Clasificación de Archivos

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ORGANIZA LO DESORDENADO

Los archivos mezclados y los documentos desorganizados no son solo una molestia. Son una responsabilidad que puede incrementar los costos de almacenamiento, aumentar los riesgos de pérdida de información y litigio, y obstaculizar el flujo de información crítica.

Pero, ¿qué pasaría si pudieras gestionar de manera eficiente tus archivos mezclados y saber qué retener, destruir de manera justificada, digitalizar o proporcionar un ahorro, un asunto legal u otra necesidad empresarial? ¿Y si pudieras hacer todo esto sin un proyecto de descubrimiento complejo y laborioso?

Con Iron Mountain Smart Sort, puedes hacerlo. Smart Sort es una solución simple que te ayudara a tener el control de tu inventario.


CÓMO FUNCIONA SMART SORT DE IRON MOUNTAIN

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ANTES

Los archivos mezclados y la complejidad de las fechas de los eventos te impiden tomar decisiones defendibles sobre tu inventario de registros.

Toma decisiones sobre qué archivos conservar, destruir o digitalizar.

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EL PROCESO SMART SORT
  1. Sacamos todos los archivos de la caja.

  2. Escaneamos/introducimos el número de identificación del archivo.

  3. Ordenamos y reagrupamos los archivos por ejemplo por fechas de destrucción, tipo de registro, un identificador único -o lo que tu empresa requiera.
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DESPUÉS

Al finalizar tu proyecto Smart Sort, tendrás una visibilidad completa de tu inventario actualizado a nivel de archivo para poder encontrar lo que necesitas rápidamente y permitir un proceso continuo de eliminación defendible.

BENEFICIOS DE SMART SORT DE IRON MOUNTAIN

    Encuentra los documentos de forma rápida y precisa
    Toma decisiones defendibles sobre qué registros conservar, destruir o digitalizar
    Reduce el coste y el riesgo del almacenamiento de archivos
    Facilita la reconfiguración y el cierre de oficinas
    Acelera la transformación digital
    Acelera la transformación digital
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Servicios

Informes & gestión de inventarios

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Triturado seguro de tu documentación en papel, plásticos y soportes electrónicos


Smart Sort Photo Gallery

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CÓMO SMART SORT PUEDE AYUDAR A TU EMPRESA

Un hospital reduce los costes de almacenamiento de registros y mejora la visibilidad y el cumplimiento con Smart Sort de Iron Mountain

Descubre cómo un importante centro médico de EE.UU. liberó espacio para la atención de los pacientes al trasladar sus registros en papel fuera de sus instalaciones. Aprovecharon Smart Sort de Iron Mountain para clasificar, reorganizar y seleccionar sus archivos antes del traslado. El resultado fue una mayor visibilidad de su inventario y un ahorro de más de un millón de dólares en costes de almacenamiento.

Una empresa del sector salud utiliza Smart Sort para reducir costos/riesgos de almacenamiento de registros

Descubre cómo una clínica privada utilizó la solución Smart Sort de Iron Mountain para clasificar y reorganizar todo su inventario de registros, estableciendo un proceso para la destrucción sustentada de todos los registros actuales y futuros. El resultado fue un mejor cumplimiento, una mayor precisión del inventario, una reducción del riesgo y una disminución de los costos de almacenamiento del 40-50%.

Smart Sort de Iron Mountain despeja el camino para un ahorro corporativo

Descubre cómo una gran aseguradora involucrada en una importante desinversión confió en Smart Sort de Iron Mountain para determinar rápidamente qué registros corporativos conservar y cuáles entregar a los compradores. Gracias a Smart Sort, el proyecto se completó en menos tiempo y con un costo menor del que habría sido posible utilizando recursos internos.


PREGUNTAS FRECUENTES

Podemos ejecutar un proyecto Smart Sort en tus instalaciones o en las nuestras.

Consolidaremos el inventario en unas instalaciones de Iron Mountain y, a continuación, realizaremos el proyecto Smart Sort. Al finalizar el proyecto, almacenamos sólo los archivos que deben conservarse. El proceso de Smart Sort identifica los archivos que han cumplido con los requisitos de retención y que pueden destruirse de forma justificada. Con un inventario depurado, podrás reducir tus costes pagando por almacenar sólo aquellos archivos que necesitan ser retenidos para cumplir con los requisitos.

Necesitamos información de tu aplicación empresarial principal (por ejemplo, del índice maestro de pacientes, sistema de gestión de pólizas o préstamos, sistema de gestión de expedientes, etc.) y un calendario de conservación de registros actualizado.

Sí, cada proyecto se adapta a tus políticas de conservación de registros y a tus requisitos específicos.

  • Las mayores ventajas de un proyecto Smart Sort se obtienen con los registros empresariales principales que llevan reglas de retención de fechas de eventos (por ejemplo, préstamos, pólizas, reclamaciones, registros de pacientes, expedientes de casos, registros de RRHH, etc.).
  • No es recomendable para los registros corporativos/de la empresa (registros de nóminas, facturas, etc.).

Tú eliges cómo quieres proceder, y el proyecto se adaptará a tus necesidades, objetivos y presupuesto.

  • El proceso Smart Sort utiliza tu programa de retención y tus reglas para crear una metodología estandarizada para la revisión y el procesamiento de archivos. Este enfoque basado en reglas nos permite ofrecer un resultado coherente y defendible.
  • Al final del proceso Smart Sort, te proporcionaremos un informe que te da visibilidad a nivel de archivo y la disposición correspondiente a cada archivo. Este informe te permite defender las acciones realizadas en cada archivo.
  • Para más información, consulta SMART SORT OFRECE UN CAMINO HACIA LA ELIMINACIÓN DEFENDIBLE.
Smart Sort Solución Inteligente

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Almacenamiento Externo de Documentación

Podemos ejecutar un proyecto de Smart Sort en sus instalaciones o en las nuestras. Y una vez completado el proyecto, almacenaremos sus registros en uno de nuestros centros de registros seguros y conformes a la normativa.
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Triturado Seguro

A través del proceso de clasificación inteligente, aislamos los registros que han cumplido con los requisitos de retención y son elegibles para la destrucción defendible con el servicio de destrucción segura de Iron Mountain.
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Digitalización de Documentos

Smart Sort te ayudará a tomar decisiones informadas y a seleccionar qué registros digitalizar para que puedas acelerar tu viaje de transformación digital.

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Nuestro departamento de Atención al cliente puede brindarte respuestas rápidas a tus preguntas, también puedes contactarnos cuando lo necesites.
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