Iron Mountain Smart Sort

Průvodci řešením

Cenově výhodné, efektivní, přínosné. Převezměte kontrolu nad svým systémem inventáře dokumentů s řešením Iron Mountain Smart Sort.

23. dubna 20246 minuty
Iron Mountain employee looking for a box in a warehouse

Dosáhněte svých cílů v oblasti správy informací a podnikání


A co vy?

  • potýkáte se s velkým objemem historických dokumentů?
  • nedaří se vám vyhledat dokumenty, když je potřebujete?
  • chcete přemístit inventář, ale nejprve musíte skartovat to, co již nepotřebujete?
  • chcete zničit dokumenty, ale nemůžete s jistotou určit které, aniž byste investovali významnější částku?
  • chcete se zbavit papíru, ale je obtížné rozhodnout, které dokumenty digitalizovat?
  • potřebujete vyčlenit dokumenty pro fúzi, akvizici nebo odprodej?

Pokud jste na některou z těchto otázek odpověděli ano, zeptejte se nás: na řešení Iron Mountain Smart Sort.

Vaše problémy

Je třeba roztřídit a přeorganizovat inventář dokumentů, abyste mohli učinit obhajitelné rozhodnutí o jejich likvidaci. Bohužel to není tak jednoduché, jak se zdá.

Proč je likvidace tak složitá?

  • Nedostatečná integrita / přehlednost inventáře:
    Když nejsou zachycena klíčová metadata a uvedena v průběhu celého životního cyklu informací, je obtížné v nich vyhledávat, spravovat je a rozhodovat o tom, které dokumenty uchovávat, digitalizovat nebo zničit.
  • Smíšené typy dokumentů a složitost skartačních lhůt:
    Různé typy dokumentů mají různé požadavky. Pokud nejsou dokumenty uspořádány podle klasifikace nebo data události, nemůžete s jistotou a obhajitelně přijmout žádné rozhodnutí.
  • Reorganizace dokumentů je pracná a nákladná:
    Chybí vám prostředky na třídění jednotlivých souborů podle data způsobilosti ke skartaci, typu dokumentů, a jedinečného identifikátoru nebo jiného požadavku.

Co to znamená

  • Zbytečné náklady:
    Velké objemy dokumentů bez metadat na úrovni dokumentů, které jsou uloženy bez ohledu na data skartace nebo klasifikaci dokumentů, ovlivní vaši schopnost efektivně spravovat daný program.
  • Zvýšené riziko:
    Uchovávání dokumentů po delší dobu, než je nutné, zvyšuje riziko ztráty informací a porušení právních předpisů. Zvyšuje také složitost právních požadavků, reakce na audit a procesy řízení dodržování předpisů.
  • Ztráta produktivity:
    Vyhledávání potřebných informací a rychlé rozhodování o likvidaci dokumentů vyžaduje dobře organizovaný inventář. Bez efektivního procesu třídění a reorganizace souborů můžete ztratit čas a zpozdit dosažení svých hlavních cílů.

Zjednodušení a urychlení rozhodování

S řešením Iron Mountain Smart Sort můžete rychle a s jistotou rozhodovat o svých historických dokumentech, a umožnit tak dodržování předpisů a efektivnější správu dokumentů.

Náš vyškolený tým pro správu dokumentů využije vstupní údaje z vaší databáze a z plánu uchovávání dokumentů k automatizaci obhajitelného rozhodování na úrovni složek či dokumentů. Vaše dokumenty roztřídíme a přeorganizujeme tak, abyste mohli bez obav rozhodovat o likvidaci a rychle dosahovat obchodních cílů, jako jsou například reakce na odprodej, právní záležitosti nebo požadavky na likvidaci.

Cenově dostupné řešení

Jediným dotykem může tým společnosti Iron Mountain učinit rozhodnutí v reálném čase na základě vašich zásad uchovávání dat o tom, jak s dokumenty naložit. To zajišťuje významnou efektivitu, takže můžeme poskytovat skutečně cenově efektivní řešení.

Náš tým vám může poskytnout podporu z archivu Iron Mountain nebo přímo u vás.

Řešení Smart Sort vám umožní přijímat obhajitelná rozhodnutí díky třídění a reorganizaci dokumentů podle

events calendar

Data skartace

Třídění a reorganizace dokumentů podle roku způsobilosti k likvidaci, abyste mohli s jistotou zničit papírové dokumenty, jakmile dosáhnou skartační lhůty.
media backup

Kategorie

Iniciativy, jako je například odprodej, vyžadují potřebu izolovat dokumenty v krátkém časovém období. Vaše dokumenty roztřídíme a přeorganizujeme podle typu dokumentů, stavu dokumentů, jedinečného identifikátoru nebo podle jiných požadavků.
laptop with files

Přiřazení

Pokud nevyžadujete třídění a reorganizaci inventáře, využijte řešení Smart Sort k aplikování metadat na dokumenty na úrovni dokumentů či složek, abyste se vyhnuli vysokým nákladům na ruční zařazování.

Proces Smart Sort umožňuje automaticky rozhodovat o tom, jak spravovat každý dokument či složku a zároveň splnit konkrétní požadavky vaší organizace.

 

Dosáhněte svých obchodních cílů v oblasti správy informací

  • Rychlé a jisté rozhodování
    Iron Mountain využívá data z vaší stávající databáze a skartačního řádu k automatizaci obhajitelného rozhodování.
  • Zjednodušení budoucího rozhodování
    Uložené dokumenty budou seřazeny podle data skartace, typu dokumentů, jedinečného identifikátoru nebo podle libovolného požadavku.
  • Snížení nákladů a rizik programu
    Zahajte okamžitou skartaci způsobilých dokumentů, aby se snížily náklady na jejich uchovávání a zmírnila rizika spojená s právním zjišťováním, auditem a dodržováním předpisů.
  • Rychlejší vyhledávání
    Po dokončení projektu Smart Sort budete mít k dispozici aktuální seznam, který umožňuje přesnou a efektivní evidenci.

 

Příklad použití řešení Smart Sort

Problém

Velká zdravotnická organizace chtěla snížit náklady a rizika tím, že zničí dokumenty, které dosáhly konce doby uchovávání dokumentů. Nebyla však schopna snadno a obhajitelně určit, které dokumenty jsou způsobilé ke zničení, protože neměla rozpočet potřebný k provedení dlouhodobého a pracného projektu zjišťování informací. Organizace měla omezené zdroje a její snaha o obhajitelné zničení se ocitla na mrtvém bodě.
Icon
Icon

Řešení

Po procesu Smart Sort tým společnosti Iron Mountain získal 48 000 krabic dokumentů a zkontroloval jejich obsah na úrovni složek. V reálném čase a jediným dotykem roztřídili a znovu zařadili všechny složky podle budoucího data zničení a v souladu s plánem uchovávání a zároveň identifikovali ty dokumenty, které byly způsobilé ke zničení.

Výsledky

  • Možnost s jistotou zničit 1,4 milionu souborů
  • Snížení nákladů na uložení dat při splnění požadavků na dodržování předpisů a snížení rizika
  • Zavedení procesu průběžné skartace

Elevate the power of your work

Získejte konzultaci zdarma

Pojďte začít