Chuyển đổi số: Chúng ta đã làm được điều này chưa?

Chuyển đổi từ vật lý sang kỹ thuật số trong một khung chương trình tài sản hợp nhất, chuyển đổi hồ sơ và dữ liệu phi cấu trúc sang có cấu trúc và khám phá các thông tin chuyên sâu có giá trị thông qua tự động hóa.

Chuyển đổi số có rất nhiều khía cạnh và mỗi hành trình chuyển đổi đều đặc trưng theo ngành, mục đích và mục tiêu của bạn. Tuy nhiên, có nhiều lý do cấp bách để thay đổi, chẳng hạn như sự thiếu hiệu quả do các silo dữ liệu gây ra, dẫn đến khả năng thiếu sự quản trị và mất khả năng tận dụng các thông tin chuyên sâu có giá trị để duy trì khả năng cạnh tranh, đảm bảo tất cả các thông tin có giá trị đều được chuyển đổi từ giấy sang kỹ thuật số để tối đa hóa khả năng tiếp cận và sử dụng, đồng thời cho phép áp dụng các phương thức làm việc không sử dụng giấy trong các môi trường có mức độ kết hợp cao.

Nói một cách đơn giản, các khoản đầu tư vào chuyển đổi số của bạn sẽ cho phép bạn tiếp cận thông tin từ bất kỳ nguồn nào —vật lý hoặc kỹ thuật số và trên bất kỳ phương tiện lưu trữ nào—quản lý dữ liệu và thông tin của bạn một cách đồng bộ để giảm thiểu rủi ro—cả nội bộ và bên ngoài—cấu trúc hóa thông tin phi cấu trúc để tối đa hóa giá trị của thông tin và cuối cùng là trao quyền để nhân viên của bạn hoàn thành các mục tiêu kinh doanh.

Vậy tại sao các tổ chức lại chưa tham gia đầy đủ?

Phần lớn các tổ chức tin rằng họ đã tham gia vào hành trình chuyển đổi số rồi. Tuy nhiên, chúng tôi lại nhận thấy rằng vẫn còn một vài lĩnh vực chưa được đề cập đến khi các nhà lãnh đạo tìm cách giải quyết sáng kiến này.

Chúng tôi đã xây dựng năm bước cần thực hiện dưới đây để đội nhóm của bạn hòa nhập đầy đủ vào quá trình chuyển đổi số.

Bước 1 - Xác định

Không phải file hồ sơ nào cũng cần được số hóa. Triển khai một quy trình “quét mọi thứ” không giải quyết được vấn đề gốc rễ là xác định xem đội nhóm của bạn đang có những hồ sơ nào, ngày lưu giữ của hồ sơ và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Bằng cách xác định cần quét, lưu trữ hoặctiêu hủy an toàn những hồ sơ nào, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cho đội nhóm của mình.

Bạn đã ở bước này chưa?

Bước 2 - Số hóa

Thông qua quá trình số hóa tài liệu, bạn sẽ tăng cường được khả năng tiếp cận và cải thiện năng suất cho các dự án công việc của mình. Ngay lúc này và có thể là trong tương lai gần, nhân viên đã và đang làm việc theo phong cách làm việc kết hợp. Nghĩa là họ đang sử dụng kết hợp cả file hồ sơ vật lý và kỹ thuật số và điều này dẫn đến thiếu khả năng tiếp cận, từ đó ảnh hưởng đến năng suất.

Bước 3 - Lưu trữ

Thay vì dành hàng giờ lục tung các tủ để file hồ sơ, giờ đây bạn đã có thể tìm được thông tin của mình trên một kho lưu trữ kỹ thuật số dễ tiếp cận, tập trung và an toàn và vẫn có thể sử dụng được kho lưu trữ này cho mọi tình huống ngoài dự kiến. Bằng cách loại bỏ lưu trữ vật lý không cần thiết, bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn để tạo ra một nơi làm việc linh hoạt.

Nền tảng lưu trữ trên đám mây linh hoạt; tìm phương pháp lưu trữ phù hợp cho đội nhóm của bạn tại đây:

Bước 4 - Tự động hóa

Giờ đây đội nhóm của bạn đã có thể tạo các luồng công việc tự động hóa cho các quy trình lấy tài liệu làm trọng tâm, điều này sẽ loại bỏ các công việc lặp lại, tiêu tốn nhiều thời gian và giúp đội nhóm của bạn có thêm thời gian để làm nhiều công việc có giá trị hơn. Điều này sẽ giúp cải thiện năng suất và tạo thêm cơ hội để tư duy tìm ý tưởng mới.

Bước 5 - Mở khóa

Bằng cách số hóa các tệp hồ sơ và áp dụng dữ liệu phân tích nâng cao, đội nhóm của bạn có thể xác định các cấu trúc, xu thế và các thông tin có giá trị khác. Do đó, trước khi bạn thực hiện số hóa, hãy trao đổi cùng chúng tôi. Chúng tôi có thể giúp bạn bảo vệ và mở khóa giá trị từ các tài sản giấy và kỹ thuật số, dù ở định dạng nào đi chăng nữa, và cung cấp chìa khóa để mở ra một doanh nghiệp được chuyển đổi số và tích hợp hoàn toàn.

Giải pháp quản lý thông tin và dịch vụ nội dung

Số hóa | Lưu trữ | Tự động hóa | Mở khóa