Iron Mountain Smart Sort

Útmutatók

Az Iron Mountain Smart Sort támogatja és gyorsítja a régebbi dokumentumokkal kapcsolatos döntéshozatali folyamatokat , elősegítve az s hatékonyabb iratkezelést.

2020. október 9.6 perc
Iron Mountain Smart Sort

Érd el információ irányítási és üzleti céljaid

Neked való a Smart Sort?

  • nagy volumenű irattárat örököltél?
  • problémát jelent a dokumentumok megtalálása?
  • Irattárat költöztetnél, azonban először meg akarod semmisíteni, amire már nincsen szükséged?
  • meg kell semmisítened a dokumentumokat, de jelentős időbefektetés nélkül nem tudod biztosan elkülöníteni a megfelelő fájlokat?
  • papírmentessé válnál, de nehezen tudsz dönteni arról, hogy mely iratokat digitalizáld?
  • egyesülés, felvásárlás vagy tulajdonosváltás miatt kell szétválogatni a dokumentumokat?

Ha a fenti kérdések bármelyikére igennel válaszoltál, érdeklődj itt az Iron Mountain Smart Sort szolgáltatás részleteiről.


A kihívás

Annak érdekében, hogy megalapozott döntéseket hozhass dokumentumaid selejtezésről, elengedhetetlen az irattárad rendszerezése. Sajnos ez nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik.


Mitől olyan bonyolult az iratok rendszerezése?

  • Az irattár integritásának/átláthatóságának hiánya: Amennyiben a kulcsfontosságú metaadatok nem kerülnek rögzítésre és listázásra az információ teljes életciklusa során, ezek keresése és kezelése bonyolulttá válik, ami megnehezíti a döntéshozást arról, hogy mely iratok legyenek megsemmisítve, digitalizálva vagy rendszerezve.
  • Vegyes irattípusok és eseménydátumok összetettsége: Az egyes irattípusok eltérő kezelési követelményekkel rendelkeznek. Amennyiben az iratok nem azok osztályozása vagy az eseménydátum szerint vannak rendszerezve, lehetetlenné válik a magabiztos és biztonságos intézkedés.
  • Az irat állományok rendszerezése munkaigényes és költséges: A legtöbb cég nem rendelkezik a szükséges erőforrásokkal ahhoz, hogy az egyes fájlokat kiválogassák és megsemmisítési dátum, irattípus, egyedi azonosító vagy egyéb követelmény szerinti rendszerezzék.

Következmények

  • Felesleges Költségek: A nagy mennyiségű, fájlszintű metaadat nélküli iratok, amelyeket megsemmisítési dátumok vagy az iratok osztályozása nélkül tárolnak, befolyásolják az iratok hatékony rendszerezését.
  • Megnövekedett Kockázat: Az iratok szükségesnél hosszabb megőrzése növeli az információvesztés és a szabályszegések kockázatát. Emellett bonyolultabbá teszi a jogi, audit válaszadási és megfelelőség-kezelési folyamatokat.
  • Csökkent Produktivitás: Ahhoz, hogy megtaláld, amire szükséged van és gyorsan dönthess az iratok elrendezéséről, jól szervezett irattárra van szükség. Ha nincs hatékony folyamat a dokumentumok rendszerezésére, időt veszíthetsz, ezzel késleltetve a kritikus célok elérését.

Csapatunk az Iron Mountain irat központokból vagy saját telephelyeden is kész támogatást nyújtani, legyenek az iratok házon belül, vagy akár egy külső tárolóhelyen.


Egyszerűsítsd és gyorsítsd fel a döntéshozatalt!

Az Iron Mountain Smart Sort támogatja és gyorsítja a régebbi dokumentumokkal kapcsolatos döntéshozatali folyamatokat, elősegítve a hatékonyabb iratkezelést.

Képzett iratkezelő csapatunk az adatbázisból és az iratok selejtezési szabályzataiból származó információkkal dokumentum szinten, automatizáltan biztosítja a gyors és biztonságos döntéshozatalt. Rendszerezzük és átválogatjuk a dokumentumokat, hogy magabiztosan dönthess a selejtezésről, és gyorsan elérhesd üzleti céljaid, mint például egy tulajdonosváltás, jogi ügy vagy megsemmisítési igény hatékony kezelése.

