การส่งเสริมกิจกรรมเข้าถึงชุมชนทีละไฟล์

เรื่องราวความสำเร็จของลูกค้า

เมื่อโรงเรียน Davidson Colored School ถูกไฟไหม้ในช่วงต้นทศวรรษ 1930 ครู Ada Jenkins ได้ระดมคนในชุมชนเพื่อระดมทุนสำหรับอาคารเรียนที่สร้างจากอิฐหลังใหม่ หลังจากการเสียชีวิตของ Mrs. Jenkins โรงเรียนได้เปลี่ยนชื่อเป็น Ada Jenkins School และทำหน้าที่เป็นศูนย์การศึกษาสำหรับนักเรียนผิวดำใน Davidson จนกระทั่งรวมเข้าด้วยกันในปี 1966

13 ธันวาคม 25658 นาที
การส่งเสริมกิจกรรมเข้าถึงชุมชนทีละไฟล์

เมื่อโรงเรียน Davidson Colored School เกิดเหตุไฟไหม้ในช่วงต้นปี 1930s ครู Ada Jenkins ได้ปลุกระดมชุมชนมาช่วยระดมทุนในการสร้างอาคารเรียนอิฐหลังใหม่ หลังจากที่คุณนาย Jenkins เสียชีวิต ได้มีการเปลี่ยนชื่อโรงเรียนเป็นโรงเรียน Ada Jenkins และทำหน้าที่เป็นศูนย์การศึกษาสำหรับนักเรียนผิวดำใน Davidson จนกระทั่งเลิกแบ่งแยกสีผิวในปี 1966 ทุกวันนี้ ศูนย์ Ada Jenkins ยังคงสานต่อเจตนารมณ์ด้านการศึกษาและชุมชนด้วยการช่วยเหลือกลุ่มคนที่ต้องการความช่วยเหลือทั่วเมืองต่างๆ ในเขต Mecklenburg ทางเหนืออย่าง Cornelius, Davidson และ Huntersville ในรัฐนอร์ทแคโรไลนา ศูนย์แห่งนี้ทำงานเพื่อช่วยเหลือผู้คนให้เข้าถึงเสถียรภาพทางเศรษฐกิจผ่านกิจกรรมเข้าถึงชุมชน เช่น ความช่วยเหลือเพื่อการพัฒนาบุคลากร โอกาสทางการศึกษา และการแนะนำตัวเลือกที่อยู่อาศัยที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น.

ในบรรดาบริการต่างๆ ที่มอบให้กับท้องถิ่นนั้น ศูนย์ Ada Jenkins ได้เสนอการรักษาพยาบาลให้กับสมาชิกในชุมชน ณ จุดหนึ่ง แต่เมื่อเกิดโรคโควิด-19 และคลินิกรักษาฟรีในบริเวณใกล้เคียงเสนอที่จะรับผู้ป่วยของศูนย์ ทางศูนย์จึงยุติงานบริการนั้น.

ความท้าทาย

แม้ว่าศูนย์ Ada Jenkins จะไม่ได้ให้บริการทางการแพทย์แก่ชุมชนอีกต่อไป แต่ก็ยังมีแฟ้มข้อมูลส่วนตัวของผู้ป่วยจำนวนมากที่เก็บไว้ในศูนย์ แพทย์ประจำท้องถิ่นมักจะยื่นขอการเข้าถึงเวชระเบียนเพื่อให้การดูแลเป็นไปอย่างต่อเนื่อง.

แต่ละครั้งที่แพทย์ พยาบาล หรือผู้ป่วยโทรหาศูนย์เพื่อขอไฟล์ ใครบางคนในทีมศูนย์ Ada Jenkins จำเป็นต้องค้นหาไฟล์ คัดลอก และส่งไปให้ สิ่งนี้ทำให้เกิดปัญหาคอขวดสำหรับศูนย์ในฐานะตัวกลางระหว่างผู้ป่วยและเวชระเบียน.

อีกทั้ง ยังมาขัดขวางภาระหน้าที่ประจำวันของศูนย์และเบี่ยงเบนความสนใจจากงานรับใช้ชุมชน ดังนั้น ศูนย์จึงต้องการวิธีที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในการค้นหาแฟ้มข้อมูลผู้ป่วยอย่างรวดเร็วและแชร์อย่างปลอดภัยโดยไม่ต้องลงแรงมาก.

ในระหว่างการเยี่ยมชมสถานที่ Megan Cassidy พนักงานของ Iron Mountain สังเกตเห็นตู้เก็บเอกสารสูงจากพื้นจรดเพดานห้าตู้และถามถึงตู้เหล่านี้ Karen Martin ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของศูนย์ Ada Jenkins กล่าวว่า “นั่นคือแฟ้มเอกสารแบบกระดาษหลายร้อยฉบับที่ต้องเก็บ แต่เราไม่รู้จะเอาอย่างไรดี” เธออธิบายว่าเมื่อคลินิกรักษาฟรีเสนอที่จะให้บริการลูกค้าของศูนย์ จึงมีการเก็บเวชระเบียนไว้ในตู้เหล่านั้นที่ส่วนใหญ่ไม่มีใครแตะต้องกลางโถงทางเดินหลัก.

วิธีแก้ปัญหา

“คุณเคยคิดที่จะแปลงไฟล์ทั้งหมดเหล่านี้เป็นดิจิทัลและกำจัดตู้ขนาดใหญ่เหล่านี้ไปพร้อมกันหรือไม่” Megan ถาม “นั่นคือสิ่งที่ Iron Mountain ทำ”.

