Aviso de Privacidad

Empresas de Iron Mountain como responsables del tratamiento de datos

Iron Mountain Information Management, LLC en Estados Unidos y sus filiales (en lo sucesivo, «Iron Mountain» o «Nosotros») valoran su privacidad. En el presente Aviso de privacidad se explica cómo Iron Mountain recoge, utiliza y comparte información que identifica a sus clientes, clientes potenciales, proveedores, empresas colaboradoras y visitantes del sitio web (en lo sucesivo, «Datos personales») cuando Nosotros actuamos como responsable del tratamiento de datos. Un responsable del tratamiento de datos es una entidad que decide por qué y cómo se utilizan (se tratan) los Datos personales.

Pautas globales y normas locales de Iron Mountain

El presente Aviso de Privacidad establece cuatro pautas globales en materia de privacidad.

Aparte de las pautas globales de Iron Mountain, respetamos todas las leyes locales de privacidad aplicables y pertinentes. Por ello, dependiendo de la región en la que se encuentre nuestro negocio, cumplimos, entre otros, con el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (General Data Protection Regulation, EU GDPR) y las leyes de protección de datos aplicables en los países del Espacio Económico Europeo (European Economic Area, EEA) en los que operamos; el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (General Data Protection Regulation, UK GDPR) y la Ley británica de Protección de Datos (Data Protection Act) de 2018; la Ley de Privacidad del Consumidor de California (California Consumer Privacy Act, CCPA) de 2018; la Ley General brasileña de Protección de Datos (Brazil General Data Protection Law, LGPD) de 2020; la Ley china de Protección de Información Personal (Personal Information Protection Law, PIPL) de 2021; y la Ley singapurense de Protección de Datos Personales (Personal Data Protection Act) de 2012.

Complementos por país y Avisos de privacidad locales

Determinadas filiales de Iron Mountain pueden estar obligadas a cumplir leyes locales de protección de datos que exigen la comunicación de las declaraciones de privacidad concretas de sus propios países (que normalmente le facilita nuestra filial local de Iron Mountain en el momento de la recogida de Datos personales). Puede acceder a los complementos específicos por país aquí:

• CCPA/California Consumer Privacy Act
• China

Para ver la versión en otros idiomas del presente Aviso de privacidad, visite los sitios web del país en cuestión. Por ejemplo, la versión alemana de este documento está disponible en nuestros sitios web en alemán.

Fundamentos jurídicos del tratamiento

Desarrollamos nuestra actividad teniendo en cuenta la privacidad y la protección de datos. Nos aseguramos de que el tratamiento tenga una base jurídica y que cumpla con la legislación aplicable en materia de privacidad. En la mayoría de casos, recogemos y utilizamos sus Datos personales basándonos en los siguientes fundamentos jurídicos:

• Ejecución del contrato: cuando el tratamiento es necesario para suscribir y ejecutar contratos con nuestros clientes, proveedores, colaboradores de negocio u otras partes interesadas.
• Consentimiento: cuando hemos obtenido su consentimiento al tratamiento de sus Datos personales (p. ej., para enviarle comunicaciones de marketing acerca de nuestros productos o servicios o para rastrear sus actividades en nuestros sitios web mediante cookies para mejorar su experiencia de usuario).
• Interés legítimo: cuando deseamos cumplir nuestros fines legítimos de negocio (p. ej., para mostrar contenido en el sitio web que sea relevante para su ubicación geográfica o para personalizar de otro modo). Nos basamos en el interés legítimo únicamente si es proporcionado y garantiza el buen equilibrio entre nuestros objetivos de negocio y sus derechos de privacidad.
• Cumplimiento de la legislación aplicable: cuando el tratamiento es necesario para cumplir con nuestras pertinentes obligaciones normativas o legales (p. ej., cuando Nosotros debemos compartir Datos personales con las autoridades públicas y fiscales).

Recogida y uso de datos personales

Dependiendo de su relación con Iron Mountain y conforme a las leyes y reglamentos aplicables, podemos recoger y utilizar sus Datos personales del siguiente modo:

