Tabla de plazos de conservación de documentos en la gestión documental de la empresa

Para una correcta gestión documental, las organizaciones deben garantizar que la tabla de plazos de conservación de documentos se mantiene actualizada, refleja adecuadamente el almacenamiento de archivos y está implementada de manera consistente en toda la empresa.

Dentro de la gestión documental, la tabla de plazos de conservación de documentos es posiblemente la herramienta de gestión documental más importante para lograr consistencia, reducir riesgos y cumplir con las diferentes normativas. Para una correcta gestión documental, las organizaciones deben garantizar que la tabla de plazos de conservación de documentos refleja adecuadamente el almacenamiento de archivos, está implementada de manera consistente en toda la empresa y se mantiene actualizada.

¿Qué es una tabla de plazos de conservación de documentos?

También conocida como tabla de series de archivo o calendario de custodia de archivos, es esencialmente un listado de todos los documentos de una organización que se suele estructurar según su función (como puede ser la jurídica, la financiera, la de recursos humanos, etc.). Este documento de política empresarial define los requisitos legales, operacionales y normativos de mantenimiento de archivos de una organización. Se debe percibir como la piedra angular de todo programa de gestión documental implementado con éxito, porque establece la manera en que cada tipo documental se debe gestionar durante su ciclo de vida y lo que se debe hacer con el mismo una vez ha terminado su período de conservación. La tabla de plazos de conservación de documentos se puede aplicar a todos los documentos, independientemente del formato o medio, convirtiéndola así en una herramienta fundamental para lograr consistencia en la gestión documental de toda la empresa.

Cosas que tener en cuenta

Tanto en el caso de la creación de una nueva tabla de plazos de conservación de documentos como si se trata de la actualización de una ya existente, es importante que los profesionales de la gestión documental y la gestión de archivos garanticen que los diversos departamentos con los que trabajan entiendan perfectamente el alcance de la iniciativa; de este modo, no se subestima ningún elemento. Una vez que la tabla de plazos de conservación de documentos se ha creado e implementado, se debe revisar frecuentemente para que se puedan realizar las actualizaciones convenientes; además, se debe implantar un proceso operacional permanente para añadir nuevos elementos a la misma. Los empleados deben conocer la política de gestión documental de la empresa para garantizar que la tabla de plazos de conservación de documentos está siempre actualizada.

Los profesionales de la gestión documental y la gestión de archivos de una organización y otras partes interesadas necesitan garantizar que la tabla de plazos de conservación de documentos se está implementando de manera consistente en toda la empresa. Muchas organizaciones han experimentado inconsistencias durante la implementación de su tabla de plazos de conservación de documentos porque no se dio suficiente importancia al seguimiento de las mejores prácticas de la gestión documental y gestión de archivos para integrar reglas de mantenimiento en los sistemas de gestión documental nuevos y existentes. En una situación como esta, es importante contar con el apoyo de los altos directivos encargados de la gestión y tener una iniciativa de gestión de cambio paralela para facilitar la adopción por parte de los usuarios.

Para cualquier organización, disponer de una política de custodia de archivos que no se siga es peor que no tener ninguna política de gestión documental, porque puede conllevar mayores riesgos consecuencia de posibles incumplimientos. Puede que los recursos internos no sean suficientes para lograr la implementación consistente de la tabla de plazos de conservación de documentos para todos los tipos de archivo de una organización. Las organizaciones se pueden asociar con asesores y proveedores para diseñar una solución personalizada que incrementará la consistencia, mejorará el cumplimiento de la normativa y reducirá riesgos.

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