Smart Sort: Saúde

Histórias de sucesso de clientes

Lean how healthcare organizations can use Iron Mountain's Smart Sort solution to identify destruction eligible records to reduce storage cost and the risks associated with over retention.

22 de julho de 20218 minutos

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Desafio

Uma grande organização de assistência médica queria reduzir custos e riscos, destruindo registros que já tinham cumprido os requisitos de retenção. No entanto, eles não foram capazes de identificar facilmente e de forma defensável quais registros foram elegíveis para destruição, pois não tinham o orçamento necessário para realizar um projeto de classificação muito intensivo e de longo prazo. Restrito aos recursos limitados, o esforço da organização para a destruição defensável estava parado.

Solução

Seguindo o processo Smart Sort, a equipe da Iron Mountain recuperou 48.000 caixas de registros e revisou o conteúdo no nível do arquivo. Em tempo real e com um toque no arquivo, eles classificaram e embalaram todos os arquivos de acordo com o cronograma de retenção ao identificar que esses registros eram elegíveis à destruição.

Resultados

Conseguiram destruir 123.000 arquivos com confiança
Custos de armazenamento reduzidos, atendendo aos requisitos de conformidade e reduzindo riscos
Estabeleceu um processo de destruição contínua

Com o Smart Sort, você pode

Identificar facilmente a elegibilidade para destruição

A Iron Mountain aproveita os dados de seu banco de dados existente e cronograma de retenção para avaliar a elegibilidade de destruição.

Ativar destruição em nível de caixa

Os registros serão classificados de acordo com o ano de elegibilidade para destruição para simplificar o gerenciamento contínuo de retenção e destruição.

Reduzir custos e riscos do programa

Iniciar a destruição imediata de registros qualificados para reduzir os custos de armazenamento e atenuar os riscos de descoberta legal, auditoria e compliance.

Melhorar as taxas de localização

Ao concluir seu projeto Smart Sort, você terá uma listagem atualizada em nível de arquivo que permite o gerenciamento de registros preciso e eficiente.

Manter os registros por mais tempo do que o necessário só aumentará o custo e o risco ao longo do tempo. Pare de desperdiçar orçamentos e recursos simplesmente para atrasar o inevitável. Transforme o caos em conformidade com esta solução econômica que permite que você se organize para obter eficiência, destrua imediatamente as informações qualificadas e, por fim, elimine custos e riscos desnecessários de seu programa de gerenciamento de registros.

Para saber mais, entre em contato diretamente com o gerente de contas da Iron Mountain ou preencha este formulário para solicitar mais informações. Inclua as palavras “Smart Sort” na seção de comentários.