Fortune 100 Manufacturer ความสอดคลอ ้งทเพิ ˑีมขึนช่วยลดต้นทุน

บริษัท Fortune 100 ผ้ผู ลิตรายใหญ่ทีˑสุดของโลกรายหนึˑงมีพนักงานมากกว่า 300,000 คนทัˑวโลก และผลิตสนิ ค้าในประเทศต่างๆ กว่า 30 ประเทศ ในฐานะบริษัททีˑ รัฐถือห้นุ ต้องรับผิดชอบให้ผู้ถือหุ้นมัˑนใจในกระบวนการจัดการเอกสารทีˑดีและมีความพร้อมในการปฏิบตั ิตามกฎระเบียบ

ความท้าทาย:

เป˞นเวลาหลายปˣทีˑลูกค้าเก็บสะสมเอกสารไว้มากกว่า 2,000,000 ลกู บาศกฟ์ ุตตามหลักการจัดการเอกสารแบบไม่รวมศูนย์และไมม่ ีระบบทˑีเป˞นมาตรฐานในการจดั เกบ็ หรือคน้ หา ผลลัพธก์ ็คือไม่มีการเข้าถึงเอกสารทีˑจําเป˞นหรือมีการใช้งานมากทีˑสุดได้ ทันเวลาหรือเชืˑอถือได

ตามรัฐบัญญัติ Sarbanes-Oxley และข้อกําหนดทีˑบงั คับใช้อˑนๆ เป ื ˞นทีˑชัดเจนว่า ลูกค้าตอ้ งพัฒนาการเตรียมความพร้อมในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการลดความเสีˑยงและต้นทุนในการฟองร้อง ดังนั ˔ ˓น ลูกค้าตอ้ งทาํ การเปลˑยนแปลงที ี ˑสําคัญในวิธีและกระบวนการบริหารจัดการเอกสาร

การแก้ปˏญหา

ลูกค้าเลือกไอออนเมานเ์ทนให้ช่วยปรับปรุงประสทิ ธภิ าพและใช้งานโครงการทีˑ สอดคล้องกันโดยใชป้ ระโยชน์จากความเป˞นผู้นําและความเชีˑยวชาญของ ไอออนเมาน์เทนกวา่ 50 ปˣในการบริหารจัดการเอกสาร รวมทั˓งการใช้งานพื˓นท

องค์ประกอบทีˑสําคัญของโครงการก็คือการแต่งตั˓งผ้จู ัดการเอกสารภายในสถานทีˑ ผู้เชีˑยวชาญเฉพาะด้านของไอออนเมาน์เทนทีˑมีความรับผิดชอบโดยรวมต่อโครงการบริหารจัดการเอกสารของบริษัท ผู้จัดการเอกสารภายในสถานทีˑทํางานเต็มเวลา

ในสถานทีˑของลูกค้าเพืˑอตรวจสอบและจัดหาผู้เชีˑยวชาญในการ พัฒนา การบํารุงรักษา และสนับสนุนด้านเอกสารรวมทั˓ง นโยบายบริหารจัดการข้อมูลอย่างต่อเนืˑอง ผู้จัดการจะให้ คําแนะนําลูกค้าเกีˑยวกับข้อบังคบั ของรัฐบาลทˑมีผลกระทบ ี และข้อกําหนดตามกฎหมายพื˓นฐานสากล

ความรับผิดชอบหลกั ของผู้จัดการเอกสารในสถานทˑีคือ ตารางเวลาจัดเก็บเอกสารของลูกค้า ซึˑงระบุว่าเอกสารใดทีˑเก็บ รักษาไว้และเป˞นเวลานานเท่าใด ตารางเวลานี˓จะอธิบายการ ปรับปรุงแก้ไขทีˑเกีˑยวข้องกันของเอกสารทางกายภาพและดิจทิ ัล และติดตามแนวโน้มการฟองร้องทั ˔ ˑวโลกรวมทั˓งคําตัดสินทีˑ สัมพันธก์ ันซˑงึ อาจมีผลกระทบตอ่ ลูกค้า เมˑอได้รับการอนุมัติ ื จากลูกค้า ผู้จัดการเอกสารจะจัดทํารายการเปลีˑยนแปลงใน ตารางเวลาจัดเก็บเอกสาร และแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียราย สําคัญของลูกค้าทราบถึงการเปลีˑยนแปลงนี˓ตามกระบวนการ ควบคุมการเปลีˑยนแปลงอัตโนมัติ

