Piensa diferente: supera tus dudas sobre la destrucción de archivos físicos

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Piensa diferente: supera tus dudas sobre la destrucción de registros físicos

Sue Trombley
Sue Trombley
2 de septiembre de 20227 mins
SGS France- A business meeting

Durante décadas hemos evitado lo inevitable: pasar la responsabilidad a otros para que tomen decisiones sobre la destrucción de los registros heredados que han cumplido sus requisitos de conservación. Y a medida que pasan los años, esas decisiones son aún más difíciles de tomar, ya que los empleados y los sistemas van y vienen, y se complican aún más por los inevitables cambios organizativos, incluidas las operaciones de fusiones y adquisiciones.

Hay muchas razones para dudar a la hora de decidir que un registro, un archivo o una caja de registros puede ser destruidos: la incertidumbre sobre la autoridad para hacerlo, la posibilidad de descubrirlo en un litigio y, más recientemente, su valor oculto para utilizarlo en análisis. Pero creo que hay una barrera aún más fundamental: el tiempo, la energía y los recursos que puede llevar ordenar años de registros mezclados o insuficientemente identificados.

Ahora es el momento de pensar con claridad y eliminar el riesgo siempre presente asociado a la retención excesiva de tus registros. ¿Tienes información sobre tus registros en papel en una base de datos o sistema de gestión empresarial? ¿Tienes un calendario de retención de registros? Si has respondido afirmativamente a ambas preguntas, la solución Smart Sort de Iron Mountain es tu oportunidad para poner por fin orden en tu inventario de registros, independientemente de cómo estén almacenados y de dónde se encuentren.

Con Smart Sort de Iron Mountain, puedes acelerar la destrucción de los registros en papel y llevar un programa de gestión de registros más eficaz y defendible.

Nuestro equipo de gestión de archivos, que ha recibido la mejor formación, utiliza la información de la base de datos de tu organización y el programa de retención de archivos para examinar tu inventario e identificar la posibilidad de destrucción a nivel de archivo. A continuación, reorganizamos tus archivos según el año de elegibilidad para la destrucción, de modo que puedas destruir la información con total confianza y de acuerdo con las políticas.

¿Por qué esperar a poner orden en el caos de una vez por todas? Deja que Smart Sort te dé la confianza para tomar las decisiones necesarias y así acabar con esa cultura de "guardarlo todo". .

Para más información, visita Iron Mountain Smart Sort.