• Datos de contacto comercial (clientes, clientes potenciales, proveedores): información de contacto comercial (p. ej., contacto comercial, dirección profesional, número de teléfono); datos personales de los representantes de clientes y proveedores (p. ej., nombre, datos de contacto); datos estructurados (p. ej., datos protegidos); información técnica (p. ej., portal de clientes, ID y contraseñas de usuario, credenciales de acceso). Todo ello tratado con los siguientes fines principales: negociación y ejecución de contratos, cumplimiento de la normativa, desarrollo y relaciones comerciales, gestión de reclamaciones, administración, contabilidad, mejora de nuestros servicios y prestación de los mismos a los clientes.
• Datos personales para auditorías, investigaciones y diligencia debida (clientes, proveedores): nombre, datos de contacto (p. ej., dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico), cargo/función, número de identificación fiscal, información de cuenta bancaria, así como otra información relacionada con la relación con el proveedor o cliente. Todo ello tratado con los siguientes fines principales: auditoría, investigación, seguridad operativa, cumplimiento normativo, investigación de diligencia debida, gestión de reclamaciones y propósitos de litigios.
• Recogida en línea de Datos personales (visitantes del sitio web): información recogida a través de los sitios web de Iron Mountain, por ejemplo, datos de contacto, credenciales de inicio de sesión, comentarios en línea y opiniones de foros y encuestas en línea, etc. Todo ello tratado con los siguientes fines principales: permitir el uso eficiente de nuestros sitios web, optimizar la funcionalidad de tales sitios web, interactuar con clientes actuales/potenciales y proveedores en foros en línea, realizar encuestas y evaluar la satisfacción del cliente.
• Datos personales de menores: nos preocupa la seguridad de los menores cuando utilizan Internet y jamás recogeremos conscientemente Datos personales de menores (menores de 16 años o cualquier otra edad definida por la legislación aplicable).
• Marketing directo (clientes, clientes potenciales): podremos utilizar sus datos de contacto comercial (p. ej., correo electrónico) para proporcionarle información acerca de nuestros productos y servicios que creamos puedan ser de su interés. Con este fin, Nosotros también podremos crear un perfil personal que contenga información comercial sobre la empresa para la que trabaja o las interacciones entre nosotros con el objetivo de poder ofrecerles a usted y a la empresa para la que trabaja información pertinente y ofertas adecuadas para sus servicios y productos, y para mejorar nuestra comunicación personal con usted. Iron Mountain solo le enviará tales comunicaciones (p. ej., por correo electrónico o mediante llamada telefónica) si previamente nos da su consentimiento para recibirlas (en lo sucesivo, el «consentimiento explícito») o según esté permitido hasta que haya rechazado expresamente recibir dichas comunicaciones. Retirada del consentimiento o rechazo expreso de las comunicaciones de marketing: Si recibe comunicaciones de marketing, pero desearía dejar de hacerlo, puede retirar su consentimiento o rechazarlas expresamente en cualquier momento aquí.

Recogida de Datos personales basada en tecnología (visitantes del sitio web): Los sitios web de Iron Mountain utilizan varias cookies y tecnologías similares. Una cookie es un pequeño archivo de texto que se ha instalado en su dispositivo por un sitio web que visita. Estos archivos permiten a los sitios web de Iron Mountain mejorar la experiencia de usuario ofreciendo contenido adaptado a los intereses de los usuarios y permitiendo otras características. Dispone de una variedad de herramientas para controlar los datos recogidos por cookies y tecnologías similares. Cuando es necesario, Iron Mountain utiliza cookies solamente con su consentimiento. Por ejemplo, las cookies que le proporcionan contenido personalizado. Los sitios web de Iron Mountain le permiten controlar algunas cookies a través de sus banners de cookies o ajustes de navegador.

Nosotros recogemos Datos personales de las siguientes fuentes:

• clientes y clientes potenciales (personas jurídicas y físicas)
• representantes y apoderados de los clientes (p. ej., personas físicas en representación de la empresa con el fin de gestionar el contrato)
• visitantes de los sitios web de Iron Mountain
• terceros (proveedores de Iron Mountain)
• empresas y filiales de Iron Mountain
• autoridades públicas encargadas de hacer cumplir la ley, incluidas las autoridades fiscales, los tribunales, las autoridades administrativas, etc.
• fuentes de acceso público (redes sociales profesionales; registros oficiales, etc.), en la medida en que lo permitan la legislación y la normativa aplicables.

Recogida de Datos personales como encargado del tratamiento de datos

Recogemos Datos personales de nuestros clientes como encargado del tratamiento de datos sin revisar el contenido ni el origen de dichos Datos personales. Podemos recoger, almacenar y tratar dichos Datos personales únicamente en nombre de nuestros clientes y bajo su dirección. Los clientes nuestros que utilizan nuestros servicios de esta forma son los responsables del tratamiento de datos, y los responsables de obtener los consentimientos y permisos y de facilitar el aviso de privacidad requerido para la recogida y el uso de dicha información.

Podemos compartir sus Datos personales internamente (dentro del grupo de empresas Iron Mountain) y externamente (con terceros como los proveedores, asesores y colaboradores de negocio de Iron Mountain). De conformidad con las leyes y reglamentos aplicables, podemos compartir o comunicar sus Datos personales de la forma explicada en este apartado.

