Skenování a digitální ukládání dokumentů

Iron Mountain transformace digitalizace

Obchodní výzva

Manuální správa dokumentů vytváří překážku na cestě k digitální transformaci, což komplikuje poskytování informací uživatelům v místě a čase, kdy je potřebují, a to s ohledem na úroveň bezpečnosti, dodržování předpisů a udržitelnosti, které podnik vyžaduje.

Dopad

• Vedení dokumentace v papírové podobě brání přístupu k informacím kdykoli a odkudkoli, což by zvýšilo produktivitu a umožnilo pracovat na dálku.
• Papírová dokumentace má negativní dopad na udržitelnost a vyžaduje rozpočet na papír a jeho skladování.
• Správa papírových a elektronických dokumentů, jako jsou faktury, smlouvy a další důležité obchodní informace, v oddělených systémech brání transparentnosti a kontrolovatelnosti a zároveň komplikuje zabezpečení dat.

Co kdybyste mohli

Automatizace správy dokumentů umožňuje:

• zvýšit efektivitu a produktivitu, včetně možnosti práce na dálku,
• stát se bezpapírovou společností či omezit spotřebu papíru, abyste přispěli k dosažení cílů udržitelnosti a zároveň snížili náklady,
• zlepšit možnosti zabezpečení dat a dodržování předpisů.

Iron Mountain® transformace digitalizace

Díky systému společnosti Iron Mountain vám naši odborníci pomohou v následujících oblastech:

• Digitalizace starších dokumentů: Můžete digitalizovat všechny papírové dokumenty, například faktury, smlouvy, informace o zákaznících, záznamy personálního oddělení a další důležité obchodní dokumenty, nebo může společnost Iron Mountain provést digitalizaci za vás. Optické rozpoznávání znaků (OCR) extrahuje obsah dokumentů, aby se v něm dalo snadno vyhledávat. Funkce systému, u kterých si vystačíte s minimálními, či dokonce nulovými znalostmi programování, vám pomohou přizpůsobit automatizované pracovní postupy vašim specifickým potřebám a dosáhnout rychlejších a přesnějších výsledků.
• Propojení dat napříč platformami: Díky integraci se stávajícími systémy můžete propojit data napříč platformami a odstranit tak izolovaná místa. Můžete si nadefinovat dynamické nebo statické pracovní postupy či různé procesy podle typu smlouvy nebo oddělení.
• Přístup kdykoli a odkudkoli: Schválení členové týmu mohou vyhledávat smlouvy, otevírat je a snadno v nich vyhledávat na naší zabezpečené platformě pro správu podnikového obsahu (ECM). To vše prostřednictvím jediného webového portálu. Můžete se rozhodnout zapojit funkci elektronického podpisu, abyste zjednodušili schvalování smluv a zvýšili komfort klientů.
• Zajištění ochrany podniku: Naše platforma obsahu splňuje průmyslové standardy a poskytuje možnosti auditu, sledování a hlášení, čímž vám pomůže včas reagovat na audity a žádosti o předložení.
• Správa celého životního cyklu: Společnost Iron Mountain může vaše fyzické dokumenty zpracovat tak, že je bezpečně uloží, skartuje nebo vám je vrátí.

Výsledky budou mít významný dopad na váš každodenní provoz a pomohou vám zajistit následující:

• Rychlejší vyhledávání informací a dokumentů: Věnujte méně času vyhledávání potřebných informací a více času strategickým činnostem, které vytváří hodnotu.
• Ochrana podniku před riziky: Automatizujte proces správy dokumentů a poskytujte aktuální a přesné smlouvy o úrovni služeb.
• Lepší zabezpečení a možnost auditu: Zlepšete ochranu důvěrných obchodních informací pomocí robustního řízení přístupu, bezpečnostních pravidel a funkcí, které zefektivňují dodržování předpisů v případě auditu a zjišťování.