ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ Iron Mountain® Workflow

ขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติเป็นอย่างไร

ขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติของ Iron Mountain ช่วยให้การจัดการระบุขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามและจัดเส้นทางของเอกสารให้เป็นระบบอัตโนมัติสำหรับเอกสารที่ต้องปฏิบัติหรือตอบสนองโดยไม่ต้องดูที่ตั้งหรือตัวเลือกอุปกรณ์เคลื่อนที่

งานหรือกระบวนการสามารถเริ่มต้นโดยอัตโนมัติด้วยการนำเข้าข้อความอีเมลโดยใช้เครื่องมือลากและวาง หรือสร้างตั๋วแบบแมนนวลโดยตรงในระบบ

ระบบจะเริ่มขั้นตอนต่อไปของกระบวนการและ/หรือกำหนดงานสำหรับผู้ใช้รายบุคคลหรือผู้ใช้เป็นกลุ่มสามารถส่งต่อการแจ้งเตือนไปยังที่อยู่อีเมลที่เฉพาะเจาะจง เช่นทำตามขั้นตอนในกระบวนการตามกำหนดเวลาที่ตั้งไว้ถ้าจำเป็นสามารถแจ้งการล่าช้าของกระบวนการที่นานขึ้นและเอกสารประกอบที่หายไปด้วยระบบอัตโนมัติ ต้องมีการค้นหาเอกสารเพื่อรองรับคำถาม คำขอตรวจสอบ และการดำเนินคดีที่รอดำเนินการ

ผลลัพธ์สามารถมองเห็นได้จากส่วนกลางผ่านแดชบอร์ดที่เตรียมการจัดการด้วยข้อมูลและตัวชี้วัด และนำส่งข้อมูลเชิงลึกที่มีประสิทธิภาพ

ทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นต้องพึ่งพาไอที

ประโยชน์ที่สำคัญ

• ขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติขจัดขั้นตอนที่น่าเบื่อ เช่นการสร้างเช็กลิสต์และการค้นหาเอกสารที่หายไป
• การรวมกับ Outlook และแอปพลิเคชันอื่นแบบง่ายๆ หมายความว่าระบบเหมาะสมสำหรับแผนการส่วนใหญ่ของสถานที่ทำงาน
• ข้อมูลทั้งหมดมีการเข้ารหัสที่ไม่มีการเคลื่อนไหวและในระหว่างการส่งผ่านข้ามเครือข่ายที่ปลอดภัย ลดความเสี่ยงเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ความปลอดภัย และความเป็นส่วนตัว
• การติดตามการตรวจสอบที่สมบูรณ์ของการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้และกิจกรรมที่ดำเนินการในระดับไฟล์และโฟลเดอร์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• การมองเห็นการจัดการจากส่วนกลางมีแดชบอร์ดที่เรียบง่ายซึ่งรายงาน SLA, KPI และการอัปเดตสถานะงาน
• ค่าธรรมเนียมสมัครสมาชิกรายเดือนที่คาดเดาได้ การหลีกเลี่ยงการลงทุน และการจัดทำงบประมาณแบบง่าย