การล้างบันทึกข้อมูลในอดีต: ทางเลือก DIY อันทรงพลัง

ไม่ว่าคุณจะจัดการแผนงานประจำวันหรือฝ่าฟันเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การควบรวมกิจการ การซื้อกิจการ หรือการขายกิจการ คุณก็ไม่สามารถตัดสินใจทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์หรือบรรลุเป้าหมายของคุณได้หากแฟ้มเอกสารต้นฉบับของคุณไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ (RIM) มากมายพยายามจะทำงานด้วยตนเองเพื่อช่วยจัดระบบระเบียบแฟ้มเอกสาร แต่เมื่อคุณคำนึงถึงความเสี่ยง ต้นทุน และการขาดทรัพยากรที่เกี่ยวข้องในการปรับปรุงกระบวนการ ก็ทำได้เพียงเพิ่มโอกาสในการยืดเวลาโครงการเท่านั้น ไม่ได้ทำให้มีประสิทธิภาพสูงสุด หรือแม้แต่ชะลอตัวลง

ดังที่ฉันเคยกล่าวไว้ในโพสต์ที่แล้ว แนวทาง DIY (การทำด้วยตัวเอง) ในการจัดการบันทึกข้อมูล และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการล้างรายการบันทึกข้อมูล ล้วนมีความท้าทาย เพราะเหมือนมีข้อมูลล้นหลาม ใช้ทรัพยากรมาก และดึงพนักงานออกจากการทำงานหลัก

เมื่อพูดถึงการกำจัดแฟ้มเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษ นี่คือสามความท้าทายหลักที่เราพบเห็นในองค์กรต่างๆ ประสบปัญหา:

1. การมองเห็นที่ไม่ดีส่งผลให้ใช้เวลาในการค้นหาแฟ้มเอกสารมากเกินไป และไม่สามารถตัดสินใจเพื่อป้องกันปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพว่าจะเก็บแปลงเป็นดิจิทัล หรือทำลายแฟ้มเอกสารใด
2. ประเภทบันทึกข้อมูลปะปนกันพร้อมกับวันที่ทำลายผสมกันทำให้ดำเนินการจัดการเพื่อป้องกันปัญหาอย่างมั่นใจได้ยาก
3. ไม่มีโซลูชันที่คุ้มค่าในการคัดแยกและจัดระเบียบแฟ้มเอกสารใหม่ตามวันที่มีสิทธิ์ในการทำลาย ประเภทบันทึกข้อมูล ตัวระบุเอกลักษณ์ หรือข้อกำหนดอื่นๆ

ความท้าทายเกี่ยวกับบันทึกข้อมูลในอดีต: สิ่งที่ได้ยินจากลูกค้าของเรา

ในฐานะผู้นำด้านการจัดการสารสนเทศ สิ่งที่เรามักจะได้ยินจากลูกค้าคือ “เราจะเริ่มต้นที่ไหน

เมื่อพิจารณาถึงปัญหาการล้างข้อมูลในอดีตที่มีมานานหลายทศวรรษ จึงไม่น่าแปลกใจที่ยังไม่มีใครเสนอแนวทางแก้ไขที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่า การตอบสนองแบบดั้งเดิมของเราคือการจัดทำดัชนีแฟ้มเอกสารทั้งหมดเพื่อให้รู้ว่าคุณมีอะไรบ้าง หรือช่วยเหลือในการทำงานหากคุณเข้าใจประเภทบันทึกข้อมูลและสามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม ในกรณีส่วนใหญ่ การดำเนินการหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้โดยมีค่าใช้จ่ายสูงนั้นดูไม่เหมาะสม นอกจากนี้ ทั้งสองตัวเลือกยังได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีความท้าทายอย่างยิ่งในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและในวงกว้าง ยิ่งเราได้ยินเรื่องนี้มากเท่าไร เราก็ยิ่งรู้ว่าต้องมีวิธีที่ดีกว่านี้

เราเลยเริ่มคิดว่าเราทำอะไรได้บ้าง เราจะช่วยทำให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างราบรื่นได้อย่างไร เรารู้ว่าด้วยทีมงานมากประสบการณ์และเครื่องมือที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเรา เราจะสามารถช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ในท้ายที่สุด

