Homeoffice - Datenmanagement und Sicherheit

Whitepaper

Best Practices für das Homeoffice - Datenmanagement und Sicherheit

26. März 202012 Min.

Unternehmen weltweit sehen sich seit in der Covid-19-Krise mit ganz neuen Herausforderungen konfrontiert. Jetzt, da so viele Angestellte von zu Hause aus arbeiten, möchte Iron Mountain Ihnen einige Best Practices ans Herz legen, mit denen Sie die Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten auch in dieser Situation garantieren können.

Ob im Büro oder zu Hause am eigenen Schreibtisch – für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bleibt die Verwaltung von Daten und Dokumenten im Grunde gleich. Sie müssen sich weiterhin an die Richtlinien des Unternehmens halten. Da wir jedoch im Moment alle so viel zu bedenken und zu berücksichtigen haben, ist es wichtig, dass Sie gerade jetzt klar und deutlich kommunizieren und auf die geltenden Richtlinien und korrekten Verfahrensweisen hinweisen.

Es ist wichtig, auch im Homeoffice daran zu erinnern, welche Best Practices für Datenmanagement und Sicherheit gelten. Unter Stress finden die Menschen oft Workarounds, kommunizieren Sie daher einfach und auf den Punkt

ARLETTE WALLS
Iron Mountain, Global Recordsc & Information Manager

Richtlinien

Stellen Sie sicher, dass alle Angestellten wissen, wo sie die Richtlinien finden. Weisen Sie noch einmal deutlich auf die Regeln in folgenden Bereichen hin:

  • Daten- und Informationsmanagement
  • Sicherheit
  • Datenschutz
  • HR-Richtlinien für die Remote-Arbeit
  • Gerätesicherheit: 
    • Akzeptierte Nutzung von Geräten und Handhabung von Daten
    • Datenkopien auf privaten Geräten 
    • Senden von Dokumenten an private E-Mail-Adressen
    • Druckertreiber im Homeoffice
    • Verwendung von USB-Sticks

Denken Sie daran, Ansprechpartner für Fragen und Probleme zu benennen.

Sicherheit

Im Homeoffice müssen Ihre Angestellten besonders aufmerksam sein, was die Sicherheit von Geräten und Daten angeht.

  • Geräte vor unbefugtem Zugriff schützen: bei Nichtgebrauch sicher aufbewahren.
  • Geräte, Anmeldedaten und Passwörter niemals an Haushaltsangehörige weitergeben.
  • Inhalte immer im dafür vorgesehenen Netzwerk speichern, nicht lokal auf dem eigenen Computer. Dort sind die Daten nicht sicher. 
  • Dokumente nicht ausdrucken.
  • Ist ein Ausdruck unbedingt erforderlich, auf die Sicherheit achten:
  • Papierdokumente nicht im Hausmüll oder Altpapier entsorgen
  • Gedruckte Dokumente an einem sicheren Ort aufbewahren, bis Folgendes möglich ist:
    1. Nach der Rückkehr ins Büro sicher schreddern.
    2. Unter Berücksichtigung der Unternehmensauflagen ggf. mit einem privaten Schredder vernichten.
    3. Zu einem Anbieter für sichere Aktenvernichtung bringen.
  • Sowohl zu Hause als auch unterwegs stets eine sichere Verbindung verwenden, kein öffentliches WLAN.
  • Sichtschutz verwenden, damit die Daten nicht einsehbar sind. 
  • Sensibilisieren Sie Ihre Angestellten für Gefahren durch Cyberangriffe, Ransomware und Phishing-Mails. Weisen Sie darauf hin, dass Kriminelle die Verbreitung des Coronavirus missbrauchen, um Cyberangriffe und Hacking-Kampagnen durchzuführen.  
  •  

    Datenschutz

    Wenn Sie mit personenbezogenen Daten zu tun haben, denken Sie an die Compliance-Anforderungen. Diese Daten dürfen nicht an unbefugte Dritte gelangen. Persönliche und sensible Daten sowie geistiges Eigentum müssen vor Datenpannen und -missbrauch geschützt werden.