, ihre Arbeitsprozesse zu überdenken, um noch mehr Zeit einzusparen.

2. Kosteneinsparungen: Jene 1584 Papierblätter, die britische Büromitarbeiter monatlich verbrauchen, kosten Geld. Multiplizieren Sie die Kosten dieser Blätter mit der Anzahl Ihrer Büromitarbeiter. Addieren Sie die Kosten der Drucker, Kopierer und des Toners dazu. Das Ergebnis kann einem schon Angst machen. Hinzu kommen die Kosten der Aktenschränke, des Aufbewahrungsplatzes und der mit der Aktenverwaltung beauftragten Mitarbeiter. Heutzutage passen ganze Aktenräume auf ein fingernagelgroßes Speichermedium. So amortisiert sich laut AIIM die Umstellung auf papierloses Arbeiten in der Regel innerhalb der ersten Monate. 

3. Zugänglichkeit: Einer YouGov-Studie zufolge werden bei britischen mittelständischen Unternehmen täglich mehr als 42,2 Millionen Pfund Sterling an Erträgen mit der Suche nach Dokumenten verschwendet. 92 Prozent der Führungskräfte sagen, dass sie täglich nach Papierunterlagen suchen, bei 80 Prozent mehr als eine Stunde pro Arbeitstag. Multiplizieren Sie das einmal mit dem Stundensatz der Manager, und vergleichen Sie das Ergebnis mit den Kosten des Dokumentendigitalisierungssystems, auf dessen Anschaffung Sie im vergangenen Jahr verzichtet haben. Zu den Kosten der papiergestützten Bearbeitung müssen Sie übrigens auch "weiche" Kosten hinzufügen – wie verspätete Bearbeitung, frustrierte Kunden, Porto. Vergleichen Sie die Durchführung einer Google-Suche mit dem Aufwand einer entsprechenden Recherche in einer Bibliothek. So etwa verhält es sich mit dem Unterschied zwischen digitaler Verarbeitung und dem Hantieren mit Papierunterlagen.

Einfacheres Aktenmanagement durch Scanning

Wenn der Überblick über die Papierunterlagen eines Unternehmens verloren zu gehen droht und das Einscannen zu aufwendig und teuer wird, kann ein Verzicht auf die interne Bewältigung ungeahnte Kräfte freisetzen - sofern man den richtigen Dienstleister beauftragt.

4. Sicherheit: Auf den ersten Blick mag es angesichts der Schlagzeilen über Cyberattacken seltsam erscheinen, wenn hier die Sicherheit der elektronischen Datenhaltung angepriesen wird. Aber elektronische Daten sind tatsächlich sicherer als gedruckte. Zum einen lassen sich durch Verschlüsselung für Unbefugte unlesbar machen. Auch gegen Ausdrucken, Kopieren und unbefugte Weitergabe lassen sie sich schützen. Durch Zugriffssteuerung kann man genau festlegen, wer was lesen darf, und anhand von Zugriffsprotokollen lässt sich im Nachhinein feststellen, wer wann auf welche Unterlagen zugegriffen hat. Im Gegensatz dazu ist ein ausgedrucktes Dokument nur so sicher wie seine Entfernung vom nächsten Kopiergerät.

5. Kundenzufriedenheit: Stellen Sie sich vor, wie Ihre Kunden reagieren werden, wenn Sie ihre Anfragen dank papierloser Datenhaltung innerhalb von Sekunden statt Stunden beantworten können und angeforderte Unterlagen unverzüglich per E-Mail statt per Post schicken können.

Ein erfahrener Anbieter von Informationsmanagement-Dienstleistungen kann Ihnen helfen, Ihre Papierunterlagen effizient zu archivieren und bei Bedarf in Bild- oder Textdateien zu konvertieren. Darüber hinaus kann er Sie dabei unterstützen, ein umfassendes elektronisches Dokumentenmanagementsystem zu planen, zu installieren und in Betrieb zu nehmen, um Ihnen den Start in Ihre digitale Zukunft zu erleichtern. Nehmen Sie doch einfach den weltweiten papierfreien Tag zum Anlass, Ihr Unternehmen vom Papier zu entwöhnen und die ersten Schritte in Richtung auf das papierlose Büro zu tun. Es wird sich lohnen!