Documentos vitales: cómo identificarlos y protegerlos

La importancia de los datos activos no se puede subrayar lo suficiente. En general, estos datos engloban todos y cada uno de los aspectos de los que depende la capacidad de una organización para funcionar con sistemas empresariales, datos de clientes e iniciativas internas, entre muchos otros. Los documentos vitales deben estar protegidos para no caer en manos equivocadas, pero también deben estar al alcance de aquellos que los necesitan.

Si el concepto de información y documentación empresarial confidencial genera más ansiedad que confianza, solo hay que hacerse una pregunta: ¿se puede permitir la empresa poner su activo más valioso en riesgo? Las sustanciosas multas y los daños a la marca solo constituyen la superficie del iceberg de malas noticias que inundan la empresa cuando se pierden o se secuestran datos. En un primer momento, determinar dónde se solapan la seguridad y la accesibilidad puede resultar complicado. Una implica reforzar el muro, mientras que la otra crea puertas para atravesar dicho muro. Las soluciones integrales permiten ambas cosas, y proporcionan una visión general de la persona, el asunto y el lugar asociado a cada documento, ya esté en papel, en formato digital o en una instalación de custodia externa. No es ningún secreto que la gran mayoría de los documentos que las empresas están obligadas a conservar por ley durante una serie de años no son cruciales para sus operaciones. La mayoría de los archivos nunca se utilizarán de nuevo hasta que llegue el momento de su destrucción. Sin embargo, están incluidos en las prácticas de gestión documental y de archivos porque las políticas de cumplimiento estipulan que deben estarlo. Además, el hecho de que la información sea antigua no quiere decir que sea irrelevante. Las empresas nunca saben cuándo un proceso de auditoria, litigio o incidente convertirá estos documentos en información importante.

Categorizar datos

El almacenamiento escalonado permite adaptar los procesos de gestión documental para reflejar la frecuencia con la que se utilizan diferentes tipos de información. Es más conveniente almacenar los documentos pasivos que están archivados pero que no han cumplido con sus requisitos de conservación en una instalación externa segura. Así, la empresa ahorra espacio y fondos. Al mismo tiempo, los documentos externalizados se pueden recuperar y consultar fácilmente por transporte físico o mediante el escaneado de los mismos. Aunque la integridad de estos datos se debe proteger, su estado inactivo requiere menos seguridad a nivel técnico. La documentación vital de la empresa se utiliza todos los días para respaldar el flujo de trabajo, contestar a los clientes e impulsar el negocio. Sin esta información, aquellos que la solicitan no pueden realizar su trabajo adecuadamente, lo que conlleva importantes retrasos. Al ser la esencia de la organización, los archivos de esta categoría serán los primeros que se necesitan para recuperarse de un desastre en caso de que ocurra.

Las dos dimensiones de la seguridad

Los documentos activos requieren salvaguardias y un plan de almacenamiento estratégico para maximizar su accesibilidad en toda la empresa a la vez que se minimizan los riesgos en términos de seguridad. En otras palabras, la información más importante suele tener que estar en todas partes al mismo tiempo y fuera de peligro si hay una ciber amenaza u ocurre otra catástrofe. Estas soluciones de gestión documental integrales tienen en cuenta tanto la accesibilidad como la protección.

1. Conserve la documentaciónen una ubicación externa. Elija un centro de custodia externo que ofrezca un entornocon seguridad avanzada y sistemas anti incendios. Trasladar los documentos originales a este tipo de instalación los protege de polvo, humedad, errores humanos y prácticamente cualquier desastre natural imaginable. Además, una interfaz web sencilla facilita la búsqueda y la gestión del inventario de documentos completo desde cualquier parte. Los beneficios de un programa decustodia de documentosexterna a largo plazo van más allá de la protección externa. Un programa decustodia escalable consolida recursos y permite la flexibilidad necesaria en el entorno empresarial actual. Si la empresa se traslada a otra ciudad o experimenta una rápida expansión, mantendría un acceso y visibilidad absolutos de las prácticas de custodia y conservación. Un sociolocal decustodia y gestión documental puede incluso reaalizar el transporte con una única cadena de custodia para ofrecer la máxima seguridad.


2. Utilice la gestión documental electrónica. La gestión documental electrónica le da autoridad para decidir quién puede acceder a las copias digitales de documentos vitales y detalles de seguimiento para fines de auditoría. A medida que cambian las normativas, los responsables de gestionar la documentación de la empresa pueden aplicar e implementar nuevas políticas y prácticas sistemáticamente para documentos en papel y digitales. La digitalización de documentos activos ayuda a agilizar el proceso de búsqueda y da acceso a los datos más necesarios de la organización al personal que los necesita. Esto reduce los retrasos de solicitudes de documentos drásticamente, y así los departamentos pueden trabajar de forma más eficiente.


3. Adopte un enfoque híbrido ante las copias de seguridad. Los planes efectivos de recuperación de datos deben tener en cuenta la urgencia con la que algunos sistemas empresariales, información sobre nóminas y otros asuntos cruciales necesitarán recuperarse si hay un desastre. Imagínese que un incendio destruye todos los servidores internos de la empresa. La copia de seguridad externa tendrá toda la información necesaria para recuperar la red, pero ¿cuándo estarán disponibles los datos más urgentes si forman parte de un archivo de grandes dimensiones? La normativa exige a las organizaciones que realicen copias de seguridad de sus datos con razón. El enfoque inteligente es utilizar varios métodos para que los documentos vitales se puedan recuperar de forma casi instantánea a partir de una aplicación técnica de alto rendimiento en lugar de estar atrapados con un montón archivos inactivos.

Los archivos vitales son el activo más importante de una organización, pero para aprovechar su máximo potencial es necesario protegerlos a capa y espada. Para muchos, un proveedor de confianza con instalaciones de custodia externas en todo el país y la experiencia necesaria para entender las operaciones únicas de una organización es todo lo que necesita para evitar fallos de seguridad y otros icebergs empresariales.

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