HMCTS ให้บริการค้นหาพินัยกรรมและ การพิสูจน์พินัยกรรมที่ใช้งานง่ายด้วย Iron Mountain InSight on AWS

การค้นคว้าที่กระทำอย่างสม่ำเสมอสำหรับนวัตกรรมการให้บริการ

เก็บรักษาเอกสารทางกฎหมายย้อนหลังไปถึงปี 1858

เอกสารมีมากกว่า 41 ล้านชิ้นและเพิ่มมากขึ้น

ภายใต้กฎหมายของสหราชอาณาจักร พินัยกรรมต้องเก็บรักษาไว้ตลอดไปและพร้อมสำหรับผู้ที่ต้องการดู ซึ่งอาจเป็นบุคคลหรือผู้เรียกร้องที่เกี่ยวข้องกับการพิสูจน์พินัยกรรม ผู้ศึกษาเกี่ยวกับการสืบวงศ์ตระกูล หรือญาติที่ค้นคว้าเกี่ยวกับลำดับเครือญาติของวงศ์ตระกูล หรือผู้ที่สงสัยเกี่ยวกับความประสงค์สุดท้ายของผู้มีชื่อเสียงอย่าง Charles Dickens, Sir Winston Churchill และ Lady Diana

ในอังกฤษและเวลส์ หน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยและให้การเข้าถึงเอกสารทางกฎหมายเหล่านี้เป็นของงานบริการพิสูจน์พินัยกรรมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ HM Courts and Tribunals Service (HMCTS) “วันที่มีการเก็บถาวรย้อนหลังไปถึงปี 1858” Stephen Burgess, Family Probate Jurisdictional and Operational Support Manager ที่ HMCTS อธิบาย “ประกอบด้วยบันทึกการพิสูจน์พินัยกรรมมากกว่า 41 ล้านรายการ และมีพินัยกรรมเพิ่มขึ้นประมาณ 250,000 รายการในแต่ละปี”

หาวิธีเพื่อพัฒนาอยู่เสมอ

Iron Mountain ภูมิใจที่ได้เป็นพันธมิตรกับ HMCTS มานานกว่าสองทศวรรษ และได้สร้างศูนย์บันทึกข้อมูลพิสูจน์พินัยกรรมในเบอร์มิงแฮมที่มีวัตถุประสงค์เพื่อรวมการจัดการบันทึกข้อมูลไว้ที่ส่วนกลางและทำให้เป็นมาตรฐาน นอกจากการจัดเก็บข้อมูลแล้ว การบริการยังรวมถึงการค้นหาและดำเนินการให้เอกสารฉบับสำเนาเสร็จสมบูรณ์ตามคำสั่งที่ส่งผ่านเว็บไซต์บริการพิสูจน์พินัยกรรม

ระหว่างปี 1858 ถึง 1972 การลงทะเบียนพิสูจน์พินัยกรรมทุกครั้งทำตามปฏิทินในแบบฟอร์มสมุดบัญชี (ที่เรียกว่า Ledger ซึ่งมีการบันทึกการยินยอมให้พิสูจน์พินัยกรรม) เป็นเวลาหลายปีที่ผู้เชี่ยวชาญการสแกนของ Iron Mountain แปลงเอกสารเหล่านั้นบางส่วนเป็นดิจิทัลแต่เอกสารจำนวนมากยังอยู่ในรูปแบบกระดาษที่เสียหายง่าย

ในการแปลง Ledger ให้เป็นดิจิทัล Iron Mountain ใช้วิธีดูที่นามสกุลตรงมุมบนขวาของหน้า แล้วสแกนและถ่ายภาพรายละเอียดเหล่านั้นไว้เป็นเมตาดาต้า วิธีนี้ทำให้ผลการค้นหาอาจจะมีรายชื่อซึ่งผู้ใช้งานเว็บไซต์ต้องค้นหาเองอย่างละเอียดเพื่อให้พบพินัยกรรมที่ถูกต้อง จากนั้นผู้ใช้จะส่งคำสั่งค้นหาพินัยกรรม แม้ว่าระบบนี้จะมีประสิทธิภาพแต่ยังต้องมีการปรับปรุงอีกหลายด้าน

