Centro de Registros Digitales - Escanear documentos
Centro de Registros Digitales - Escanear documentos
Optimiza Las Operaciones Y Conecta La Información De Todos Los Silos/areas En Tu Empresa
Los líderes como tú han tratado de eliminar, o al menos reducir, la información en papel de los procesos comerciales. Pero es imposible eliminar el papel de su lugar de trabajo cuando el correo en papel sigue llegando y continúa siendo una parte central de sus procesos operativos. El acceso al correo en papel es un desafío aún mayor cuando tiene una fuerza de trabajo distribuida remotamente, en el campo y diversas oficinas, que necesita acceso seguro y oportuno al correo, independientemente de su ubicación.
La recepción de correo tradicional se basa en sistemas y procesos manuales que requieren mucha mano de obra y son propensos a errores humanos. Las organizaciones consideran reducir el tamaño y/u optimizar el espacio inmobiliario, ya que necesitan optimizar las operaciones y conectar información entre areas comerciales. Iron Mountain puede ayudar.
TRANSFORMA TU CORREO POSTAL / MESA DE PARTES
La solución Iron Mountain Digital Mailroom es una oferta de software como servicio (SaaS) que te permite mejorar la eficiencia operativa al digitalizar el correo físico para brindar acceso y recuperación seguros a sus empleados, automatizar procesos centrados en documentos y conectar tus datos entre plataformas.
- Convierte tu correo de físico a digital con una cadena de custodia auditable
- Proporciona acceso y recepción de correo en un repositorio seguro en cualquier momento y en cualquier lugar a usuarios autorizados a través de permisos basados en roles que posees y administras
- Crear oportunidades para la automatización y colaboración de procesos centrados en documentos
- Obtén información operativa e impulsa la eficiencia mediante la conexión de información entre áreas empresariales.
- Reduce gastos inmobiliarios relacionados y tu huella física
- Consolida proveedores mediante el uso de una solución integral
CÓMO FUNCIONA
La solución Iron Mountain Digital Mailroom es tan fácil de configurar como de usar.
- Después de indicarle al servicio postal que redirija tu correo o cambiar tu dirección postal, Iron Mountain recogerá el correo y lo transportará a nuestras instalaciones de escaneo seguras. Tu correo físico nunca sale de la cadena de custodia de Iron Mountain.
- Los expertos de Iron Mountain escanean y capturan automáticamente las palabras clave del correo para que las copias digitalizadas se puedan enrutar automáticamente al destinatario deseado. Tienes la opción de solicitar que se capturen palabras clave adicionales relevantes para su organización.
- Tú controlas quién es el destinatario final a través del procesamiento de excepciones.
- Tu información digital se encriptará en reposo y durante la transmisión a través de una red segura.
- Puedes buscar y acceder al correo digitalizado en nuestra plataforma segura de gestión de información y servicios de contenido, Iron Mountain Insight®
- Los permisos están basados en roles que posees y administras, garantizando que solo los usuarios autorizados puedan ver y compartir correo.
- Iron Mountain te ayuda a desechar correo físico al almacenado, triturándolo de manera segura o devolviéndolo.
Seguridad y Cumplimiento
Nos tomamos la seguridad muy en serio, por eso el 95% de las 1000 empresas de The Fortune confían en Iron Mountain para la gestión de datos crítica y confidencial. Hemos estado protegiendo datos confidenciales durante más de 70 años y brindamos servicios en una amplia gama de industrias en más de 60 países. Puedes estar tranquilo sabiendo que tu información está segura en nuestra solución end to end, desde recoger el correo en papel transportado en nuestros vehículos seguros para digitalizarlo en nuestros centros de escaneo hasta enrutarlo automáticamente al destinatario deseado y desechar el correo físico de la manera que lo solicites (almacenamiento seguro, trituración o devolución del correo).
Tus documentos digitales se almacenan en Iron Mountain InSight®, una plataforma de gestión de información y servicios de contenido que está gestionada de acuerdo a los estándares del marco de seguridad cibernética (Cyber Security Framework - CSF) y del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (National Institute of Standards and Technology - NIST) como nuestro marco de seguridad empresarial. Iron Mountain InSight® cumple con los estándares de la industria, incluidos, entre otros, los siguientes:
- HIPAA
- FedRAMP/FISMA
- GDPR
- Soc 2 Type II
- And ISO27001
Conoce más acerca de Iron Mountain Insight®
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS
La solución de Correo Postas Digital / Digital Mailroom te permite
Convertir el Correo Físico a Digital
Aprovecha de los expertos en escaneo, procesos y la infraestructura de Iron Mountain para convertir tu correo físico recibido en digital a través de nuestra amplia red de centros de procesamiento de imágenes con una cadena de custodia auditable. Nuestros más de 75 súper centros globales nos permiten escalar rápidamente y cumplir con los requisitos específicos de acuerdo a tu ubicación.