A Smart Sort biztonságos döntéseket tesz lehetővé az iratok alábbi szempontok szerinti rendezésével és átszervezésével:

Megsemmisítési dátum

Megsemmisítési dátum

Rendszerezd irataid a megsemmisítési dátumok szerint évekre bontva, hogy magabiztosan semmisíthesd meg a papíralapú dokumentumokat, amint elérik a megőrzési időintervallum végét.
Kategória

Kategória

Az olyan kezdeményezésekhez, mint a tulajdonosváltás, elengedhetetlen az iratok rövid időn belüli szétválogatása. Típus, státusz, egyedi azonosító, vagy bármilyen más kérés alapján is átválogatjuk az irataid.
Asszociáció

Asszociáció

Amennyiben nincs szükség az irattár rendszerezésére, a Smart Sort hasznos megoldás a dokumentumszintű, manuális listázás magas költségeinek elkerülésére is, hiszen dokumentum szinten kezelheted vele a kapcsolódó metaadatokat.

Érd el információ irányítási céljaid és teljesítsd üzleti célkitűzéseid a Smart Sort segítségével

Gyors és magabiztos döntések

Az Iron Mountain a meglévő adatbázis és megőrzési ütemterv adatait felhasználva automatizálja a biztonságos döntéshozatalt.

A jövőbeli döntéshozatal megkönnyítése

A tárolt iratok a megsemmisítés esedékességének éve, irattípus, egyedi azonosító, vagy bármilyen egyéni igény szerint lesznek rendezve.

Költségek és kockázatok csökkentése

A tárolási költségek csökkentése, valamint a jogi feltárási, audit és megfelelési kockázatok csökkentése érdekében kezdeményezd az arra jogosult iratállományok azonnali megsemmisítését.

Átláthatóság

A Smart Sort projekt eredményeképpen egy pontos, naprakész lista teszi lehetővé a pontos és hatékony iratkezelést.

Költségbarát, hatékony, lényeglátó. Vedd kezedbe az irányítást az Iron Mountain Smart Sort segítségével.

A Smart Sort élesben

Kihívás

Egy magán egészségügyi szervezet csökkenteni akarta a költségeket és a kockázatot a megőrzési követelményeknek megfelelő iratok megsemmisítésével. Költségvetésükbe azonban nem fért bele egy munkaigényes, hosszútávú feltárási projekt, így jelentős nehézséget jelentett a megsemmisítendő rekordok biztonságos azonosítása. A korlátozott erőforrások miatt a szervezet biztonságos megsemmisítésre irányuló törekvése megrekedt.
Icon
Icon

Megoldás

A Smart Sort folyamat eredményeképpen az Iron Mountain csapata 48,000 kartondoboznyi iratot kérdezett le, fájl-szinten ellenőrizve a tartalmakat. Valós időben és egyetlen érintéssel szortírozták és dobozolták újra az összes aktát, a jövőbeli megsemmisítési dátum szerint és a megőrzési ütemtervnek megfelelően, valamint azonosították a megsemmisítendő iratokat.

 

Eredmények

  • Képesek voltunk 1,4 millió iratdosszié magabiztos megsemmisítésére
  • Csökkentettük a tárolási költségeket, betartottuk a megfelelési követelményeket és csökkentettük a kockázatot
  • Létrehoztunk egy eljárást a folyamatos megsemmisítésre
question

Szeretnél többet tudni?

Fordulj közvetlenül Iron Mountain ügyfélmenedzseredhez vagy töltsd ki ezt az űrlapot

további részletekért. A „Comments” szekcióba írd be a Smart Sort szavakat.

További részletek

Miért válaszd a Smart Sort megoldást?

A Smart Sort kiváló választás minden olyan folyamathoz, ahol nagy volumenű iratállomány gyors és pontos rendezésére és rendszerezésére van szükség, mint például:

  • Cégfelvásárlás
  • Tulajdonosváltás
  • Összeolvadás
  • Jogi tranzakciók
  • Hatósági kérelmek
  • Digitális transzformációs projektek
  • Létesítmények átköltöztetése/átalakítása
  • Irattárhely csökkentése

Elevate the power of your work

Kérj INGYENES konzultációt még ma!

Kezdés