Elevate the power of your work
รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!
ไม่ว่าคุณจะจัดการโปรแกรมประจำวันของคุณหรือผ่านเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การควบรวมกิจการ การเข้าซื้อกิจการ หรือการขายกิจการ คุณจะไม่สามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจหรือบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณได้หากไฟล์เดิมของคุณไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม
ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ (RIM) มากมายพยายามจะทำงานด้วยตนเองเพื่อช่วยจัดระบบระเบียบแฟ้มเอกสาร แต่เมื่อคุณคำนึงถึงความเสี่ยง ต้นทุน และการขาดทรัพยากรที่เกี่ยวข้องในการปรับปรุงกระบวนการ ก็ทำได้เพียงเพิ่มโอกาสในการยืดเวลาโครงการเท่านั้น ไม่ได้ทำให้มีประสิทธิภาพสูงสุด หรือแม้แต่ชะลอตัวลง
ดังที่ฉันเคยกล่าวไว้ในโพสต์ที่แล้ว แนวทาง DIY (การทำด้วยตัวเอง) ในการจัดการบันทึกข้อมูล และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการล้างรายการบันทึกข้อมูล ล้วนมีความท้าทาย เพราะเหมือนมีข้อมูลล้นหลาม ใช้ทรัพยากรมาก และดึงพนักงานออกจากการทำงานหลัก
เมื่อพูดถึงการกำจัดแฟ้มเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษ นี่คือสามความท้าทายหลักที่เราพบเห็นในองค์กรต่างๆ ประสบปัญหา:
ในฐานะผู้นำด้านการจัดการสารสนเทศ สิ่งที่เรามักจะได้ยินจากลูกค้าคือ “เราจะเริ่มต้นที่ไหน
เมื่อพิจารณาถึงปัญหาการล้างข้อมูลในอดีตที่มีมานานหลายทศวรรษ จึงไม่น่าแปลกใจที่ยังไม่มีใครเสนอแนวทางแก้ไขที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่า การตอบสนองแบบดั้งเดิมของเราคือการจัดทำดัชนีแฟ้มเอกสารทั้งหมดเพื่อให้รู้ว่าคุณมีอะไรบ้าง หรือช่วยเหลือในการทำงานหากคุณเข้าใจประเภทบันทึกข้อมูลและสามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม ในกรณีส่วนใหญ่ การดำเนินการหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้โดยมีค่าใช้จ่ายสูงนั้นดูไม่เหมาะสม นอกจากนี้ ทั้งสองตัวเลือกยังได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีความท้าทายอย่างยิ่งในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและในวงกว้าง ยิ่งเราได้ยินเรื่องนี้มากเท่าไร เราก็ยิ่งรู้ว่าต้องมีวิธีที่ดีกว่านี้
เราเลยเริ่มคิดว่าเราทำอะไรได้บ้าง เราจะช่วยทำให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างราบรื่นได้อย่างไร เรารู้ว่าด้วยทีมงานมากประสบการณ์และเครื่องมือที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเรา เราจะสามารถช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ในท้ายที่สุด
แนวคิด: การใช้เทคโนโลยีในการตัดสินใจที่ป้องกันได้โดยอัตโนมัติ
เราทำงานร่วมกับนักพัฒนาของเราและได้วางแผนที่จะแก้ปัญหาความท้าทายด้านการจัดการบันทึกข้อมูลครั้งนี้และตลอดไป และนี่คือที่มาของแนวคิดเบื้องหลัง Smart Sort
เรารู้ว่าโซลูชันของเราต้องมีการป้องกัน ดังนั้น กุญแจสำคัญคือ การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่จะทำให้กระบวนการจัดการระดับแฟ้มเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ โชคดีที่เรามีเทคโนโลยีนี้อยู่แล้ว เราแค่ต้องใช้มันในทางที่ต่างออกไป การที่กระบวนการใหม่นี้ขยายไปทั่วโลกก็เป็นอีกสิ่งสำคัญ ดังนั้น เราจึงออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่จะเกิดขึ้นโดยเฉพาะภายในแพลตฟอร์มปฏิบัติการที่มีอยู่ของเรา
ด้วยการสแกน ID แฟ้มเอกสาร (หรือป้อนด้วยมือ) เพียงครั้งเดียว ทำให้เราสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการได้ทันทีที่ได้รับแจ้งจากนโยบายการเก็บรักษาเฉพาะของลูกค้าของเรา นอกจากนี้ เรายังใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดทำดัชนีแต่ละแฟ้มเอกสารและคำอธิบายของสิ่งที่อยู่ภายในแต่ละกล่อง เราจึงไม่มีจุดสัมผัสหลายจุดอีกต่อไป และขจัดความจำเป็นในการให้เฉพาะบุคคลที่เชี่ยวชาญดำเนินการในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ
การตอบสนองของลูกค้าต่อ การจัดเรียงลำดับข้อมูล นั้นล้นหลาม เมื่อฉันและทีมนำเสนอโซลูชันใหม่ของเราให้กับกลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้าน RIM พวกเขาก็ร้องว่า “ฮาเลลูยา!” ออกมา และลูกค้าอีกรายบอกว่า “ฉันคิดว่าต้องรอจนกว่าหลานสาวจะได้ทำงานก่อนปัญหานี้จะคลี่คลายเสียอีก.
ปฏิกิริยาจากใจจริงของลูกค้าเป็นเครื่องพิสูจน์ถึงความร่วมมืออย่างต่อเนื่องและความสามารถของเราในการนำเสนอโซลูชันที่คุ้มค่าสำหรับความท้าทายทางธุรกิจที่สำคัญ ด้วย การจัดเรียงลำดับข้อมูล ตอนนี้เราสามารถลดความกดดันบางส่วนที่ลูกค้าได้รับและขจัดความจำเป็นในการทำ DIY
การล้างบันทึกข้อมูลในอดีตเป็นขั้นตอนสำคัญในเส้นทางสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล
หากไม่มีการจัดระเบียบรายการบันทึกข้อมูล ทีมของคุณคงพลาดโอกาสสำคัญในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลอันมีค่า คุณสามารถระบุบันทึกข้อมูลที่พนักงานควรสามารถเข้าถึงหรือที่มีคุณค่าสำหรับการสร้างรายได้ การวิเคราะห์ หรือโครงการธุรกิจอื่นๆ ได้อย่างสะดวกผ่านกระบวนการ การเรียงลำดับข้อมูล
ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรือรีบเร่งในเส้นทางสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลขององค์กร อาจถึงเวลาที่ต้องประเมินใหม่และจัดระเบียบรายการบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษของคุณ
หากคุณต้องการควบคุมบันทึกข้อมูลในอดีตของคุณ ให้ DDIY (don’t do it yourself) หรืออย่าทำด้วยตัวเอง เราพร้อมช่วยเหลือทุกเมื่อ วิธีการแก้ปัญหา โดยเรียงลำดับข้อมูล ของเราเป็นทางเลือก DIY อันทรงพลัง
รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!