Společnost pro správu pohledávek eliminuje práci s písemnými dokumenty optimalizuje hybridní práci

Výzva

Společnost Ultimo se v rámci outsourcingu poštovních operací rozhodla přejít z papírové na digitální korespondenci, s požadavkem na zachování přísných servisních smluv (SLA), které poskytnou ochranu dat a nastaví optimální dobu odezvy. Pro Ultimo bylo klíčové zavést bezpečnou IT infrastrukturu, která se bude snadno integrovat s jejich stávajícími systémy.

Řešení

Digitální podatelna společnosti Iron Mountain představuje plně automatizovaný korespondenční systém, jež je možné plně spravovat. Převádí písemné zásilky na digitální dokumenty, a ty je poté možné elektronicky odesílat, označovat, vyhledávat, ukládat a archivovat.

Výsledek

Uvolnění interních zdrojů podatelny znamená, že se nyní společnost Ultimo může soustředit na plnění svých klíčových obchodních aktivit. Digitalizace podatelny také odstranila velký objem práce s papírovými dokumenty v pěti oblastech podnikání firmy a účinně podpořila bezpečnou formu hybridní práce.

Ušetření zdrojů na rozvoj klíčových aktivit společnosti

Efektivní proces a poskytnutí odborných znalostí

Odborníci na správu pohledávek

Společnost Ultimo, která je součástí skupiny B2Holding, je jednou z předních polských společností specializujících se na správu pohledávek. Poskytuje služby zhruba třem milionům zákazníků a v průběhu roku zpracuje na 4,8 milionu případů.

Tato činnost do velké míry závisí na pracovnících podatelny, kteří musí přicházející korespondenci zpracovávat důsledně a včas. Přestěhování do nového sídla společnosti poskytlo ideální příležitost k přehodnocení současných procesních postupů.

„Pro každou finanční společnost je zpracování pošty jedním z klíčových operačních procesů, od kterého se odvíjí služby klientům,“ říká odbornice na korespondenci Anna Pospiechová. “Přesto se stále jedná o vedlejší činnost, která odvádí interní zdroje od správy pohledávek. Proto jsme začali hledat efektivnější řešení.”

Ambiciózní plán

Cílem bylo outsourcovat celý proces zpracování příchozí korespondence pěti obchodních oddělení na specializovaného dodavatele a v návaznosti na to přejít z písemných na digitální záznamy s odpovídajícími smlouvami SLA, které zabezpečí ochranu dat a splnění zákonných lhůt pro odpověď. Dalším kritickým faktorem úspěchu bylo poskytnutí know-how o požadavcích na různé typy dokumentů, jako jsou například smlouvy mezi zaměstnanci Ultimo a outsourcingovými partnery.

“Kromě rychlého sestavení specializovaného projektového týmu jsme hledali partnera s bezpečnou IT infrastrukturou, kterou bude možné hladce integrovat do našich systémů a celý proces dokončí včas před stěhováním našich kanceláří,” dodává Anna Pospiechová.

Přechod pěti obchodních oddělení na digitální podatelnu komplexně a na míru

Osvobození obchodních oddělení od povinností spojených s poštovní agendou

Dlouhodobý strategický partner

Řešení od Iron Mountain bylo společností Ultimo vybráno z několika důvodů. Jedná se o dlouhodobého strategického partnera, a to nejen pro správu a ukládání písemných a elektronických záznamů, ale také pro průběžnou digitalizaci dokumentů. “Zárukou úspěchu byla nejen dostatečná infrastruktura a vysoce výkonná technologie společnosti Iron Mountain, ale také jejich znalosti a zkušenosti s implementací podobných projektů pro finanční sektor.” uvádí Anna Pospiechová.

Iron Mountain Digital Mailroom Service je řešení, které převádí písemnou poštu společnosti Ultimo na digitální dokumenty, které je poté možné elektronicky odesílat, označovat, vyhledávat, ukládat a archivovat.

Komplexní služby

Celý proces probíhá mimo firmu. Všechny zásilky a dokumentace jsou zpracovávány specialisty Iron Mountain ve vysoce zabezpečeném prostoru. Tato “end-to-end” služba zahrnuje příjem korespondence Ultimo přímo z pošty, otevírání (nebo neotevírání) balíků a listovních zásilek, jejich opatření čárovými kódy, registraci a nakonec skenování, třídění a archivaci dokumentů.

“Kromě toho nám Iron Mountain pomáhá naplánovat ukládání a skartaci dokumentů a poskytuje veškerá relevantní metadata pro pravidelné reporty v rámci SLA smluv,” dodává Anna Pospiechová. Mezi typy dokumentů zahrnutých v této službě patří korespondence od soudů, exekutorů, zákazníků, jiných společností a vrácené doporučené zásilky.