Την ημερομηνία καταστροφής
Ταξινομήστε και αναδιοργανώστε τα αρχεία σας σύμφωνα με το έτος καταλληλότητας για καταστροφή, ώστε να μπορείτε να καταστρέφετε με σιγουριά έντυπα έγγραφα, όταν καλύψουν τις ημερομηνίες διατήρησης.
Iron Mountain Smart Sort
Οδηγοί για τις λύσεις μας
Οικονομική, αποτελεσματική, έξυπνη λύση. Αποκτήστε τον έλεγχο του συστήματος αποθέματος αρχείων σας με το Smart Sort της Iron Mountain.
Επιτύχετε διακυβέρνηση των πληροφοριών και τους επιχειρηματικούς σας στόχους
Πρόβλημα...
> Έχετε κληρονομήσει έναν μεγάλο όγκο αρχείων;
> Δυσκολεύεστε να εντοπίσετε αρχεία όταν τα χρειάζεστε;
> Θέλετε να μετακινήσετε το απόθεμά σας, αλλά πρώτα πρέπει να καταστρέψετε ό,τι δεν χρειάζεστε πλέον;
> Θέλετε να καταστρέψετε αρχεία, αλλά δεν μπορείτε να απομονώσετε με σιγουριά εκείνα που είναι κατάλληλα για καταστροφή χωρίς να προχωρήσετε σε μια σημαντική επένδυση;
> Θέλετε να εκμηδενίσετε τη χρήση χαρτιού αλλά δυσκολεύεστε να αποφασίσετε ποια αρχεία πρέπει να ψηφιοποιήσετε;
> Θέλετε να απομονώσετε αρχεία για μια συγχώνευση, εξαγορά ή εκποίηση;
Αν απαντήσατε “Ναι” σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις, ρωτήστε μας για την Smart Sort της Iron Mountain.
Η πρόκλησή σας
Πρεπει να ταξινομησετε και να αναδιοργανωσετε το αποθεμα αρχειων σας, ωστε να λαβετε αιτιολογησιμες αποφασεις σχετικα με τη διαθεση. Δυστυχως, αυτο δεν ειναι τοσο απλο οσο ακουγεται.
Για ποιό λόγο η διάθεση είναι τόσο περίπλοκη;
> Έλλειψη ακεραιότητας/ορατότητας αποθέματος:
Όταν τα βασικά μεταδεδομένα δεν καταγράφονται και δεν ταξινομούνται σε όλο τον κύκλο ζωής των πληροφοριών, η αναζήτηση, η διαχείριση και η λήψη αποφάσεων σχετικά με τα αρχεία που πρέπει να διατηρηθούν, να ψηφιοποιηθούν ή να καταστραφούν γίνεται δύσκολη.
> Περιπλοκότητα ανακατεμένων τύπων αρχείων και ημερομηνιών συμβάντων:
Οι διαφορετικοί τύποι αρχείων έχουν διαφορετικές απαιτήσεις. Αν τα αρχεία δεν είναι οργανωμένα σύμφωνα με την ταξινόμηση αρχείων ή την ημερομηνία συμβάντος, δεν μπορείτε να προβείτε σε σωστές και αιτιολογήσιμες ενέργειες.
> Η αναδιοργάνωση των αρχείων είναι μια δαπανηρή διαδικασία που απαιτεί πολλούς ανθρώπινους πόρους:
Δεν έχετε τους πόρους για να ταξινομήσετε κάθε αρχείο με βάση την ημερομηνία καταλληλότητας για καταστροφή, τον τύπο αρχείου, ένα μοναδικό αναγνωριστικό ή άλλη απαίτηση.
Τι σημαίνει αυτό
> Περιττό κόστος:
Οι μεγάλοι όγκοι αρχείων χωρίς μεταδεδομένα σε επίπεδο αρχείου που αποθηκεύονται χωρίς να λαμβάνονται υπόψη οι ημερομηνίες καταλληλότητας για καταστροφή ή η ταξινόμηση αρχείου θα επηρεάσουν την ικανότητά σας για αποτελεσματική διαχείριση του προγράμματός σας.
> Αυξημένος κίνδυνος:
Η διατήρηση αρχείων για διάστημα μεγαλύτερο από το απαιτούμενο αυξάνει τον κίνδυνο απώλειας πληροφοριών και τον κίνδυνο ρυθμιστικών παραβάσεων. Επίσης, ενισχύει την περιπλοκότητα όσον αφορά τις διαδικασίες νομικής ανακάλυψης, ανταπόκρισης στον έλεγχο και διαχείρισης της συμμόρφωσης.
