¿tus empleados están volviendo a la oficina? aquí tienes 9 consejos para dar un nuevo aire a tu centro de trabajo

Si tu organización se está preparando para volver a la oficina, aquí tienes algunos de nuestros principales consejos para ayudaros a empezar de nuevo.

Muchos de nosotros llevamos dos años sin pisar la oficina. Es increíble pensar en todos los archivadores llenos de papel que hemos dejado atrás (junto con zapatos, paraguas y tazas de café) y que no hemos necesitado, o echado de menos, en todos estos meses. Ahora que volvemos a nuestros espacios de trabajo, es el momento de preguntarnos si todavía vemos valor en el contenido de esos archivadores.

Declaremos terminados los días de la "cultura de guardarlo todo". Ten en cuenta estos 9 consejos para aprovechar esta oportunidad de hacer una "limpieza a fondo" y así fomentar una forma de trabajar más nueva y fresca.

Consejo 1: Acércate a tu espacio de oficina con una nueva mentalidad

Ahora se trabaja de forma más digital, así que tienes que revaluar la mentalidad (o el flujo de trabajo) que te llevó a almacenar papel. Considera las nuevas políticas para las opciones de trabajo híbrido/remoto y cómo optimizar tu espacio para dar cabida a formas de trabajo más flexibles.

Consejo 2: Desarrolla una estrategia para abordar tus cajones y armarios de archivos

Tendrás que enfocar los registros oficiales de forma diferente a los no oficiales. Asegúrate de que el responsable de Gestión de Datos y tu director aprueban tu metodología. Además, es posible que quieras colaborar con los responsables de las instalaciones para conocer sus planes para remodelar el espacio.

Consejo 3: Elimina los papeles que no son registros y que hayas guardado "por si acaso".

Lo más fácil es empezar por los "contenedores" que se utilizan para los documentos que no son registros, como los materiales de referencia, las copias y los borradores, antes de abordar los que tienen registros oficiales. Consulta tu política de Gestión de Datos para determinar cómo deshacerte de estos documentos.

Consejo 4: Revisa los registros oficiales de la empresa para determinar los requisitos de conservación

Evalúa tus registros oficiales restantes para decidir si es necesario conservarlos por más tiempo según tu Programa de Retención de Datos. Consulta al responsable de Gestión de Datos en caso de duda sobre este paso. Si los registros son susceptibles de ser destruidos, sigue la política de Gestión de Datos. Puede haber casos en los que se puedan crear imágenes, anonimizarlas y utilizarlas con fines de análisis de datos. Consulta de nuevo al responsable de Gestión de Datos si no estás seguro.

Sugerencia 5: Aprovecha la oportunidad para decidir qué se puede digitalizar

Los registros que no hayan cumplido los requisitos de retención deben conservarse durante el tiempo indicado en vuestro calendario de retención de datos. Ahora puede ser el momento de digitalizarlos para facilitar el acceso en un entorno de trabajo híbrido y flexible, así como para su posible uso en iniciativas de ML (Aprendizaje Automático) o AI (Inteligencia Artificial). Consulta al responsable de Gestión de Datos para determinar si el papel puede destruirse de forma segura una vez que se ha digitalizado, lo que suele ser el caso.

Consejo 6: Decide qué puede ser embalado y almacenado fuera de las instalaciones

Si no se han creado imágenes, los documentos en papel se deben guardar en cajas y enviarlas a un almacén externo con los metadatos adecuados para su futura gestión. De nuevo, si no has accedido a los archivos en dos años, ¿por qué dejar que sigan ocupando espacio en tu oficina? Piensa en un nuevo comienzo.

Consejo 7: Haz un inventario de los equipos informáticos que ya no utilizáis

No te olvides de esos activos informáticos y dispositivos móviles que han estado acumulando polvo y de los que debes deshacerte de forma segura y sostenible. Es posible que aún contengan información privada y sensible, incluida la propiedad intelectual, así que colabora con el departamento informático para entender cómo se hará para borrar de forma segura los activos informáticos de la empresa y de los empleados antes de reciclarlos, recomercializarlos o destruirlos.

Consejo 8: Comparte tu éxito con los demás

Habla con tus compañeros de gestión de instalaciones para planificar los cambios en el centro de trabajo. A medida que vayas observando oportunidades de mejora y empieces a ver progresos en tus esfuerzos, comparte lo que aprendas. Muchas otras organizaciones se encuentran en una situación similar, por lo que puedes ser una inspiración para el cambio.

Consejo 9: ¡No lo hagas solo!

Cuando empieces a planificar la renovación de las oficinas, es mejor que te asocies con los responsables de instalaciones para gestionar la limpieza y el traslado seguro de registros y activos. Y considera la posibilidad de trabajar con otros socios y proveedores que puedan ayudarte en este viaje.

Si estás listo para empezar de nuevo, en Iron Mountain tenemos los equipos y las herramientas para ayudarte en tu proyecto de limpieza a fondo.

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