แนวคิด: การใช้เทคโนโลยีในการตัดสินใจที่ป้องกันได้โดยอัตโนมัติ

เราทำงานร่วมกับนักพัฒนาของเราและได้วางแผนที่จะแก้ปัญหาความท้าทายด้านการจัดการบันทึกข้อมูลครั้งนี้และตลอดไป และนี่คือที่มาของแนวคิดเบื้องหลัง Smart Sort

เรารู้ว่าโซลูชันของเราต้องมีการป้องกัน ดังนั้น กุญแจสำคัญคือ การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่จะทำให้กระบวนการจัดการระดับแฟ้มเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ โชคดีที่เรามีเทคโนโลยีนี้อยู่แล้ว เราแค่ต้องใช้มันในทางที่ต่างออกไป การที่กระบวนการใหม่นี้ขยายไปทั่วโลกก็เป็นอีกสิ่งสำคัญ ดังนั้น เราจึงออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่จะเกิดขึ้นโดยเฉพาะภายในแพลตฟอร์มปฏิบัติการที่มีอยู่ของเรา

ด้วยการสแกน ID แฟ้มเอกสาร (หรือป้อนด้วยมือ) เพียงครั้งเดียว ทำให้เราสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการได้ทันทีที่ได้รับแจ้งจากนโยบายการเก็บรักษาเฉพาะของลูกค้าของเรา นอกจากนี้ เรายังใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดทำดัชนีแต่ละแฟ้มเอกสารและคำอธิบายของสิ่งที่อยู่ภายในแต่ละกล่อง เราจึงไม่มีจุดสัมผัสหลายจุดอีกต่อไป และขจัดความจำเป็นในการให้เฉพาะบุคคลที่เชี่ยวชาญดำเนินการในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

ปฏิกิริยา: “ฮาเลลูยา!”

การตอบสนองของลูกค้าต่อ การจัดเรียงลำดับข้อมูล นั้นล้นหลาม เมื่อฉันและทีมนำเสนอโซลูชันใหม่ของเราให้กับกลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้าน RIM พวกเขาก็ร้องว่า “ฮาเลลูยา!” ออกมา และลูกค้าอีกรายบอกว่า “ฉันคิดว่าต้องรอจนกว่าหลานสาวจะได้ทำงานก่อนปัญหานี้จะคลี่คลายเสียอีก.

ด้วย การจัดเรียงที่ชาญฉลาด เราช่วยลูกค้าของเรา:

• ค้นหาบันทึกข้อมูลอย่างรวดเร็วและแม่นยำ
• ลดต้นทุนแผนการจัดการบันทึกข้อมูล
• ลดความซับซ้อนของการตัดสินใจที่ป้องกันได้
• สนับสนุนการกำกับดูแลข้อมูลและเป้าหมายทางธุรกิจ
• บรรลุการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สำคัญ

ปฏิกิริยาจากใจจริงของลูกค้าเป็นเครื่องพิสูจน์ถึงความร่วมมืออย่างต่อเนื่องและความสามารถของเราในการนำเสนอโซลูชันที่คุ้มค่าสำหรับความท้าทายทางธุรกิจที่สำคัญ ด้วย การจัดเรียงลำดับข้อมูล ตอนนี้เราสามารถลดความกดดันบางส่วนที่ลูกค้าได้รับและขจัดความจำเป็นในการทำ DIY

การล้างบันทึกข้อมูลในอดีตเป็นขั้นตอนสำคัญในเส้นทางสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล

หากไม่มีการจัดระเบียบรายการบันทึกข้อมูล ทีมของคุณคงพลาดโอกาสสำคัญในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลอันมีค่า คุณสามารถระบุบันทึกข้อมูลที่พนักงานควรสามารถเข้าถึงหรือที่มีคุณค่าสำหรับการสร้างรายได้ การวิเคราะห์ หรือโครงการธุรกิจอื่นๆ ได้อย่างสะดวกผ่านกระบวนการ การเรียงลำดับข้อมูล

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรือรีบเร่งในเส้นทางสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลขององค์กร อาจถึงเวลาที่ต้องประเมินใหม่และจัดระเบียบรายการบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษของคุณ

หากคุณต้องการควบคุมบันทึกข้อมูลในอดีตของคุณ ให้ DDIY (don’t do it yourself) หรืออย่าทำด้วยตัวเอง เราพร้อมช่วยเหลือทุกเมื่อ วิธีการแก้ปัญหา โดยเรียงลำดับข้อมูล ของเราเป็นทางเลือก DIY อันทรงพลัง