Digitální transformace – pracujete na ní?

Proč by i vaše kancelář měla projít digitální transformací?

✔ Pomáhá automatizovat administrativní procesy

✔ Zlepšuje zkušenosti koncových uživatelů

✔ Poskytuje hluboké analytické poznatky

✔ Můžete optimalizovat pracovní procesy, odstranit datové chyby, zlepšit zabezpečení a snížit náklady

Tak proč ještě organizace plně nenaskočili na palubu ditigální transformace?

Většina organizací věří, že jsou již na cestě k digitální transformaci. Zjistili jsme však, že existuje několik oblastí, které zůstávají stále nevyřešené, i když se o to lídři snaží. Níže jsme nastínili pět nezbytných kroků k tomu, jak svůj tým plně ponořit do procesu digitální transformace.

1. Krok - Identifikace

Začněte tím, že si uděláte pořádek v archivu. Z hlediska legislativy musí mít firmy některé dokumenty uskladněné na papíře. Skladovat dokumenty v kancelářských prostorách je však neefektivní. Výhoda externích archivů je, že se ke skenu potřebného dokumentu dostanete do 4 hodin.

Skenujte jen to, co potřebujete. Ne každý šanon musí být digitalizován. Pro zajištění všech důležitých informací není nutné zavedení procesu “skenujeme všechno”. Nejprve zjistěte, jaké jsou skartační lhůty dokumentů a jaká je úroveň jejich důležitosti pro podnikání. Tím, že na začátku procesu identifikujete, co je třeba skenovat, archivovat nebo zlikvidovat, ušetříte svému týmu čas a peníze.

2. Krok – Digitalizace

Prostřednictvím procesu digitalizace dokumentů rozšiřujete dostupnost a zvyšujete produktivitu svých pracovních procesů. V současné době zaměstnanci často pracují hybridním stylem. To znamená, že existuje směs fyzických a digitálních dokumentů, což má za následek nedostatečnou dostupnost a nižší produktivitu.

Dokumenty a smlouvy, ke kterým přistupujete, musí často projít skenem. Teprve potom s nimi můžete pracovat digitálně. Tento postup při digitalizaci kanceláře již není nutný! Dokumenty vytváříte už jen v elektronické podobě.

3. Krok – Uložení

Chraňte si svá data před únikem zevnitř nebo zvenčí organizace. Spolehlivý dodavatel DMS systému vám umí poskytnout bezpečné řešení podle vašich preferencí.

Místo toho, abyste trávili hodiny prohledáváním kartoték nebo archivů, nyní můžete všechny své informace vyhledat ve snadno dostupném, centralizovaném a zabezpečeném cloudovém úložišti. Jeho výhoda je odolnost vůči budoucím nepředvídatelným situacím.

4. Krok - Automatizace

Váš tým nyní může vytvářet automatizované pracovní postupy pro procesy zaměřené přímo na dokumenty. Tyto postupy eliminují opakující se a časově náročné úkoly a uvolňují ruce vašemu týmu pro hodnotnější práci. S tím přichází zvýšená produktivita a více příležitostí pro brainstorming nových nápadů.

Příchozí poštu digitalizujeme hned u vstupu a následně se s ní pracujete už jen elektronicky. Pošta v inteligentním elektronickém systému bez papíru zaručí pohodlnou manipulaci přicházejícími dokumenty a jejich zpracování. Díky digitální podatelné se dokumenty neztrácí a nezabírají místo.

Pomocí softwaru probíhá schvalování, vyhledávání, sdílení a tvorba dokumentů pouze elektronicky. Zároveň si můžete do softwaru importovat staré dokumenty, aby byly na jednom místě. Systém distribuuje dokumenty v rámci firmy a sleduje jejich pohyb.

Nově vzniklé dokumenty se podepisují pouze elektronicky. Firma se zařídí i podle toho, jakou úroveň elektronického podpisu potřebuje pro daný typ dokumentu. Až 90% smluv lze podepisovat přes jednoduchý elektronický podpis v PDF formátu.

5. Krok – Odhalení

Digitalizací vašich složek a použitím pokročilé analýzy může váš tým identifikovat vzorce, trendy a další cenné informace.

Umělá inteligence je skvělým pomocným nástrojem pro analýzu i nestrukturovaných dat. Ty mají pro firmu obrovskou hodnotu. Analyzovat data ze smluv bez struktury je doslova nadlidský úkol, se kterým si umělá inteligence poradí levou zadní.

Než se ponoříte do své digitální transformace, neváhejte se na nás obrátit. Můžeme vám pomoci chránit a odemknout ten správný obsah z vašich papírových a digitálních dokumentů bez ohledu na jejich formát. Rádi vám poskytneme klíč k plně transformovanému a integrovanému podnikání.