Häufig gestellte Fragen zum Digital Mailroom
Post digitalisieren – so profitieren Unternehmen von Digital Mailroom
Setzen Sie mit Iron Mountain Ihre digitale Poststelle um.
Kontaktieren Sie unsSo können Unternehmen ihre Post digitalisieren lassen
Iron Mountain Digital Mailroom ist ganz einfach einzurichten und zu benutzen. So funktioniert die digitale Poststelle:
- Lassen Sie Ihre Post von Iron Mountain scannen. Dazu beauftragen Sie bei der Post eine direkte Umleitung Ihrer Briefe an eine unserer sicheren Scan-Einrichtungen. Ihre Post verlässt niemals unsere sichere Nachweiskette.
- Unsere Fachleute digitalisieren Ihre Post und erfassen automatisch Schlagwörter. Dadurch können die digitalisierten Versionen direkt an die vorgesehenen Empfänger:innen weitergeleitet werden.
- Durch die Ausnahmeverarbeitung haben Sie die Kontrolle darüber, wer die Post letztendlich empfängt.
- Ihre elektronischen Informationen werden im Ruhezustand und während der Übertragung über ein sicheres Netzwerk verschlüsselt.
- Über Iron Mountain Insight®, unsere Information-Management- und Content-Services-Platform, können Sie Ihre digitale Post durchsuchen, abrufen und automatisch an die richtigen Empfänger:innen verteilen.
- Rollenbasierte Berechtigungen, die Sie selbst festlegen und verwalten können, stellen sicher, dass nur autorisierte User Ihre digitale Post einsehen und weitergeben können – mit einer intelligenten Verteilungsfunktion.
- Iron Mountain lagert Ihre physische Post ein, vernichtet sie sicher oder sendet sie an Sie zurück.
Features und Vorteile
Digitaler Posteingang
Sicherer Zugriff und sicheres Speichern
Plattformübergreifende Verbindung
Verwaltung des Postlebenszyklus
Steigerung der betrieblichen Effizienz
Post digitalisieren lassen: angepasst an die Anforderungen Ihres Unternehmens
Um schnell genug zu reagieren, müssen alle Dokumente ohne Verzögerung effizient verteilt und gelesen werden. Doch der Weg des Papiers ist langsam – besser, Sie lassen im Rahmen des Informationsmanagements Ihre Post digitalisieren. Mit Iron Mountain und einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen steigen Sie sicher und professionell auf den digitalen Posteingang um.
Modernisierung der Poststelle: Entwickeln Sie sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens
Für Unternehmen war die Korrespondenz in Papierform schon immer vorherrschend und zuverlässig. Wie ein Uhrwerk kommt die Post rein und geht raus. Aber all diese eingehenden Dokumente müssen rechtzeitig und effizient verteilt, bestätigt und bearbeitet werden. Erfahren Sie im Folgenden mehr über die drei Arten der Poststelle und wie Sie Ihre modernisieren können, indem Sie Ihre Post digitalisieren lassen.
Traditionell
Manuelle Prozesse
In der traditionellen Poststelle kommen große Mengen von Papierpost an, die manuell sortiert und verteilt werden müssen. Die Folge:
Traditionell
- Geringe Produktivität, da das Sortieren und Verteilen in die richtigen Abteilungen und an die richtigen Personen zeitaufwendig ist
- Niedrige Kundenzufriedenheit
- Mögliche Compliance-Verstöße und rechtliche Probleme
- Verlust sensibler Informationen
- Umständliche Unterstützung für Mitarbeiter:innen im Homeoffice
Digital
Digitalisierte Post, Weiterleitung
Digitale Poststellen oder Digital Mailrooms funktionieren über intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP):
Digital
- Papierpost scannen und digitalisieren, sodass sie digital abgerufen werden kann
- Metadaten extrahieren – für effizientes Suchen
- Prüfung und Validierung
- Klassifizierung durch KI/ML
- Zugriffsregeln und Weiterleitung
- Audit-Tracking für eine bessere Compliance
Intelligent
Automatisierte Postverarbeitung, Metadaten-Extrahierung und Workflows
Intelligente Mailrooms bieten alle Vorteile eines Digital Mailrooms über eine Content-Services-Platform (CSP):
Intelligent
- Content-Management, Information-Governance
- Intelligente Metadaten-Extrahierung and -Anreicherung
- Such- und Abruffunktion
- Zusammenarbeit
- Prozessautomatisierung
- Föderiertes Multi-Repository
- OCR-Funktionen für optische Zeichenerkennung
Digitaler Posteingang spielt eine herausragende Rolle in diesen Branchen
Digitalisierung im öffentlichen Sektor
Optimieren Sie das Datenmanagement im öffentlichen Sektor mit Iron Mountain: Sichern Sie Compliance und Effizienz in Ihrer Behörde ❯ Mehr erfahren!
Die digitale Poststelle für einen optimalen Ablauf im Pfandbriefgeschäft
Prozesse vereinfachen, effizienter arbeiten: Lesen Sie mehr über die Einführung der digitalen Poststelle bei einem Kreditgeber.
Post digitalisieren – häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?
Alle Briefpost, die Sie erhalten, wird zuverlässig und sicher zu unseren Scan-Einrichtungen transportiert und dort digitalisiert. Im Anschluss stehen Ihnen alle Dokumente in digitaler Form zur Verfügung. Der digitale Posteingang befreit sie somit von der Papierflut.
Wie können Unternehmen Ihre Post digitalisieren lassen?
Das gelingt mit Iron Mountain ganz einfach – wir übernehmen alle Schritte von der Abholung Ihrer Post über das Einscannen und die digitale Bereitstellung bis hin zur Rücksendung, Einlagerung oder Vernichtung des Papiers.
Wie stellt Iron Mountain sicher, dass die digitale Post zu den richtigen Empfänger:innen gelangt?
Sie ordnen alle User einer Benutzergruppe zu. In Kombination mit Metadaten-Sicherheitsregeln wird so sichergestellt, dass die Post stets zu den richtigen Adressat:innen gelangt. Das Implementierungsteam von Iron Mountain sorgt dafür, dass in Ihrem Unternehmen und Ihrer digitalen Poststelle die richtigen Rollen und Regeln für Datenschutz und -sicherheit aktiv sind.
Wer kann auf meine Post zugreifen?
Das Implementierungsteam von Iron Mountain setzt sich mit Ihnen zusammen, um zu erfahren, wie Sie Ihre Post organisieren möchten: nach Abteilung, Etage, für einzelne Personen usw.
Dann richtet Iron Mountain Sicherheitsregeln für Benutzer:innen, Benutzergruppen und Metadaten ein, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Adressat:innen Zugriff auf Ihre Post haben. Viele Unternehmen haben Administrator:innen, die diese Vorgaben je nach Bedarf anpassen. So kann zum Beispiel Post bei vorübergehender Abwesenheit umgeleitet werden.
Was passiert mit der Papierpost, nachdem sie digitalisiert wurde?
Es gibt drei Optionen für die Papierversion Ihrer Post nach dem Digitalisieren:
- Sie erhalten die Dokumente zurück.
- Wir lagern die physischen Dokumente in einem der hochsicheren Archivcenter von Iron Mountain für Sie.
- Wir vernichten die Papierdokumente.
Welche Kosten entstehen Unternehmen für einen digitalen Posteingang?
Das hängt unter anderem von Ihren konkreten Anforderungen und der Menge der Briefpost ab. Kontaktieren Sie Iron Mountain für ein individuelles Angebot.
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