Iron Mountain Elektronikus szkennelési szolgáltatás

A világ a digitális információs környezet felé halad, azonban a papíralapú nyilvántartások továbbra is fontos részét képezik az információs munkafolyamatoknak és archívumoknak. Folyamatosan gondoskodik az iratok biztonságos tárolásáról, azonban néha ki kell őket kérni a bennük tárolt információk áttekintéséhez.

Az Iron Mountain kényelmes lehetőségeket kínál a irattárunkban tárolt iratok kikéréséhez. Először is, természetesen fizikailag is kézbesítjük önnek a kívánt iratot, amennyiben a tényleges papíralapú dokumentumra van szüksége. Azonban létezik egy másik lehetőség is, amely gyakran praktikusabb: az elektronikus kézbesítés az IOD (Image on Demand) szolgáltatásunk keretében. Ahelyett, hogy fizikálisan kiszállítanánk, inkább kikeressük az iratot, beszkenneljük a kért dokumentumokat a tárolóhelyen, és biztonságos hozzáférést biztosítunk önnek a szkennelt dokumentumhoz az interneten keresztül. Ezzel a fizikai kiszállításhoz képest időt takarít meg, ráadásul egy környezettudatosabb megoldást is választ, mivel nincs szükség teherautóra vagy furgonra a fizikai dokumentumok szállításához. 

A szkennelés után a dokumentumokat visszaküldjük a tárolóhelyre, vagy az ön által kért módon gondoskodunk róluk. Ezenkívül, mivel a szkennelt dokumentumok elektronikus formában is rendelkezésre állnak, könnyen megoszthatja őket másokkal, illetve elektronikusan iktathatóvá, rendszerezhetővé, és kereshetővé válnak, valamint azonnal elérhetők lesznek, amikor valakinek legközelebb szüksége lesz az adott iratra. Elektronikus kézbesítés – a gyorsabb, környezettudatosabb megoldás.

Mi lenne, ha…

• A szükséges információk gyorsan elérhetők lennének digitális formában?
• Gyorsan, egyszerűen és környezetbarát módon kikérhetné a külső helyszínen tárolt papíralapú iratokat?
• Könnyedén tárolhatna, kikereshetne és megoszthatna olyan dokumentumokat, amelyek jelenleg csak papíralapú formátumban léteznek?

A folyamat azzal kezdődik, hogy a kívánt papíralapú dokumentumok vagy filmrekordok beolvasását kéri az Iron Mountain Connect™ vagy az Iron Mountain ReQuest™ webes ügyfélközpontjainkon keresztül. Miután elküldte a megrendelést, az Iron Mountain csapata kikéri, majd előkészíti az iratokat.

Az előkészítés olyan tevékenységeket foglal magában, mint például a tűző- és gemkapcsok eltávolítását, az oldalak kiigazítását, valamint a sérült dokumentumok javítását. Ezt követően a dokumentumokat a szakképzett képalkotási csapatunk beolvassa. Azonnal értesítést küldünk, amint az iratok készen állnak, és biztonságosan hozzáférhet az dokumentumokhoz, illetve szükség szerint letöltheti őket. Az eredeti papír dokumentumokat ezután visszaszállítjuk a tárhelyre, amennyiben a későbbiekben szüksége lesz még rájuk.

Az elektronikus kézbesítési szolgáltatás a következő előnyökkel jár:

• Könnyedén elküldheti a tárolt dokumentumai elektronikus szállítási megrendeléseit.
• Gyorsan hozzáférhet a dokumentumaihoz.
• Hatékonyabbá teheti az információ megosztást azokkal, akiknek szükségük van az adatokra, és egyúttal gondoskodhat az információbiztonságról és az adatvédelemről is.
• Hatékonyan, gyorsan hozzáférhet a szükséges információkhoz digitális formában.
• A kevesebb teherautós szállításnak köszönhetően csökkentheti a szén-dioxid-kibocsátását.