Records management

Gerenciamento e Armazenamento de documentos em caixas, pastas e envelopes, além de mapas, plantas de engenharia, desenhos técnicos, livros, prontuários e outros.

A IRON MOUNTAIN oferece um conjunto de soluções do mercado para gerenciamento de informações desenvolvido especialmente para simplificar a preparação, o armazenamento e a recuperação dos documentos, sempre com o foco nas necessidades do cliente.

Qualquer que seja nossa atividade, trabalhamos o tempo todo com INFORMAÇÕES. Segundo pesquisas internacionais, desperdiçamos cerca de 20% do nosso tempo com a recuperação de documentos e informações. É possível mensurar os custos de sua empresa envolvidos nessa atividade?

Para a garantia de um bom arquivamento que permita uma recuperação rápida e eficaz, é fundamental a existência de um sistema que ofereça a rastreabilidade integral do processo de localização de informações.

Atuamos há mais de 50 anos no mercado mundial, oferecendo uma estrutura especializada em gerenciamento de documentos e informações, total segurança e um sistema de grande porte, utilizado internacionalmente.

Além disso, disponibilizamos aos nossos clientes uma gama muito maior de especialidades como:

• Metodologias de organização;
• Conhecimento e definição de Tabelas de Temporalidade Documental;
• Profissionais especializados em gerenciamento de informações
• Um sistema de logística eficaz.

Características do Serviço

Documentos críticos como registros financeiros e contábeis, apólice de seguros, contratos diversos, prontuários e dossiês, entre tantos outros, são documentos que requerem alto grau de confidencialidade, segurança e disponibilidade. A IRON MOUNTAIN oferece soluções de armazenamento para tais documentos em ambiente rigorosamente controlado com todas as medidas de segurança e operacionalidade necessárias.

Sistema de Gerenciamento

SafeKeeperPLUS® - A Iron Mountain oferece, gratuitamente para seus clientes, um sistema utilizado mundialmente para gerenciamento de arquivos via WEB. Considerada a melhor ferramenta do mercado para esse fim, permite total rastreabilidade de todas as etapas do atendimento; ou seja, da emissão de relatórios e controles estatísticos até os históricos de movimentações, conferindo maior agilidade e padronizando os processos.

Entregas e Coletas

Logística e Fácil Administração

A IRON MOUNTAIN possui serviços de coleta e entrega no cliente – porta a porta, inclusive para atendimentos emergenciais. São utilizados veículos fechados de porte médio e grande, dotados de sistema de rádio com freqüência exclusiva.

A Iron Mountain possui uma equipe de executivos de contas que ficam à disposição do cliente em tempo integral, para suporte pós venda e desenvolvimento de projetos específicos, permitindo assim uma total integração entre as empresas.

Segurança

A estrutura Iron Mountain oferece à sua empresa:

• Segurança física 24 x 7, 365 dias do ano;
• Sistema de monitoramento eletrônico – CFTV (circuito fechado de televisão) 24 horas com gravação digital;
• Atendimento a entregas de documentos controlados 100% via sistema;
• Destruição Segura de Documentos;
• Sistema de logística com veículos dotados de sistema de rádio comunicação com frequência exclusiva;
• Total rastreabilidade de informações através dos sistemas de gerenciamento de documentos;
• Detectores de incêndio, fumaça e calor em todas as nossas instalações, vistoriados periodicamente;
• Gerador próprio (40 KVAs com autonomia de 12 horas) e no-breaks instalados em prédios separados.

Registros Vitais

Registros Vitais são todos aqueles documentos ou informações que possuem importância crítica para uma empresa. Eles apresentam as seguintes características:

• Representam valores tangíveis e intangíveis;
• Representam cerca de 5% do acervo total de documentos;
• Garantem ou comprometem a continuidade dos negócios;
• São fundamentais na área de operações e ao negócio da empresa.

Podemos destacar, como exemplos de Registros Vitais, documentos e/ou informações: Patentes, Notas Promissórias, Contratos, Códigos Fonte de Sistemas, Fórmulas, Prontuários de RH, Dossiês, Pesquisas de Mercado, Planejamentos Estratégicos e de Marketing, Transações Bancárias Nacionais e Internacionais, Documentos Históricos, etc.

Entre os principais riscos que envolvem os Registros Vitais, podemos destacar, como prejuízos diretos, a paralisação e danos materiais; e, como indiretos, a perda de credibilidade, custos de reconstrução de imagem corporativa, desvalorização de ações, transtornos de recuperação de operações, desvios de objetivos, desmotivação do staff e assim por diante.

A melhor condição

Para a proteção dos Registros Vitais, é necessário um AMBIENTE DEDICADO.

O AMBIENTE DEDICADO pode ser customizado, conforme a necessidade do cliente, possuindo: acesso restrito e controlado; monitoramento por CFTV (circuito fechado de televisão); climatização com temperatura e umidade controlados; instalações adequadas para custódia dos materiais; construção em tijolos refratários; segurança contra incêndio, inundações e outros fenômenos naturais; segurança física 24 x 7 x 365; gerador próprio e no-breaks dedicados, etc.