Limpeza Geral das Informações de sua Organização

Redundantes, Obsoletas e Triviais (ROT)

Um número muito menor leva em conta a quantidade de informações redundantes, obsoletas e triviais (ROT) que se acumulam nessa pegada. Isso pode incluir dezenas de milhares de e-mails, textos desnecessários e várias versões de documentos antigos de todos os tipos.

Para as organizações, esses dados podem ser encontrados em servidores compartilhados, dispositivos de funcionários e armazenamento em nuvem. Permitir que a desorganização digital, bem como as informações em papel, cresçam pode se tornar um risco e uma responsabilidade onerosos.

Organização de Informações (De-clutterring)

Veja como as organizações podem abordar a organização (de-clutterring). Ao contrário da desorganização física, a digital é quase invisível e pode se acumular sem que ninguém perceba.

A organização de dados eletrônicos difere da limpeza de dados. Essa última é o processo de detectar, corrigir e, às vezes, remover registros defeituosos ou imprecisos de um conjunto de arquivos ou de um banco de dados. A organização digital consiste em livrar-se de aplicativos, arquivos e mensagens desnecessários.

Segundo a Harvard Business Review, a maioria das grandes empresas acumulou vários petabytes de dados desnecessários, sendo que cada petabyte equivale ao conteúdo de 20 milhões de armários de arquivo de quatro gavetas.

Com mais dados sendo capturados em vários canais on-line e para atender aos requisitos regulatórios e legais, a quantidade continua a crescer em escala. Algumas pesquisas sugerem que 85% dos dados são ROT inutilizáveis.

Desvantagens da Desorganização das Informações

Os arquivos físicos ocupam espaço nos prédios e consomem o tempo das pessoas encarregadas de revisá-los. Eles são mais difíceis de localizar e podem permanecer sem uso e desnecessários por décadas ou mais.

Os dados digitais também ocupam recursos de armazenamento cuja manutenção é cara, e as informações ROT desperdiçam o tempo dos funcionários que procuram os dados certos em meio à bagunça. Tomar decisões com base na análise de dados imprecisos pode levar a decisões inadequadas e resultados ruins.

Responder a requisitos legais e de compliance com informações imprecisas também pode resultar em grandes penalidades para as empresas.

De acordo com um estudo de pesquisa global sobre desorganização digital nos negócios realizado pela empresa de segurança cibernética Kaspersky Labs, 37% dos usuários relataram ter encontrado acidentalmente informações confidenciais (como salários e bonificações) em arquivos digitais de fácil acesso.

Por meio de aplicativos de colaboração ou documentos em armazenamento em nuvem ou bancos de dados, não são apenas os funcionários que podem analisar as informações, mas também os hackers. No mesmo estudo, um terço dos entrevistados disse que ainda tinha acesso a arquivos de um emprego anterior.

Limpeza de Informações ROT

A limpeza de informações ROT é um processo contínuo que requer atenção permanente e um compromisso com práticas eficazes de gerenciamento de dados. Ao avaliar, classificar e aplicar políticas regularmente, as organizações podem manter um ambiente de informações mais ágil e eficiente.

Primeiro, identifique onde esses dados podem estar armazenados ― incluindo dados estruturados (como nomes, endereços, números de cartão de crédito), não estruturados (como arquivos de áudio, vídeo e imagem) e físicos (como documentos em papel).

É provável que eles sejam encontrados em bancos de dados, sistemas de arquivos físicos e digitais e armazenamento em dispositivos individuais de funcionários. Em seguida, analise as informações para determinar se são redundantes, obsoletas ou triviais.

Os processos automatizados de descarte e gerenciamento de informações podem ser configurados com datas de validade para retenção de conteúdo e para garantir que os critérios de conformidade sejam atendidos.

Existem ferramentas e softwares de limpeza de dados que podem identificar e remover automaticamente informações ROT. Revise periodicamente os repositórios de dados e remova as informações que não são mais relevantes ou necessárias. Estabeleça um cronograma de limpeza de dados para garantir que as informações ROT não se acumulem com o tempo.

Gerenciamento de informações para evitar o ROT

A prevenção é o melhor remédio contra o acúmulo de informações. Implemente o controle de versões de documentos e arquivos para evitar redundância.

Centralize seus documentos

Certifique-se de que apenas as versões mais recentes e relevantes dos documentos sejam mantidas, evitando o acúmulo de versões desatualizadas ou obsoletas.

O uso de plataformas centralizadas e colaborativas, como o Google Docs ou o Microsoft SharePoint, permite que as equipes trabalhem em documentos compartilhados, reduzindo a necessidade de criar várias versões.

Automatize o gerenciamento de informações

Você pode designar administradores para limpar os repositórios após a conclusão do projeto.

Com processos automatizados de gerenciamento do ciclo de vida dos dados, eles podem ser movidos ou excluídos automaticamente com base em regras predefinidas. Assim, você agiliza o gerenciamento de informações ROT sem intervenção manual.

Realize auditorias

Faça auditorias regulares das informações, tanto dos arquivos físicos quanto dos dados digitais, para garantir que a limpeza das informações continue sendo um processo contínuo e não um esforço pontual.

Treine a equipe

Treine os usuários sobre as práticas recomendadas de gerenciamento de informações, como a exclusão de arquivos não utilizados e a não criação de versões separadas de documentos colaborativos.

Monitore regularmente os procedimentos de backup e recuperação para assegurar que os dados críticos sejam preservados e as informações ROT sejam excluídas.

Organize as informações constantemente

Ficar à frente da desorganização de dados tornará sua empresa mais lucrativa, produtiva, precisa e em conformidade com a legislação. Não espere mais para começar a limpeza. Essa deve ser uma atividade contínua durante o ano todo.

Para obter mais informações sobre governança de informações, leia o artigo: “Diga adeus ao passado: 5 motivos para começar o ano novo limpando seus dados”.