ผ้จู ัดการเอกสารภายในสถานทีˑของไอออนเมาน์เทนจะ ควบคุมดูแล Global Records and Information Management Help Desk ซึˑงให้บริการตอบคําถามทีˑเกีˑยวกับ ขั˓นตอนการบริหารจัดการเอกสาร รวมถึงการฝ˥กอบรม นโยบาย และการจดั การอีเมลด้วย ผ้จู ัดการเอกสารภายในสถานทีˑยัง จัดหาผู้เชีˑยวชาญเฉพาะด้านเกีˑยวกับวิธีการค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผลลัพธ์ทีˑได้คือ ลูกค้าได้ประโยชน์จากความเป˞นผู้นําและผู้เชีˑยวชาญของไอออน เมานเ์ทนในการกําหนดมาตรฐานโครงการตามหลักปฏิบัติทีˑดี ทีˑสุดของอุตสาหกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปˏจจบุ ันผู้จัดการเอกสารในบริษัทกําลังนําแผนริเริˑมมาใช้ทําดัชนี ข้อมูลเก่าของลูกค้าขึ˓นใหม่ ข้อมูลดังกล่าวอย่ใูนเอกสารมากกว่า 2,000,000 ลูกบาศก์ฟุตเพืˑอให้การค้นหาและกู้คืนเอกสารมี ประสิทธิภาพมากขึ˓น เมืˑอแผนริเริˑมเสร็จสมบูรณ์ ลูกค้าจะทราบ ประเภทของเอกสารทีˑเก็บไว้และสถานทีˑเก็บทีˑชัดเจน ทําให้การ ควบคุมคุณภาพดีขึ˓น และขั˓นตอนการกู้คืนเอกสารมีประสิทธิภาพ มากขึ˓น

นอกจากนี˓โปรแกรม Iron Mountain ConnectTM ยังทําให้ นโยบายของบริษัทมีความโปร่งใสมากขึ˓น ส่งเสริมความเชืˑอมัˑนของผู้บริหารระดับสูงในการเตรียมการสาํ หรับการตรวจสอบท˓งัภายในและภายนอก ระบบนี˓มีความชัดเจนมากขึ˓นและทําให้ ขั˓นตอนการบริหารจัดการเอกสารมีความสอดคล้องกันในองค์กรระดับโลกเมืˑอมีไอออนเมาน์เทนเป˞นผู้แนะนําและผู้จัดการทัˑวไป ณ สถานทีˑตั˓ง

ผลลัพธ

เมืˑอโครงการบริหารจัดการเอกสารจากไอออนเมาน์เทนเสร็จเรียบร้อยและมีความสอดคลอ้ ง ลูกค้าจะสามารถรวมการบริหารจัดการเอกสารแบบกายภาพและดิจิทัลได้ตามความต้องการ ปรับปรุงประสิทธิภาพของขั˓นตอน และเข้าถึงเอกสารทีˑสําคัญมากได้ทันทีลูกค้าได้เพิˑมระดับความพึงพอใจของลูกค้าของตนโดยมีการตอบรับทีˑมากขึ˓น และปˏจจบุ ันจัดการกับค่าใช้จ่ายโดยรวมในการจัดเก็บและการก้คู ืนเอกสารไดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพมากขึ˓น

เมืˑอลกู ค้ามีแนวโน้มทีˑจะถูกฟอ˔ งรอ้ ง ผู้เชˑยวชาญด้านการี บริหารจัดการการจัดระเบียบ การจัดประเภท และการจดั เก็บเอกสารของไอออนเมาน์เทนสําคัญมากในการช่วยให้ลูกค้าทราบและเตรยี มการเพˑือการตรวจสอบและเป˞นไปตามข้อบงั คับในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และทีˑสําคัญเทา่ ๆ กันก็คือผู้เชีˑยวชาญด้านการบริหารจัดการเอกสารของไอออนเมาน์เทนรับประกันการกํากับดูแลกิจการทีˑดีด้วยการลดค่าใช้จ่ายของลูกค้าและปกป˔องความน่าเชืˑอถือในรัฐบาลและการปฏิบตั ิตามขั˓นตอนตา่ งๆ ตามกฎหมาย