De cómo este banco comercial despejó el camino hacia un centro de trabajo transformado

CLEAN START

INDUSTRIA

• Banca

DESAFÍO

• Evaluar y abordar los activos físicos de información de un banco comercial para hacer posible su objetivo de transformación del centro de trabajo y reducir el peso inmobiliario de su oficina de tres plantas a una y media.

VALOR

• Reducción de los costes inmobiliarios en más de 450.000 dólares anuales mediante la reducción del almacenamiento de archivos y otros activos físicos de información.
• Mantenimiento del cumplimiento de las políticas de conservación de registros, los códigos de registro y las fechas de conservación mediante el uso coherente y preciso de las normas de metadatos.
• Eliminación de trastos mediante la identificación y eliminación de activos informáticos anticuados y obsoletos.
• Reducción del riesgo y mejora de la posición de cumplimiento normativo al identificar y destruir de forma segura todos los registros elegibles más allá de su ciclo de vida activo.

EL PODER -Y LA ATRACCIÓNDE LA OFICINA MODERNA

La oficina ha progresado más allá del espacio físico donde se desarrolla el trabajo. Los trabajadores esperan más de sus oficinas, y quieren trabajar en entornos atractivos, con tecnología moderna y con todas las comodidades.

A medida que las organizaciones ponen más énfasis en el centro de trabajo como parte de su estrategia para ganar la guerra de la atracción de talento, están invirtiendo mucho en proyectos de transformación del lugar de trabajo para crear oficinas modernas y sin papel. Se espera que las inmobiliarias proporcionen espacios de trabajo transformados que no sólo ayuden a sus organizaciones a atraer y retener el mejor talento, sino que también faciliten una mentalidad innovadora y productiva. Se les está pidiendo que creen esta ventaja competitiva y que gestionen sus carteras de clientes en zonas donde los metros cuadrados son vitales.

Los archivadores llenos de documentos inactivos, zapatos y adornos navideños no tienen cabida en un espacio de oficina transformado. Tampoco tiene cabida esa mentalidad de guardarlo todo que suele existir con la información. Pero, ¿cómo deshacerse de décadas de archivos en papel? ¿Cómo se convence a sus propietarios para que renuncien a ellos y cambien sus malos hábitos de gestión de la información? ¿Qué hacer con todos los activos físicos que no quieres y no puedes llevarte a tu nuevo espacio? ¿Cómo se puede conseguir una forma de trabajo más digital?

PONERSE AL DÍA CON EL CENTRO DE TRABAJO DIGITAL

Aunque el objetivo principal de un proyecto de transformación del centro de trabajo suele ser la modernización de un espacio físico, también puede servir como desencadenante para digitalizar procesos de información obsoletos y con mucho papel. Con una iniciativa global para trabajar de forma más digital, este banco comercial vio la oportunidad de incorporar la digitalización a su último proyecto de transformación. El Director de Servicios Corporativos de este banco comercial afirmó: “El espacio de trabajo digital fue lo primero. Sabíamos que teníamos que adoptarlo y nuestra tecnología estaba preparada para ello, pero teníamos que averiguar cómo llegar hasta allí”.

La oficina de este banco comercial ocupaba tres plantas con un total de 8.918 metros cuadrados. Tenían que hacer frente al exceso de activos físicos de información con el objetivo de reducir la oficina de tres plantas a una y media, eliminando la mitad de su espacio de trabajo. Recortar tantos metros cuadrados no es una tarea fácil, y el problema del espacio se complicó aún más al haber ocupado esas mismas tres plantas durante muchos años. Había décadas de archivos que revisar, pero muchos de ellos ya no tenían dueño.

En cuanto a los expedientes huérfanos, tenían casos de al menos 70 cajones de expedientes sin dueño. El banco tenía que identificar a un propietario y conseguir que éste dijera lo que tenían que hacer con ellos. Ese proceso era complicado, sobre todo si se había cerrado una división o el negocio ya no era viable”.