Archivace dokumentů

Uložte své firemní dokumenty v zabezpečené externí spisovně a snižte náklady na archivaci o desítky procent ročně.

✔ Potřebné spisy vyhledáte několika kliknutími v naší webové aplikaci,

✔ dokumenty vám doručíme ve fyzické i digitální podobě už do 4 hodin,

✔ ohlídáme za vás uložení a skartaci spisů podle platné legislativy.

Jak to celé proběhne?

Klasifikace dokumentů

Projdeme spolu váš firemní archív, zkontrolujeme stav dokumentů a roztřídíme je podle skartační lhůty a vašeho klasifikačního systému – nebo vám pomůžeme s návrhem nového.

Roztříděnou dokumentaci označíme čárovými kódy, zaevidujeme ji a uložíme do archivačních boxů.

Převzetí a uložení spisů

Dokumenty v boxech převezmeme oproti předávacímu protokolu a dopravíme do spisovny s nepřetržitým dohledem a protipožárním systémem.

K vašim spisům má přístup omezený počet proškolených pracovníků. Každý krok přepravy, uskladnění a manipulace s dokumenty evidujeme v aplikaci Iron Mountain Connect. Spisy v digitální podobě ukládáme na zabezpečený cloud.

Nové dokumenty (ve fyzické i elektronické podobě) přijímáme v rámci digitální podatelny.

Rychlé doručení dokumentů

Potřebujete určitý dokument? Stačí si jej několika kliknutími objednat v aplikaci Iron Mountain Connect, kterou vás naučíme používat.

Naši pracovníci spis naskenují a pošlou přes aplikaci či e-mailem. Dokumenty vám můžeme doručit i přímo do kanceláře. Standardní dodací lhůta spisů je 24 hodin, resp. 4 hodiny při expresním dodání.

Nepřetržitá technická podpora je samozřejmostí. Nabízíme také digitalizaci celého archívu či vybraných celků.