Szabályozás és optimalizálás, az érme két oldala
Blogok és cikkek
Egy új, hatékony és biztonságos iratkezelési rendszer kialakítása mögött számos tényező állhat. Mégis a legtöbb esetben a jogszabályi megfelelés miatt döntenek a cégek úgy, hogy komolyabban is elkezdenek foglalkozni ezzel a kérdéssel. Ennek az oka az, hogy ha nem felelnek meg a vonatkozó jogszabályoknak, komoly következményekkel nézhetnek szembe, mint például a súlyos pénzügyi bírság, vagy a tanúsítványok visszavonása.
Miért foglalkoznak a cégek az iratkezelés kérdésével?
Egy új, hatékony és biztonságos iratkezelési rendszer kialakítása mögött számos tényező állhat. Mégis a legtöbb esetben a jogszabályi megfelelés miatt döntenek a cégek úgy, hogy komolyabban is elkezdenek foglalkozni ezzel a kérdéssel. Ennek az oka az, hogy ha nem felelnek meg a vonatkozó jogszabályoknak, komoly következményekkel nézhetnek szembe, mint például a súlyos pénzügyi bírság, vagy a tanúsítványok visszavonása.
Ugyan alapvetően meghatározó tényező, nem szabad kizárólag a jogi megfelelésre koncentrálni! Amennyiben így teszünk, elhanyagolhatjuk az érme másik, egyenlően kulcsfontosságú oldalát, azaz a munkafolyamatok optimalizálását és automatizálását, amelyek számos üzleti előnyt vonzanak magukkal.
Miért fontos a megfelelés és az optimalizálás egyenrangú kezelése?
A jogszabályi megfelelés és az optimalizálás átfogó, együttes szem előtt tartása segít az iratkezelési költségvetés kialakításában és megszerzésében, ami létfontosságú lehet az üzletfolytonosság szempontjából. Az optimalizálás figyelembevételével azt is elkerülhetjük, hogy a biztonsági előírásoknak való megfelelés bármilyen mértékben is korlátozza az üzleti hatékonyságunkat.
A hatékony iratkezelési rendszerek működtetéséheez tehát elengedhetetlen mind a jogi, mind az optimalizációs keretrendszereknek is eleget tenni.
Hogyan lehet hatékonyan és biztonságosan optimalizálni az iratkezelési folyamatokat?
Az iratkezelési folyamatok optimalizálásának és automatizálásának több módja is van. 100%-ban a vállalat egyedi igényeihez, nehézségeihez és fejlődési pályájához mérten alakítható. Van azonban 3 alapvető tényezőt, mely minden egyes iratkezelés optimalizálási projektben közös:
RészletekA fizikai és digitális iratkezelés rendezése
Egy-egy cég minden évben számtalan dokumentumot hoz létre. Ezeket az iratokat szükségszerű, hogy megfelelően tároljuk, mozgassuk, módosítsuk, archiváljuk és semmisítsük meg, biztosítva azok adatbiztonsági szempontjait, valamint környezeti hatásokat figyelembe vevő kezelését, az olvashatóság megőrzését. Mind a papíralapú, mind a digitális folyamatainkat logikusan, következetesen, hibrid dokumentumkezelés alkalmazásával tudjuk a leghatékonyabban véghez vinni. A hibrid dokumentumkezelés előnye, hogy nem korlátozódik csupán a fizikai vagy a digitális iratok menedzsmentjére. Egyszerre foglalkozik mind a kettővel, miközben egységes és biztonságos megoldást nyújt az összes, cégen belül forgó dokumentum életciklusának kezelésére. Ahhoz, hogy az iratkezelés megfelelően működjön a cégen belül, fontos, hogy az iratok mind a két típusát kezelés alá vonjuk.
A folyamatok elhatárolása
Bár kéz a kézben járnak, mégis roppant fontos, hogy megfelelően elkülönítsük a fizikai és a digitális folyamatainkat. Erre azért van szükség, hogy az egymástól elkülönülő, de azonos logikán alapuló folyamatok nyomon követhetőek maradjanak, ezáltal is növelve a hatékonyságunkat. A folyamatok elhatárolása egyértelművé teszi, mettől meddig tartanak a papíalapú és a digitális iratkezelés határai, mégis a hasonló logikára építkező digitális és fizikális folyamatok nem nehezítik meg az azokat kezelők dolgát.
Az üzletmenet-folytonosság fenntartása miatt tudnunk kell, hogy az iratok életciklusának egyes stádiumai hol kezdődnek és hol érnek véget, illetve azt is, hogy az iratok hol, mikor, és milyen formátumban érhetőek el. Felelősöket is ki kell jelölnünk, hogy mindenki tisztában legyen feladat és felelősségi köreivel, valamint a folyamatok keretrendszerével.
