Empieza tu viaje de transformación digital con buen pie

Lo creas o no, ir directamente al escáner no es el primer paso para la transformación digital. Mientras que el 90,5% de las organizaciones han implementado la digitalización de los registros físicos para facilitar el acceso o la custodia*, una transformación digital realmente exitosa y sostenible requiere un enfoque mucho más estratégico.

Tanto si estás empezando como si estás en pleno proceso de digitalización, es una buena idea dar un paso atrás y evaluar vuestra estrategia de implementación para aseguraros de que cumple vuestros objetivos empresariales.

Emprendiendo tu viaje de transformación digital

A través de nuestras décadas de experiencia trabajando con clientes de todos los sectores, hemos identificado cinco pasos clave para una estrategia de transformación digital exitosa. Aunque vemos que las organizaciones intentan saltar a la automatización, a menudo se quedan atascadas porque no han hecho el trabajo de base inicial.

Antes de embarcarte en tu viaje de transformación digital, es fundamental comenzar con los dos primeros pasos: identificar lo que tienes y digitalizar lo que quieres conservar. Estos pasos son muy importantes, así que vamos a entrar en materia.

Qué conservar y qué desechar: identifica tus registros

Muchas organizaciones adoptan por defecto la cultura de "guardarlo todo",conservando los archivos a perpetuidad. Pero esto no es rentable, ni compatible, ni práctico. Antes de pasar a la tecnología digital, hay que tener un claro conocimiento de vuestro inventario de archivos.

A continuación encontrarás algunas cuestiones clave que deben tenerse en cuenta a la hora de determinar el valor de vuestros documentos antes de su digitalización:

• ¿Cuál es el formato del contenido? Los distintos tipos de contenido, como el papel, la cinta, la microficha o los archivos electrónicos, tienen diferentes usos. Si no se integran en una plataforma unificada de gestión de la información, no hay una forma eficaz de obtener información útil.
• ¿Cómo clasificas tu contenido? Tanto si se trata de información personal identificable (PII) como de datos empresariales sensibles, clasificar tu contenido de una manera que tenga sentido para las normas y políticas de tu sector garantizará que la organización pueda acceder a él.
• ¿Qué haces con tu contenido? Define cómo utiliza tu organización vuestros documentos de archivo, ya sea para el trabajo diario como para alcanzar objetivos empresariales a largo plazo. Para contrarrestar las ineficiencias operativas, busca procesos de trabajo que puedan ser más fáciles o eficientes convirtiendo los registros en papel en digitales.
• ¿Cómo das prioridad a tus contenidos? Si no puedes obtener información específica cuando la necesitas, supondrá un coste adicional para tu empresa. Esto afecta a los acuerdos de nivel de servicio, a las personas, a los procesos, a los clientes, a la marca y, en última instancia, a la reputación de tu organización.
• ¿Dónde está el contenido? Los registros suelen estar repartidos entre sistemas, aplicaciones, tipos de formato, departamentos y ubicaciones, lo que puede hacer que su gestión sea difícil y costosa.

Al hacer un balance de lo que tienes, puedes evitar errores comunes como:

• Mala visibilidad y acceso a los archivos
• Fechas de destrucción mezcladas
• Tipos de registros mixtos
• Múltiples repositorios de contenidos
• Duplicados y versiones no aprobadas

Esto también previene la retención excesiva de tus registros, evitando el riesgo quesupone conservar los datos más tiempo del que deberías y gastar más en costes dealmacenamiento.

Establecimiento de un calendario de conservación de documentos

Una parte importante, pero a menudo olvidada, del viaje de transformación digitalincluye desarrollar el programa de retención de tu organización basado en las normas ypolíticas de tu sector. Preservar la información y destruir sistemáticamente los registrosson dos caras de la misma moneda. Una retención bien pensada informa sobre laforma en que tu empresa gestiona la propiedad intelectual y apoya los procesosempresariales.

Hemos comprobado que el seguimiento de las fechas de los eventos puede ser elmayor reto al trasladar los registros físicos a un entorno digital. Cuando se tienendecenas de miles de cajas, mantener los registros basados en las fechas de loseventos puede ser difícil de prever, complicado de mantener actualizado cuando sealmacena fuera de las instalaciones y costoso de indexar.

Con un sólido programa de conservación de registros podréis:

• Tener una visión unificada de vuestros datos personales y de las obligaciones correspondientes
• Cumplir con los requisitos normativos y de conformidad
• Reducir la exposición innecesaria a las violaciones de datos

Si esto te puede llegar a agobiar, no te preocupes. Nosotros te ayudamos.

Avanzando en la digitalización

Buenas noticias. Después de identificar el contenido de tu inventario de archivos yestablecer tu calendario de retención, es el momento de escanear los archivos que hasdecidido conservar. Una vez que sepas lo que guardas y dónde está guardado, estarásen mejor posición para hacer un proyecto de escaneo de documentos efectivo yeficiente.

Los procesos y procedimientos de gestión de registros pueden ser difíciles de mantenerbajo control, especialmente cuando no están en formato digital. El intercambio dedocumentos y la colaboración son esenciales para el éxito de tu empresa, y ladigitalización de tus registros lo hace posible.

Una base para el éxito

Ahora que has sentado unas bases sólidas para una transformación digital exitosa(pasos 1 y 2), estás preparado para crear un repositorio central adaptado a latecnología futura al que tu equipo pueda acceder y colaborar con la información digital (paso 3). También estás más cerca de los siguientes pasos de automatización del flujo de trabajo y de desbloqueo de la información, para que tu equipo pueda agilizar losprocesos empresariales y obtener información valiosa de tus datos.

Si no pudiste asistir al Foro Virtual, Impulsando la Transformación Digital: El futuro del correo digital, puedes ver la versión grabada aquí.

*Investigación realizada por Economist Impact, con el apoyo de Iron Mountain