Coca cola enterprises - digitalización de documentos

Los contratos sin papel aumentan la eficiencia y el ahorro

Industria:

Productos de consumo envasados

Desafío:

Crear un archivo digital conlos equipos de los clientes

Solución:

Servicio de digitalización totalmentegestionado que incluye la recogidade documentos, la digitalización, elalojamiento de archivos digitalesy la gestión continua de registrosfuera de las instalaciones

Valor:

Mejor control y gestiónde los contratos
Acceso instantáneodesde cualquier lugar
Menos papel almacenado,un mejor uso de losbienes inmuebles

Seguimiento de los contratos comerciales

La mayor empresa mundial de bebidas, Coca-Cola® es también unade las marcas mundiales más poderosas. El icónico logotipo rojo yblanco es reconocido por el 94% de la población del planeta. Coca-Cola está a la venta en Francia desde 1919 y, hoy en día, este país esuno de los principales mercados de la empresa en Europa.

Coca-Cola Enterprises ofrece a los minoristas una amplia gama deequipos de marca para puntos de venta, como cámaras frigoríficas,refrigeradores de mesa y dispensadores, que se suministran ymantienen por contrato. Esos acuerdos solían ser emitidos porsiete oficinas de ventas regionales, con documentos firmadosque se conservaban localmente en forma impresa. Era necesarioconsolidar esos registros y hacerlos más accesibles desde cualquierlugar de Francia.

Bernard Ollivier, Director de Procesos de Negocio en Coca-ColaFrancia: “Podríamos simplemente haber centralizado los archivos depapel, pero habrían ocupado mucho espacio y se habría complicadoaún más la búsqueda de los documentos. En lugar de eso, optamospor crear un archivo digital, pero necesitábamos una empresa quepudiera escanear e indexar los contratos por nosotros”.

Estandarización de los archivos digitales

Iron Mountain® tiene una larga historia de colaboración conCoca-Cola. En Francia, ha proporcionado a la empresa serviciosde gestión de registros fuera de las instalaciones desde 1998.Actualmente gestiona un archivo de 12.000 cajas de documentos.

“El proyecto de digitalización requería una cuidadosa gestión yprogramación para permitir el acceso continuo a los contratos conun retraso mínimo”, ha dicho Bernard Ollivier. “Estábamos segurosde que Iron Mountain tenía los recursos y las credenciales pararealizar un gran trabajo”.

El proyecto consistió en la recogida de documentos contractualesde las siete oficinas de ventas regionales para su transporte alcentro de digitalización de Iron Mountain. Los contratos no seguíanun formato único. Esto añadió complejidad. Estas variacionessignificaban ajustes durante la digitalización para estandarizar laapariencia de los archivos digitales.

“ El proyecto fue un tremendo éxito,muy bien gestionado y ejecutado.”

Bernard Ollivier Director de Procesos de NegocioCoca-Cola Enterprises

Calidad y precisión aseguradas

Las imágenes de los documentos se cargaron en el portal de gestión dedocumentos de Iron Mountain para que Coca-Cola Enterprises pudiera descargarlasen su propio sistema. Los documentos originales se enviaron después al almacénexterno de Iron Mountain.

Asegurar el servicio durante la transición fue de vital importancia, explica BernardOllivier: “Nunca sabemos cuándo podemos necesitar referirnos a un contrato.Teníamos un acuerdo de nivel de servicio con Iron Mountain para que todo el mundosupiera cuánto tiempo tardaría un archivo digital en estar disponible una vez quese hubiera recogido el archivo físico”. Incluso había un servicio de escaneo bajodemanda para tener acceso a cualquier contrato designado dentro de las 24 horas.

Todo el proyecto duró unos seis meses. En total se escanearon unos 114.000contratos que comprenden casi medio millón de páginas. “La calidad y la precisiónde los escaneos fueron excelentes”, confirma Bernard Ollivier, “y Iron Mountaincompletó el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto”.

Menos papel, más beneficios para la empresa

Al escanear los contratos de los clientes, Coca-Cola Enterprises ha conseguidotrasladarse a un entorno sin papel mucho más eficiente. En lugar de tener que buscarlos documentos físicos de los contratos, ahora pueden acceder a ellos online y caside inmediato.

Pueden encontrar el registro requerido por nombre de cliente, dirección, númerode contrato o número de serie del equipo, de esta manera, las consultas sobrelos contratos son atendidas en tiempo real. Y con los registros accesibles desdecualquier lugar se optimiza el tiempo de respuesta a cualquier consulta.

Además, como Iron Mountain almacena las copias impresas fuera de lasinstalaciones, Coca-Cola Enterprises no ha tenido que hacer provisión de espaciopara el almacenamiento de documentos, ahorrando una suma considerable enalojamiento. Bernard Ollivier concluye:

“ El proyecto fue un tremendo éxito,muy bien gestionado y ejecutado.”
Bernard OllivierDirector de Procesos de NegocioCoca-Cola Enterprises