Hatékony üzleti folyamatok építése
Iratkezelési stratégiánkat, bevezetésre kerülő rendszereinket úgy kell kialakítsuk, hogy azok észszerűen, valódi üzleti eredményt produkálva működjenek. Kizárólag ebben az esetben élvezhetjük az iratkezelés valós előnyeit, melyek messze túlmutatnak a releváns jogszabályoknak való megfelelésen.
Ilyen eredmény például a szükséges erőforrások csökkentése, a kollégáink tehermentesítése, a folyamatok automatizálása, és a hatékonyságnövelés. Ezek által nem csak időt spórolunk meg, hanem a teljes üzletmenet javul, ezáltal az ügyfélelégedettség is nagyban növelhető. Arról nem is beszélve, hogy az optimalizálás és az automatizálás hatására csökken az emberi hibák valószínűsége, és megszűnnek a gazdátlan feladatok, felelősségek.
Hogyan lehet segítségedre ebben az Iron Mountain?
- Az Iron Mountain Hitelesített Iratkezelési Csomagja magában foglalja az állapotfelmérést és az optimalizálási stratégia kidolgozását.
- Külső iratkezelésben és digitális transzformációban is számíthatsz ránk, ugyanis professzionális iratkezelési, tárolási és adatvédelmi szolgáltatásokat is kínálunk.
- Biztonságos, átfogó keretrendszert biztosítunk az iratkezelési rendszereidnek, amit szakavatott szolgáltatásokkal is támogatunk.
- Nem csak tanácsadást nyújtunk az aktuális iratkezelési státuszod felméréséhez és a keretrendszer kialakításához, hanem létre is hozzuk azt, a megfelelő szolgáltatásokat alkalmazva.
- Ilyen eszköz a kezünkben a hibrid dokumentumkezelés, mely tartalmazza az off-site archiválást és hitelesített megsemmisítést, valamint a folyamat-automatizációt is.
Habár egyre nagyobb mértékben fejlődnek a felhőalapú szolgáltatások, nem feledkezhetünk meg a jelenről sem!
A papír alapú folyamatok száma fokozatosan csökken, azonban még koránt sem köszönhetünk el a papíralapú munkavégzéstől. A digitális transzformáció egyre hangsúlyosabbá válik a cégek életében, viszont sokan nem tudják, hogyan is kezdjenek neki a folyamatnak, főleg, mivel olyan, hibrid megoldásokat kell kialakítani, amelyek nem csak a jelent segítik, hanem a jövő növekedési potenciálját is biztosítják.
Hogyan biztosítja cégünk a biztonságos tárolást és hozzáférhetőséget?
Az Iron Mountain dokumentum- és adatkezelési szolgáltatásai között megtalálod a megsemmisítést, adat és irattári szolgáltatásokat, dokumentum és adathordozó tárolást, beleértve a kiemelt fontosságú eszközök és adathordozók tárolását, megőrzését. A kritikus fontosságú adathordozókat és mentéseket igény szerint, szigorúan elzárt, NO2 tűzvédelemmel és CCTV kamera védelemmel ellátott, temperált páncélterembe helyezzük el.
Velünk biztos lehetsz abban, hogy irataid a megfelelő körülmények között, az összes vonatkozó jogszabálynak megfelelően, valamint a lehető legkorszerűbb optimalizálási eszközökkel kerülnek kezelésre és tárolásra.
Cégünk több mint 70 év tapasztalattal rendelkezik és hat kontinensen, valamint több mint 50 országban biztosítja csúcskategóriás, piacvezető iratkezelési szolgáltatásait. Alkalmazkodva napjaink állandó változásaihoz, progresszív, hibrid szemléletmódot képviselünk az iratkezelésben. Nemzetközileg egységesített és elismert praktikákat alkalmazunk, amelyek már több, mint 225.000 partnerünk esetében bizonyítottak globálisan.
Kapcsolódó szolgáltatások
Iratkezelés és logisztika
Professzionális dokumentumkezelés A-tól Z-ig. Fedezze fel teljes körű iratkezelési és irattározási szolgáltatásunk.
Irattárolás külső helyszínen
Praktikus tanácsok és átfogó adatkezelés külső helyszínen olyan vállalkozásoknak, amelyek az előírásoknak megfelelő, biztonságos tárolási és felügyeleti megoldásokat szeretnének. Magas védelmi szinttel ellátott, az előírásoknak megfelelő létesítményekben helyezzük védelem alá az iratait.
Elevate the power of your work
Kérj INGYENES konzultációt még ma!
Kapcsolódó tartalmak
További tartalmakTovábbi tartalmak
