Iron Mountain Smart Sort
Cenově výhodné, efektivní, přínosné. Převezměte kontrolu nad svým systémem inventáře záznamů s řešením Iron Mountain Smart Sort.
Dosáhněte svých cílů v oblasti správy informací a podnikání
A co vy?
> potýkáte se s velkým objemem historických záznamů?
> nedaří se vám vyhledat záznamy, když je potřebujete?
> chcete přemístit inventář, ale nejprve musíte skartovat to, co již nepotřebujete?
> chcete zničit záznamy, ale nemůžete s jistotou určit které, aniž byste investovali významnější částku?
> chcete se zbavit papíru, ale je obtížné rozhodnout, které záznamy digitalizovat?
> potřebujete vyčlenit záznamy pro fúzi, akvizici nebo odprodej?
Pokud jste na některou z těchto otázek odpověděli ano, zeptejte se nás: na řešení Iron Mountain Smart Sort.
Vaše problémy
Je třeba roztřídit a přeorganizovat inventář záznamů, abyste mohli učinit obhajitelné rozhodnutí o jejich likvidaci. Bohužel to není tak jednoduché, jak se zdá.
Proč je likvidace tak složitá?
> Nedostatečná integrita / přehlednost inventáře:
Když nejsou zachycena klíčová metadata a uvedena v průběhu celého životního cyklu informací, je obtížné v nich vyhledávat, spravovat je a rozhodovat o tom, které záznamy uchovávat, digitalizovat nebo zničit.
> Smíšené typy záznamů a složitost skartačních lhůt:
Různé typy záznamů mají různé požadavky. Pokud nejsou záznamy uspořádány podle klasifikace nebo data události, nemůžete s jistotou a obhajitelně přijmout žádné rozhodnutí.
> Reorganizace záznamů je pracná a nákladná:
Chybí vám prostředky na třídění jednotlivých souborů podle data způsobilosti ke skartaci, typu záznamu, a jedinečného identifikátoru nebo jiného požadavku.
Co to znamená
> Zbytečné náklady:
Velké objemy záznamů bez metadat na úrovni dokumentů, které jsou uloženy bez ohledu na data skartace nebo klasifikaci záznamů, ovlivní vaši schopnost efektivně spravovat daný program.
> Zvýšené riziko:
Uchovávání záznamů po delší dobu, než je nutné, zvyšuje riziko ztráty informací a porušení právních předpisů. Zvyšuje také složitost právních požadavků, reakce na audit a procesy řízení dodržování předpisů.
> Ztráta produktivity:
Vyhledávání potřebných informací a rychlé rozhodování o likvidaci záznamů vyžaduje dobře organizovaný inventář. Bez efektivního procesu třídění a reorganizace souborů můžete ztratit čas a zpozdit dosažení svých hlavních cílů.
Zjednodušení a urychlení rozhodování
S řešením Iron Mountain Smart Sort můžete rychle a s jistotou rozhodovat o svých historických dokumentech, a umožnit tak dodržování předpisů a efektivnější správu záznamů.
Náš vyškolený tým pro správu záznamů využije vstupní údaje z vaší databáze a z plánu uchovávání záznamů k automatizaci obhajitelného rozhodování na úrovni složek či dokumentů. Vaše záznamy roztřídíme a přeorganizujeme tak, abyste mohli bez obav rozhodovat o likvidaci a rychle dosahovat obchodních cílů, jako jsou například reakce na odprodej, právní záležitosti nebo požadavky na likvidaci.
Cenově dostupné řešení
Jediným dotykem může tým společnosti Iron Mountain učinit rozhodnutí v reálném čase na základě vašich zásad uchovávání dat o tom, jak s dokumenty naložit. To zajišťuje významnou efektivitu, takže můžeme poskytovat skutečně cenově efektivní řešení.
Náš tým vám může poskytnout podporu z archivu Iron Mountain nebo přímo u vás.
Řešení Smart Sort vám umožní přijímat obhajitelná rozhodnutí díky třídění a reorganizaci záznamů podle
Kategorie
Přiřazení
Proces Smart Sort umožňuje automaticky rozhodovat o tom, jak spravovat každý dokument či složku a zároveň splnit konkrétní požadavky vaší organizace.
Dosáhněte svých obchodních cílů v oblasti správy informací
> Rychlé a jisté rozhodování
Iron Mountain využívá data z vaší stávající databáze a skartačního řádu k automatizaci obhajitelného rozhodování.
> Zjednodušení budoucího rozhodování
Uložené záznamy budou seřazeny podle data skartace, typu záznamu, jedinečného identifikátoru nebo podle libovolného požadavku.
> Snížení nákladů a rizik programu
Zahajte okamžitou skartaci způsobilých záznamů, aby se snížily náklady na jejich uchovávání a zmírnila rizika spojená s právním zjišťováním, auditem a dodržováním předpisů.
> Rychlejší vyhledávání
Po dokončení projektu Smart Sort budete mít k dispozici aktuální seznam, který umožňuje přesnou a efektivní evidenci.
Vybrané služby a řešení
Elevate the power of your work
Získejte konzultaci zdarma
Příklad použití řešení Smart Sort
Problém
Řešení
Po procesu Smart Sort tým společnosti Iron Mountain získal 48 000 krabic záznamů a zkontroloval jejich obsah na úrovni složek. V reálném čase a jediným dotykem roztřídili a znovu zařadili všechny složky podle budoucího data zničení a v souladu s plánem uchovávání a zároveň identifikovali ty záznamy, které byly způsobilé ke zničení.
Výsledky> Možnost s jistotou zničit 1,4 milionu souborů
> Snížení nákladů na uložení dat při splnění požadavků na dodržování předpisů a snížení rizika
> Zavedení procesu průběžné skartace