Uso compartido interno: Iron Mountain tiene su sede central en Boston, Massachusetts (Estados Unidos), pero opera en todo el mundo. Por ello, para lograr nuestros objetivos comerciales (con la privacidad en mente), podemos compartir sus Datos personales con otras filiales de Iron Mountain en virtud del presente Aviso y de la forma descrita en el mismo.

Uso compartido externo: también podemos compartir sus Datos personales con terceros, incluidos:

• Proveedores de Iron Mountain: prestar servicios a Iron Mountain puede requerir el tratamiento de sus Datos personales (p. ej., proporcionar la herramienta de gestión de relaciones con los clientes o asistencia informática general, distribuir materiales de marketing, etc.). En tal caso, estas entidades pueden recibir y tratar sus Datos personales solamente bajo las instrucciones de Iron Mountain y con el fin de realizar servicios para nosotros.
• Otros terceros con fines de compraventa, fusión o traspaso de un negocio o división: aquí también se incluyen los fines de investigación de diligencia debida que también puedan requerir la comunicación de Datos personales a los asesores o auditores financieros de Iron Mountain.
• Autoridades públicas: Nosotros también podemos tener la obligación legal de comunicar sus Datos personales, incluso sin su permiso. Los fines de dicha comunicación son, entre otros: (a) atender solicitudes legales de autoridades públicas, reguladoras y policiales y (b) proteger los derechos y propiedades de Iron Mountain.

Pautas de Iron Mountain para el uso compartido de datos

Nosotros no compartiremos sus Datos personales con terceros sin su consentimiento, salvo para: (a) cumplir un fin comercial legítimo de Iron Mountain (p. ej., utilizar un servicio suministrado por un proveedor); (b) responder a solicitudes debidamente autorizadas de autoridades públicas; (c) cumplir las leyes y los reglamentos aplicables; (d) hacer cumplir/proteger los derechos y propiedades de Iron Mountain; o (e) proteger los derechos de nuestros empleados y otras personas que utilicen la propiedad de Iron Mountain cuando esté permitido y en cada caso de conformidad con la legislación aplicable. Ni vendemos ni venderemos sus datos personales.

Sus Datos personales pueden ser transferidos a otras empresas o filiales de Iron Mountain y a terceros en todo el mundo, o accedidos por estas. Los destinatarios pueden estar en países que no proporcionen un nivel de protección adecuado para sus Datos personales desde la perspectiva del país de origen.

Nos aseguramos de que los Datos personales sujetos a transferencia cuenten con la protección adecuada requerida por las leyes de protección de datos aplicables del país de origen. Al transferir sus Datos personales, normalmente nos basamos en uno o varios de los siguientes elementos:

• Cláusulas contractuales tipo (Standard Contractual Clauses, «SCC») para transferencias internacionales de Datos personales, según sea aplicable y pertinente (p. ej., transferencia de Datos personales de la UE/Reino Unido/Suiza a países tales como Estados Unidos y la India. Si desea recibir más información acerca de las garantías adecuadas o un ejemplar de las SCC para revisarlas, póngase en contacto con nosotros escribiendo a global.privacy@ironmountain.com.
• Cuando la legislación aplicable así lo exija, le solicitaremos su consentimiento a la transferencia de sus Datos personales.
• Iron Mountain ha firmado un acuerdo interempresarial sobre la transferencia y el tratamiento de Datos Personales dentro de su grupo empresarial para permitir la transferencia interna de Datos personales.
• Iron Mountain se adhiere a los principios de los marcos del Privacy Shield entre UE-EE. UU. y Suiza-EE. UU., aunque de acuerdo con la legislación de la UE, Iron Mountain ya no se basa en el marco del Escudo de Privacidad entre UE-EE. UU. como base jurídica para las transferencias de datos personales.

Conservaremos sus datos Personales durante el tiempo que sea razonablemente necesario para los fines por los cuales se recogieron, como se explica en el presente Aviso. En algunas circunstancias, podemos retener sus Datos personales durante periodos más largos; por ejemplo, cuando estemos obligados a ello por requisitos legales, normativos, fiscales o contables. En circunstancias concretas, podemos retener sus Datos personales durante periodos más largos para poder tener un registro preciso de sus relaciones con nosotros en caso de cualquier queja o impugnación, o si creemos razonablemente que existe una perspectiva de litigio en relación con sus Datos personales o sus relaciones.

Cuando hayamos obtenido sus Datos personales con el fin de proporcionarle información de marketing de nuestros productos y servicios, los conservaremos mientras no cambie de opinión para recibir dicha información o, si así lo exige la ley, se eliminarán antes si no muestra ningún interés en nuestros productos y servicios tras nuestras comunicaciones (es decir, si está inactivo) con el fin de evitar futuros contactos con usted con fines de marketing. Mantenemos un aviso de retención de datos que aplicamos a los registros a nuestro cargo. Cuando sus Datos personales ya no sean necesarios, los eliminaremos borrando los archivos electrónicos y triturando los documentos físicos, o los anonimizaremos de forma que ya no podamos identificarle. Iron Mountain cuenta con políticas internas específicas que nos permiten cumplir con las normas de retención.

