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Iron mountain custodia la documentacIón de los casos cerrados de un gabinete jurídico, lo que permite liberar espacio en la oficina para nuevas incorporaciones de empleados

5 de abril de 20178 mins
Woman writing in a notebook

Iron mountain custodia la documentacIón de los casos cerrados de un gabinete jurídico, lo que permite liberar espacio en la oficina para nuevas incorporaciones de empleados

RETO

Crear nuevos espacios de trabajo debido a un incremento de un 10% de la plantilla y mantener al mismo tiempo los altos estándares de atención al cliente

SOLUCIÓN

Custodia externa de todos los casos cerrados, con la posibilidad de acceder a ellos el mismo día o al día siguiente a través del portal online

VALOR

Recuperación de unos 200 m² de espacio de oficina y reducción de los riesgos empresariales que el almacenamiento in situ presentaba

CLIENTE

El cliente es un bufete de abogados internacional cuyo compromisocon el servicio de atención al cliente queda reflejado en una largalista de reconocimientos del sector. En España, los 400 abogadosy miembros del personal administrativo de la empresa prestanservicio a clientes nacionales e internacionales desde oficinas en dosciudades principales. La oficina principal es de alquiler y está ubicadoen uno de los distritos inmobiliarios más exclusivos de toda España.

RETO

En 2015 la empresa se enfrentaba a un dilema. Con la recuperaciónen curso de la economía española, se planteaba incrementarla plantilla en un 10% para poder satisfacer las crecientesnecesidades de sus clientes. Sin embargo, la oficina principal nodisponía de más espacio libre. El traslado a una nueva ubicaciónno era posible, ya que el bufete de abogados había negociado elalquiler hasta 2017.

Colocar al nuevo personal en otro lugar tampoco parecía una buenaidea. El director de operaciones del bufete de abogados explica:«Ofrecemos a nuestros clientes un abanico completo de servicios,por lo que es importante que los equipos puedan trabajar enestrecha colaboración entre ellos».Conforme avanzaba el año, el problema iba empeorando. Enseptiembre de 2015 se incorporaría un nuevo grupo de abogadosen prácticas. Tan sólo un par de meses antes, la empresa diocon la solución.

Como muchos bufetes de abogados, el gabinete conserva ladocumentación de sus casos cerrados en unas instalacionesexternas y seguras de Iron Mountain y guardaba in situ losarchivos de los casos en curso. Sin embargo, no todos ellosseguían en curso…

Algunos abogados habían tomado la costumbre de guardar losarchivos de los casos cerrados al final de cada planta, donde seguardaba la documentación de los casos en curso. «Tendemos aguardar el material más de lo estrictamente necesario y se habíaacumulado hasta llenar gran parte del espacio dedicado a los casosaún en curso», explica el director de operaciones.

El elevado coste del almacenamiento de documentos en papelen una de las oficinas más caras de España se había convertidoen un problema. Además, no había que olvidarse de los riesgosempresariales, aún peores, que suponía la falta de seguridad deesos archivos.

SOLUCIÓN

Una vez determinado que el traslado de los archivos de los casos cerrados auna ubicación externa liberaba espacio y reducía riesgos, el bufete de abogadosnecesitaba actuar lo más rápidamente posible.

Las obras para reformar el espacio dedicado al almacenamiento se planificaronpara agosto, que suele ser el mes en el que la mayoría de trabajadores se van devacaciones en España. En otras palabras, había apenas un mes para clasificar,etiquetar y trasladar aproximadamente 1.300 cajas de archivo. El bufete de abogadospidió a Iron Mountain que se ocupara del traslado y la custodia, después de encargarla clasificación y el etiquetado a las 24 secretarias responsables de los sistemas dearchivo de cada equipo.

Pronto surgió un problema. Conforme se acercaban las vacaciones de agosto,llegaban peticiones de última hora de los clientes. Algunas secretarias ya se habíanido de vacaciones y las que aún quedaban en las oficinas intentaban satisfacer estasdemandas. Parecía que el proyecto del traslado de la documentación no se iba afinalizar a tiempo.

«La situación empezaba a ser estresante —recuerda la supervisora del proyecto—¡Afortunadamente pudimos contar con la ayuda de Iron Mountain!»

Un archivista de Iron Mountain siguió las instrucciones de las secretarias y se hizocargo de la clasificación y del etiquetado de los archivos. Iron Mountain mandópersonal de refuerzo y cada día se enviaron dos furgonetas al bufete de abogadospara evitar que las pilas de cajas de custodia interfirieran con las operaciones operjudicaran el aspecto profesional del bufete.

VALOR

El proyecto se completó en la fecha prevista, liberando unos 200 m² de ese espaciode oficina tan caro, lo que permitió a 24 nuevos miembros integrarse en la plantilladel bufete. «La actividad con los clientes no se vio afectada», confirma la supervisoradel proyecto.

Ahora los archivos de los casos cerrados se encuentran en un centro de custodiade Iron Mountain. «Los posibles clientes nos preguntan continuamente sobre lasmedidas que adoptamos para garantizar la seguridad de la información y tenemosla respuesta perfecta», explica el director de operaciones, ahora aliviado gracias a lasolución encontrada.

Las operaciones del gabinete de abogados no se han visto afectadas por el trasladode los archivos a una nueva ubicación externa. Cada secretaria dispone de unacontraseña que le permite acceder a un portal de Iron Mountain donde puedesolicitar la recuperación de esos documentos sin abandonar su escritorio. IronMountain ofrece una amplia gama de opciones de servicio de recuperación dearchivos, en la que es posible la entrega el mismo día para aquellas solicitudes que serealicen antes de las 15:00 horas.

«NO HEMOS TENIDO QUE BUSCAR UNA NUEVA UBICACIÓN O DIVIDIR EL NEGOCIO EN DOS. ADEMÁS, HA CONTRIBUIDO A MEJORAR NUESTRAS FINANZAS, YA QUE EL ESPACIO DONDE ESTABAN LOS ARCHIVOS AHORA LO UTILIZAN ABOGADOS QUE GENERAN BENEFICIOS.»

DIRECTOR DE OPERACIONES
BUFETE DE ABOGADOS INTERNACIONAL