เนื่องจาก Karen และทีมของเธอยุ่งอยู่กับการจัดการงานประจำวันของศูนย์ Megan จึงอยากช่วย เธอตัดสินใจติดต่อรองประธานของ Iron Mountain สองคน ได้แก่ Dale Lawing รองประธานอาวุโสและผู้จัดการทั่วไปประจำสหรัฐอเมริกา และ Ray Dunne รองประธานฝ่ายดิจิทัล BPO & Mortgage Solutions ประจำภาคสนาม เพื่อดูว่าพอมีทางที่ Iron Mountain สามารถตอบแทนทีมศูนย์ Ada Jenkins ได้หรือไม่ หลังจากนั้น Dale และ Ray ได้ติดต่อกับศูนย์ผ่าน Jim Bruhn หัวหน้าฝ่ายจัดการข้อมูลภาพของ Iron Mountain และต่อมา การแปลงแฟ้มข้อมูลผู้ป่วยเหล่านี้ในรูปแบบดิจิทัลก็ได้เริ่มต้นขึ้นอย่างเป็นทางการ

ฉันอยากสนับสนุนศูนย์ Ada Jenkins เพราะฉันรู้จักพวกเขามานานหลายปีแล้ว…. พวกเขาเป็นที่รู้จักดีในเรื่องการให้ความช่วยเหลือแก่ชุมชน
Dale Lawingรองประธานอาวุโสและผู้จัดการทั่วไปประจำ Iron Mountain สหรัฐอเมริกา

ทีมพนักงานและอาสาสมัครของศูนย์ Ada Jenkins ร่วมกันช่วยเก็บแฟ้มเอกสาร และ Iron Mountain ได้ส่งรถบรรทุกไปรับกล่อง 35 ใบที่บรรจุอย่างแน่นหนา โดยแต่ละกล่องมีเอกสารประมาณ 3,500 แผ่น และมีอย่างน้อย 122,500 ฉบับถูกส่งไปยังสถานที่ให้บริการของ Iron Mountain เพื่อทำการสแกน.

Iron Mountain จะดำเนินการเวชระเบียนแต่ละเล่มผ่านกระบวนการเตรียมและกระทำการของ Iron Mountain ซึ่งได้แก่:

  1. การเตรียมเอกสาร
  2. การสแกนเอกสาร
  3. การประกันคุณภาพ
  4. การจัดทำดัชนีและการตรวจสอบ
  5. การเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล

ตลอดกระบวนการนี้ มีบางกรณีที่ศูนย์ Ada Jenkins Center ต้องการการเข้าถึงแฟ้มข้อมูลผู้ป่วยอย่างรวดเร็ว เมื่อเกิดกรณีนี้ขึ้น ทีมของ Jim จะสแกนเอกสารหรือรูปภาพ บันทึกในรูปแบบ PDF บีบอัดไฟล์ และส่งทางอีเมลที่เข้ารหัสในวันเดียวกัน.

ทีมของ Jim ทำงานอย่างมีความละเอียดรอบคอบตลอดกระบวนการ “ผมบอกกับทีมเสมอว่า 'เมื่อตรวจดูเอกสาร ถ้าคุณไม่ยอมรับมันในฐานะลูกค้า เราจะไม่ส่งออกเอกสารนั้น เราทุกคนจัดการข้อมูลภาพ เราทุกคนตรวจสอบคุณภาพ เราทุกคนตรวจทาน และเรายืนหยัดร่วมกันในเรื่องนั้น” เขากล่าว.

ประโยชน์

หลังจากสแกนและจัดทำดัชนีแฟ้มข้อมูลผู้ป่วยของศูนย์ทั้งหมดแล้ว Iron Mountain จะส่งคืนในไดรฟ์ USB ที่เข้ารหัส งานทั้งหมดในการแปลงแฟ้มเอกสารเหล่านี้เป็นดิจิทัล ส่งผลให้:

  • เพิ่มพื้นที่ทำงานให้กับพันธมิตรที่ไม่แสวงหาผลกำไรรายใหม่ซึ่งกำลังใช้อาคารร่วมกันและให้ความร่วมมือมากขึ้นในการบริการลูกค้า
  • ปรับปรุงใหม่โดยมุ่งเน้นการให้บริการโดยตรงซึ่งใช้เวลาและทรัพยากรน้อยลงในการค้นหาโฟลเดอร์ ถ่ายเอกสาร และจัดตารางนัดรับของลูกค้า
  • ปรับปรุงการเข้าถึงและการแบ่งปันเวชระเบียนที่ปลอดภัยผ่านอีเมล
  • ยกระดับการคุ้มครองและการรักษาความลับของข้อมูลส่วนตัว
  • มีอุปสรรคด้านบริการสุขภาพสำหรับผู้ป่วยน้อยลง.
สิ่งที่ยอดเยี่ยมคือ เราไม่ต้องถ่ายแฟ้มเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดให้คนนั้นคนนี้ เราสามารถนำส่งให้กับผู้ให้บริการทางการแพทย์ผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์…. ทำให้กระบวนการดูแลผู้ป่วยเป็นไปอย่างราบรื่น
Karen Martinผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของศูนย์ Ada Jenkins

การให้บริการชุมชนในทุกวิถีทางคือสิ่งที่ศูนย์ Ada Jenkins ทำได้ดีที่สุด ด้วยการลบเวชระเบียนที่ไม่ค่อยใช้งานเหล่านี้ สแกนแต่ละเล่ม และจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล จึงทำให้ Karen และทีมของเธอสามารถจดจ่อกับภารกิจและผู้คนที่พวกเขาให้บริการทุกวัน

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับศูนย์ Ada Jenkins Center บน Facebook, Instagram, และ Twitter.

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการสแกนและเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลของเรา.

Boosting Community Outreach One File At A Time | Infographic

Elevate the power of your work

รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!

เริ่ม