Nosotros siempre protegemos sus Datos personales siguiendo las normas de seguridad más estrictas. Para garantizar la protección de sus Datos personales frente a pérdidas o usos, comunicaciones o accesos no autorizados, siempre aplicamos las medidas técnicas, organizativas y administrativas adecuadas. Algunas de las medidas que tomamos son: imponer requisitos de confidencialidad a los miembros de nuestro personal y a los proveedores de servicios; destruir o anonimizar permanentemente los Datos personales si ya no son necesarios para los fines para los que se recogieron. Siempre comprobamos las normas estándar actuales del mercado (por ejemplo, las normas de la Organización Internacional de Normalización (International Organization for Standardization, ISO)) y nos mantenemos al día con las medidas de seguridad más nuevas y adecuadas al riesgo relacionado con la protección de sus Datos personales.

Respetamos sus derechos como interesado/consumidor y, en la medida prevista por las leyes de privacidad aplicables, puede ejercer sus derechos para:

1. acceder y obtener una copia de sus Datos personales – Tenga en cuenta que puede que necesitemos comprobar su identidad primero para evitar la comunicación a cualquier persona no autorizada y también respetar el derecho a la privacidad de otros individuos cuando le proporcionemos acceso o copia de sus Datos personales;
2. rectificar o suprimir sus Datos personales – si los datos son incorrectos o están incompletos;
3. limitar el tratamiento de sus Datos personales – p. ej., cuando cuestione la precisión del tratamiento, limitamos el tratamiento solamente hasta que se verifique su solicitud;
4. eliminar o anonimizar sus Datos personales (en virtud del «derecho al olvido» del RGPD), a menos que haya excepciones (p. ej., cuando la ley nos permita dicho tratamiento);
5. garantizar la llamada «portabilidad de los datos» – Previa solicitud suya, Iron Mountain puede «transferir» sus Datos personales a otra organización/empresa si el tratamiento se basa en su consentimiento o la ejecución de un contrato;
6. oponerse al tratamiento de sus Datos personales – P. ej., cuando tratamos sus Datos personales según nuestro interés legítimo o con fines de marketing directo y el tratamiento se realiza por medios automáticos;
7. obtener un ejemplar de las garantías que se aplican a sus Datos personales para las transferencias fuera de su propia jurisdicción – P. ej., el ejemplar de las SSC;
8. presentar una reclamación ante su autoridad de control local: la Autoridad de protección de datos; p. ej., la Oficina del Comisionado de la Información (Information Commissioner's Office, ICO) en el Reino Unido;
9. retirar su consentimiento al tratamiento de sus Datos personales (sin embargo, no afecta a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento antes de su retirada).

Sujeto a consideraciones legales y otras consideraciones permisibles, haremos todos los esfuerzos razonables para responder a su solicitud tan pronto como sea posible (en cualquier caso, dentro del plazo requerido por la ley) o le informaremos si necesitamos más información para cumplir con su solicitud. En algunos casos, su capacidad para acceder o controlar sus Datos personales estará limitada, según lo exija o permita la legislación aplicable. Podemos pedirle información adicional para verificar su identidad y por motivos de seguridad, antes de comunicarle los Datos personales solicitados. También nos reservamos el derecho a cobrar una tasa cuando lo permita la ley, por ejemplo si su solicitud es manifiestamente infundada o excesiva.

Si tiene alguna duda, reclamación o pregunta sobre la privacidad para Iron Mountain, póngase en contacto con nosotros:

Privacidad y Cumplimiento Globales
Responsable de Privacidad Global
Delegado de protección de datos del Grupo para EEE/Reino Unido
global.privacy@ironmountain.com

Encontrará tanto el nombre de nuestra filial local como los datos de contacto aquí (para las entidades de Crozier, aquí) seleccionando la región y el país. Intentaremos garantizar que su reclamación se resuelva de forma oportuna y adecuada y trataremos sus peticiones y reclamaciones de forma confidencial. Nuestro representante se pondrá en contacto con usted en un plazo razonable tras la recepción de su reclamación observando si existen normas locales que indiquen un plazo para resolver su solicitud.

Publicaremos una versión revisada del presente Aviso de privacidad en cualquier momento en que lo actualicemos con la fecha de revisión establecida en el documento. El enlace del aviso/política de privacidad de cada sitio web de Iron Mountain le dirigirá fácilmente a la versión más reciente del presente Aviso de privacidad.