“ดังนั้นเราจึงอยากได้ยินเกี่ยวกับแพลตฟอร์ม Iron Mountain InSight ของพวกเขาให้มากกว่านี้ และวิธีที่จะนำมาประยุกต์ใช้กับบริการพินัยกรรมออนไลน์ของเราเพื่อประสิทธิภาพและประสบการณ์ของผู้ใช้ที่ดียิ่งขึ้น”

แฟ้มบริการพินัยกรรมจะยาวไปไกลกว่า 38 กิโลเมตรหากนำมาเรียงเป็นแถว

การใช้เทคนิคขั้นสูงอย่างการเรียนรู้ของเครื่องและปัญญาประดิษฐ์

จุดเริ่มที่พร้อมแล้วสำหรับการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล

เบื้องหลังการทำงานที่น่าทึ่ง

Iron Mountain InSight คือการจัดการข้อมูลและบริการเนื้อหาที่แพลตฟอร์ม SaaS ทำงานบน AWS โดยรวมการสแกนเอกสารทางกายภาพและ การจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลบน Amazon S3 ที่มีความสามารถในการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ที่ใช้ประโยชน์จาก Amazon Textract ซึ่งเป็นบริการการเรียนรู้ของเครื่อง (ML) ที่จะดึงข้อความ ลายมือ และข้อมูลจากเอกสารที่สแกนไว้ออกมาโดยอัตโนมัติ

ความมหัศจรรย์ทางเทคโนโลยีหลายอย่างเกิดขึ้นเบื้องหลังAmazon Textract ช่วยให้ Iron Mountain แปลงเอกสารทั้งหมด 870,000 หน้าจาก Ledger ให้เป็นข้อมูลที่ค้นหาได้อย่างรวดเร็วในเวลา 2 สัปดาห์ที่เข้มข้น ซึ่งใช้เวลาน้อยกว่าการใช้วิธีแบบเก่า ข้อมูลนี้จะมีการโฮสต์ตามคำร้องขอของ Iron Mountain InSight ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของเว็บไซต์สาธารณะ HMCTS

“ถ้าคุณไม่ได้เป็นผู้ศึกษาเกี่ยวกับการสืบวงศ์ตระกูลหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการพิสูจน์พินัยกรรม คุณมีโอกาสที่จะใช้เว็บไซต์ของเราเป็นครั้งแรก” Burgess กล่าว “ก่อนหน้านี้เรามีที่เก็บเอกสาร 3 แห่งซึ่งไม่สะดวกสำหรับผู้ใช้ในการค้นหาและการระบุว่าพินัยกรรมที่กำลังหาอยู่ที่ใด" เมื่อมี Iron Mountain InSight การค้นหาก็ง่ายขึ้นและมีส่วนติดต่อกับเอกสารเพียงหน้าเดียว ทำให้เว็บไซต์ของเรามีมาตรฐานเหมือนเว็บไซต์อื่นๆ ของ .gov.uk”

ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ

การปรับปรุงเหล่านี้ดำเนินการต่อเนื่องในศูนย์บันทึกข้อมูลพิสูจน์พินัยกรรมซึ่งปัจจุบันคำสั่งค้นหาพินัยกรรมดำเนินการได้เร็วขึ้นมากเพราะขั้นตอนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติ“เมื่อมีการส่งคำขอพินัยกรรม Iron Mountain InSight จะตรวจสอบว่าพินัยกรรมดังกล่าวมีการแปลงเป็นดิจิทัลแล้วหรือไม่ หากแปลงแล้วจะนำส่งเอกสารภายในเวลาไม่กี่นาที” Burgess กล่าว

“เช่นเดียวกัน พินัยกรรมที่มีชื่อเสียงที่อยู่ใน Ledger สามารถสแกนได้ครั้งเดียวเท่านั้น จากนั้นจะถูกเก็บไว้โดยอัตโนมัติ” นอกจากนี้คำสั่งขอพินัยกรรมที่ยังต้องใช้มนุษย์เป็นผู้จัดการโดย Iron Mountain ก็ดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ข้อมูลจากระบบภายในไม่จำเป็นต้องส่งออกหรือมีการจัดการอีกต่อไปเพื่อความสะดวกของทีมคลังข้อมูล

การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ที่สำคัญก็คือ แพลตฟอร์ม Iron Mountain InSight ซึ่งมีข้อมูลและระบบการส่งคำสั่ง เป็นมากกว่าการบริการที่เสร็จเรียบร้อยในจุดเดียวและไม่เคยหยุดนิ่ง Iron Mountain พยายามปรับปรุงประสบการณ์อย่างต่อเนื่องสามารถโต้ตอบได้เร็วและทำการเปลี่ยนแปลงระบบเพื่อแจ้งความคิดเห็นจากกลุ่มผู้ใช้ HMCTS ตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์ใหม่ช่วยให้ผู้ใช้ระบุเมืองที่คนอาศัยอยู่ ทำให้การค้นหาแคบลงและเร็วขึ้น

Amazon Textract ช่วยให้ Iron Mountain แปลงเอกสารทั้งหมด 870,000 หน้าจาก Ledger ให้เป็นข้อมูลที่ค้นหาได้อย่างรวดเร็วในเวลา 2 สัปดาห์ที่เข้มข้นซึ่งใช้เวลาน้อยกว่าการใช้วิธีแบบเก่า

การค้นหาพินัยกรรมที่เร็วขึ้นและการส่งมอบที่มั่นใจได้

การส่งมอบคุณค่าและผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดียิ่งขึ้น

Iron Mountain lnSight คือโปรแกรมประยุกต์บนเว็บที่ทันสมัยและใช้ง่าย ช่วยให้ HMCTS ส่งมอบคุณค่าและผลลัพธ์ทางธุรกิจได้ดีขึ้นและต่างจากการสแกนโดยใช้คน เพราะความสามารถของ Al และ ML ทำให้ไม่ต้องใช้แรงคนมากหรือมีข้อผิดพลาด ช่วยปรับปรุงการให้บริการผู้ใช้การพิสูจน์พินัยกรรม ผู้ศึกษาเกี่ยวกับการสืบวงศ์ตระกูล ผู้เรียกร้อง และ สาธารณชน

“เป้าหมาย SLA ของเราคือการส่งมอบพินัยกรรมภายใน 5 วันจากเวลาที่ส่งคำสั่ง” Burgess กล่าว “ตั้งแต่เปลี่ยนมาใช้Iron Mountain lnSight เห็นได้ชัดว่าเวลาในการส่งมอบพินัยกรรมทั้งแบบกระดาษและดิจิทัลโดยเฉลี่ยลดลงเหลือ3 วัน”

ตอบสนองทุกความต้องการได้ในที่เดียว

HMCTS เปิดทางให้โอกาสใหม่ๆ เพื่อรวมระบบระหว่างแผนกเข้าด้วยกัน และแนวโน้มในการเปลี่ยนการเดินทางของประชากรแบบอื่นๆHMCTS ยังได้รับประโยชน์จากคลังเก็บข้อมูลที่เดียว ขั้นตอนทั่วไปและการเปลี่ยนระบบที่เร็วขึ้น

Burgess สรุปว่า:“เรามักจะเห็นคนของ Iron Mountain มีความรู้ดีและสนับสนุนเราอย่างมากพร้อมเสมอเมื่อเกิดปัญหา และตอบกลับอย่างรวดเร็ว”

• ประสบการณ์ที่ดีขึ้นของผู้ใช้การพิสูจน์พินัยกรรม ผู้ศึกษาเกี่ยวกับการสืบวงศ์ตระกูล ผู้เรียกร้อง และสาธารณชน
• เป้าหมายการส่งมอบที่ใช้เวลา 5 วันโดยเฉลี่ยลดลง 40%
• ส่งมอบตามจุดมุ่งหมายของรัฐบาลดิจิทัล
• มีความเป็นไปได้มากขึ้นในการรวมระบบระหว่างแผนก