Accede y almacena tu información de forma segura
Tus documentos digitales se almacenan en Iron Mountain InSight®, una plataforma de servicios de contenido y administración de información que está gestionada de acuerdo al marco de seguridad cibernética (Cyber Security Framework - CSF) y al Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (ational Institute of Standards and Technology - NIST) como marco de seguridad empresarial. Tu información electrónica se encripta en reposo y durante la transmisión a través de una red segura con accesos restringidos por claves de cifrado que tu posees y administras. Los permisos basados en funciones permiten a los usuarios autorizados acceder a la información que necesitan las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Automatiza tus flujos de trabajo del correo postal para mejorar la colaboración
La colaboración entre los empleados es más fácil con flujos de trabajo automatizados basados en datos clave. La gestión de excepciones te permite controlar quién puede ver y compartir documentos digitales almacenados.
Desbloquea datos acerca de la eficiencia operativa
Simplifica la toma de decisiones con dashboards que brindan una visualización de datos y métricas para que puedas interpretar información clave como la precisión del enrutamiento, el tiempo promedio de entrega, el volumen de correo y más.
Conectar datos entre plataformas
La integración con los sistemas de negocio existentes, como el correo electrónico, Salesforce y el paquete de Microsoft Office, te permiten conectar datos entre plataformas y silos de la empresa, alimentar procesos posteriores e impulsar la eficiencia en tu organización. Incluso puedes aplicar reglas de retención de documentos a tu información a través de una integración disponible con la solución Iron Mountain Policy Center.
Administra todo el ciclo de vida de tu correo
Una vez que el correo físico haya sido digitalizado, te ayudamos con la disposición. Las opciones incluyen devolución, almacenaje el en Iron Mountain o triturar el correo de forma segura.
Customer Success Stories
MODERNIZACIÓN DEL CORREO POSTAL: EVOLUCIONA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE EMPRESA
Para las organizaciones, la correspondencia en papel siempre ha sido predominante y confiable. Como un reloj, el correo entra y el correo sale. Pero toda esa documentación entrante necesita una distribución, reconocimiento y acción oportuna y eficiente.
Haz clic en los cuadros a continuación para obtener más información sobre los tres tipos de salas de correo y cómo modernizarlas.
El correo postal o mesa de partes tradicional son áreas en la que ingresan grandes volúmenes de información física, que requiere una persona de back-office para realizar la operación de separar y distribuir. Esto puede resultar en:
- Retrasos en la productividad de los empleados al entregar los documentos a la persona y área correcta.
- Mala experiencia
- Cumplimiento potencial y ramificaciones regulatorias
- Pérdida de información sensible
- Desafíos para apoyar una fuerza de trabajo remota
Las Salas de Correo Digital funcionan a través del Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), que incluye:
- Escaneo de correo físico para acceso web y móvil
- Extracción de metadatos para una búsqueda eficiente
- Validación y revisión
- Clasificación con AI/ML
- Reglas de enrutamiento y acceso de usuarios
- Seguimiento de auditoría para un mejor cumplimiento
Las salas de correo inteligentes ofrecen todos los beneficios de una sala de correo digital a través de una plataforma de servicios de contenido (CSP), que incluye:
- Gestión de contenido
- Control de la información
- Extracción y enriquecimiento inteligente de metadatos
- Búsqueda y recuperación de características
- Colaboración
- Automatización del flujo de trabajo
- Repositorio seguro y encriptado
- Funciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
Faq – Preguntas Frecuentes
Cada usuario se asigna a un grupo, y los grupos tienen reglas de seguridad de datos combinadas para garantizar que el correo se envíe correctamente a las personas correctas. El equipo de implementación de Iron Mountain se asegura de que se implementen las funciones y la seguridad adecuadas para que tu organización mantenga la seguridad y la privacidad de los datos.
El equipo de implementación de Iron Mountain se reúne con tu empresa para saber cómo deseas manejar el correo: por departamento, planta, individuo, etc.
Iron Mountain luego configura usuarios, grupos de usuarios y reglas de seguridad de datos para garantizar que las personas adecuadas tengan acceso al correo. Muchas organizaciones también tienen un administrador que puede actualizar esta jerarquía si, por ejemplo, está fuera de la oficina y necesita redirigir su correo temporalmente.
Puedes seleccionar entre varias opciones de disposición para tu correo físico:
- Se le devuelve tu correo físico.
- El correo físico se almacena en Iron Mountain.
- El correo físico es triturado.
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