Almacenamiento local de documentación

¿Para qué sirve la gestión documental?

Todas las organizaciones generan documentación y en muchos casos, sobre todo en el sector público, esta documentación es una parte importante de la organización. El cumplimiento normativo también hace que la gestión documental sea una obligación ineludible, especialmente en grandes organizaciones que manejan enormes volúmenes de documentación.

¿Qué es la gestión local de documentación?

Para organizaciones que generan grandes volúmenes de documentación, enviar los documentos a un centro externo para su archivo o gestión es solo una parte de lo que necesitan para contar con una buena gestión documental. Los documentos se tienen que clasificar, revisar y registrar cuidadosamente antes de enviarlos a un almacén externo o interno. Estas tareas deben ser realizadas por personal que conozca con detalle las necesidades de gestión documental de la organización. Cada documento debe tener asociada una ruta de verificación que indique “quién y cuándo lo tocó”, las medidas adoptadas para controlar y administrar el acceso a documentos tienen que estar documentadas, y debe ser fácil recuperar la información siempre que sea necesario. En un momento en que las organizaciones se ven obligadas a hacer más con menos, contar con personal especializado en gestión documental resulta cada vez más difícil. Trabajar con un proveedor experto puede facilitar (e incluso optimizar) la gestión local de tu documentación, ya que te permite tener bajo control tus documentos y sacar el máximo partido a su almacenamiento externo.