Çalişanlariniz ofise geri mi dönüyor? iş yerinizde yeni bir başlangiç yapmak için uygulayabileceğiniz 9 ipucu

Çalışanlarınız ofise geri dönmeye hazırlanıyorsa, yeni bir başlangıç yapmanıza yardımcı olacak önemli ipuçlarımızdan birkaçını burada bulabilirsiniz.

Birçoğumuz 2 yıldır ofise adım atmadık. Geride bıraktığımız (ayakkabılar, şemsiyeler ve kahve fincanlarıyla birlikte) aylar boyunca ihtiyaç duymadığımız veya özlemediğimiz dosya dolaplarını bir düşünün. Çalışma alanımıza geri döndüğümüzde, bu dosya dolaplarının içindekilerin hala değerli olup olmadığını sorgulamanın zamanı geldi.

“Her şeyi sakla” devri artık sona erdi! Daha temiz bir ortamda enerji verici bir çalışma biçimini teşvik etmek ve yasal uyumu da göz önünde bulundurarak bir “bahar temizliği” yapmak için aşağıdaki 9 ipucunu göz önünde bulundurun.

İpucu 1: Ofise yeni bir bakış açısıyla yaklaşın

Çalışma şekliniz muhtemelen düşündüğünüzden daha dijitaldir, bu nedenle ofiste kağıt depolamak zorunda hissettiren bakış açınızı ve iş akışlarınızı yeniden değerlendirin. Hibrit/uzaktan çalışma seçeneklerine yönelik yeni politikaları ve daha esnek çalışma yöntemlerine uyum sağlamak için iş yerinizi nasıl optimize edebileceğinizi düşünün.

İpucu 2: Dosya çekmecelerinizi ve dolaplarınızı düzenlemek için bir strateji geliştirin

Resmi belgelere, resmi olmayanlardan farklı yaklaşmanız gerekir. Bilgi ve Belge Yönetimi (RIM) temsilcinizin ve yöneticinizin metodolojinizi onayladığından emin olun. Ayrıca, ofis alanı planlarını anlamak için ofis yönetimi ile görüşebilirsiniz.

İpucu 3: "Her ihtimale karşı" tuttuğunuz belgeler dışındakileri ayıklayın

Resmi belgeler ile uğraşmaya başlamadan önce, referans belgeleri, fotokopiler ve taslakları içeren "çekmeceler" ile başlamak en kolayıdır. Bu belgelerin nasıl elden çıkarılacağını belirlemek için Bilgi ve Belge Yönetimi politikanıza bakın.

İpucu 4: Resmi belgeleri inceleyerek saklama gerekliliklerine karar verin

Kalan resmi belgelerinizi değerlendirerek, Belge Saklama Programınıza göre daha uzun süre saklanması gerekip gerekmediğine karar verin. Bu adımla ilgili herhangi bir sorunuz varsa Bilgi ve Belge Yönetimi temsilcinize danışın. Belgeler imha edilmeye uygunsa, Bilgi ve Belge Yönetimi politikanıza uyun. Bunların arasında ileride bakılması gereken, anonim hale getirilebilecek olan veya veri analizi amacıyla kullanılabilecek belgeler olabilir. Emin değilseniz Bilgi ve Belge Yönetimi temsilcinize danışın.

İpucu 5: Hangi belgenin dijitalleştirilebileceğine karar verme fırsatını kaçırmayın

Saklama süresini doldurmayan belgeler, Belge Saklama Çizelgenizdeki süre boyunca saklanmalıdır. Artık hibrit, esnek bir çalışma ortamında daha kolay erişim için ya da yapay zeka ve makine öğrenimi açısından bu belgeleri dijitalleştirmenin zamanı gelmiş olabilir. Belgenin dijital kopyası hazırlandıktan sonra güvenli bir şekilde yok edilip edilemeyeceğini belirlemek için Bilgi ve Belge Yönetimi temsilcinize danışın.

İpucu 6: Nelerin kutulara konup kurum dışında saklanabileceğine karar verin

Belgeleri dijitalleştirmediyseniz, kutulara yerleştirin ve ilerde daha kolay yönetmek için uygun meta verilerle birlikte kurum dışı depolamaya gönderin. Eğer 2 yıldır bu belgelere hiç bakma gereği duymadıysanız neden ofisinizde yer kaplamaya devam etsinler? Yeni bir başlangıç için bunlardan kurtulun!

İpucu 7: Kullanılmayan BT ekipmanının envanterini çıkarın

Toz toplayan, güvenli ve sürdürülebilir bir şekilde imha edilmesi gereken BT varlıklarını ve mobil cihazları unutmayın. Fikri mülkiyet dahil olmak üzere kişisel veri ve hassas bilgiler içerebilecekleri için şirketin ve çalışanların BT varlıklarında yer alan verilerin geri dönüştürülmeden veya imha edilmeden önce nasıl güvenli bir şekilde silineceğini öğrenmek için BT ekibinizle işbirliği yapın.

İpucu 8: Başarınızı iş arkadaşlarınızla paylaşın

İş yeri değişikliklerinin planlanması hakkında ofis yönetimi ekibiyle iletişim kurun. İyileştirme fırsatlarını not ettiğinizde ve çabalarınızın sonucunu görmeye başladığınızda, öğrendiklerinizi iş arkadaşlarınıza anlatın. Diğer birçok şirket de benzer bir durumda olduğundan değişim için başkalarına ilham kaynağı olabilirsiniz.

İpucu 9: Tek başınıza yapmayın!

Bir ofis yenileme planı yapmaya başladığınızda, bilgi ve varlıkların güvenli bir şekilde temizlenmesini ve taşınmasını yönetmek için ofis yönetim ekibinizle işbirliği yapın. Ve bu yolculukta size yardımcı olabilecek diğer iş ortakları ve tedarikçilerle çalışmayı değerlendirin.

Yeni bir başlangıca hazırsanız, ofisinizi baştan aşağı temizleme ve düzenleme projenizi destekleyecek ekipler ve araçlar Iron Mountain’da hazır.