> Απώλεια παραγωγικότητας:
Για να μπορείτε να βρίσκετε αυτό που θέλετε και να λαμβάνετε γρήγορα αποφάσεις σχετικά με τη διάθεση αρχείων, χρειάζεστε ένα καλά οργανωμένο απόθεμα. Χωρίς μια αποτελεσματική διαδικασία για την ταξινόμηση και αναδιοργάνωση των αρχείων, κινδυνεύετε να χάσετε χρόνο και να καθυστερήσετε την εκπλήρωση των σημαντικών στόχων σας.
Απλοποίηση και επίσπευση της λήψης αποφάσεων
Με το Smart Sort της Iron Mountain, μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα και έξυπνα αποφάσεις σχετικά με τα παλαιά αρχεία σας, ώστε να αποκτήσετε ένα πιο συμμορφούμενο και αποτελεσματικό πρόγραμμα διαχείρισης αρχείων.
Η εκπαιδευμένη ομάδα διαχείρισης αρχείων μας θα χρησιμοποιήσει πληροφορίες από τη βάση δεδομένων σας και το χρονοδιάγραμμα διατήρησης αρχείων για να αυτοματοποιήσει την αιτιολογήσιμη λήψη αποφάσεων σε επίπεδο αρχείου. Θα ταξινομήσουμε και θα αναδιοργανώσουμε τα αρχεία σας, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε με αυτοπεποίθηση αποφάσεις σχετικά με τη διάθεση και να επιτυγχάνετε γρήγορα τους επιχειρηματικούς σας στόχους, όπως η αντιμετώπιση μιας εκποίησης, ενός νομικού ζητήματος ή οι απαιτήσεις καταστροφής.
Μια οικονομική λύση
Με ένα άγγιγμα, η ομάδα της Iron Mountain μπορεί να λάβει μια απόφαση σε πραγματικό χρόνο, σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης αρχείων σας, σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε με το αρχείο σας. Αυτό δημιουργεί σημαντικές οικονομίες κλίμακας, επιτρέποντάς μας να σας προσφέρουμε μια πραγματικά οικονομική λύση.
Η ομάδα μας μπορεί να σας υποστηρίξει, είτε από τα Κέντρα αρχείων της Iron Mountain είτε στην τοποθεσία σας.
Το Smart Sort σας επιτρέπει να λαμβάνετε αιτιολογήσιμες αποφάσεις ταξινομώντας και αναδιοργανώνοντας τα αρχεία με βάση
Την κατηγορία
Πρωτοβουλίες, όπως η εκποίηση, απαιτούν την απομόνωση αρχείων σε σύντομο χρονικό διάστημα. Θα ταξινομήσουμε και θα αναδιοργανώσουμε τα αρχεία σας σύμφωνα με τον τύπο του αρχείου, την κατάσταση του αρχείου, το μοναδικό αναγνωριστικό - ή ό,τι άλλο χρειάζεστε.
Τη συσχέτιση
Αν δεν θέλετε να ταξινομήσετε και να αναδιοργανώσετε το απόθεμά σας, αξιοποιήστε το Smart Sort για να εφαρμόσετε μεταδεδομένα στα αρχεία σας σε επίπεδο αρχείου, ώστε να αποφύγετε το υψηλό κόστος της χειροκίνητης απογραφής σε επίπεδο αρχείου.
Η διαδικασία του Smart Sort επιτρέπει την αυτόματη λήψη αποφάσεων σχετικά με το πώς πρέπει να γίνεται η διαχείριση κάθε αρχείου, προκειμένου να ικανοποιηθούν οι συγκεκριμένες απαιτήσεις του οργανισμού σας.
Επιτύχετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους για διακυβέρνηση των πληροφοριών
> Λάβετε γρήγορες και σίγουρες αποφάσεις
Η Iron Mountain αξιοποιεί δεδομένα από την υπάρχουσα βάση δεδομένων και το χρονοδιάγραμμα διατήρησής σας για να αυτοματοποιήσει την αιτιολογήσιμη λήψη αποφάσεων.
> Απλοποιήστε τη μελλοντική λήψη αποφάσεων
Τα αποθηκευμένα αρχεία θα ταξινομούνται με βάση το έτος καταλληλότητας για καταστροφή, τον τύπο αρχείου, ένα μοναδικό αναγνωριστικό—ή ό,τι άλλο χρειάζεστε.
> Μειώστε το κόστος και τους κινδύνους του προγράμματος
Ξεκινήστε την άμεση καταστροφή των κατάλληλων αρχείων για να μειώσετε το κόστος αποθήκευσης και περιορίστε τους κινδύνους νομικής ανακάλυψης, ελέγχου και συμμόρφωσης. > Βελτιώστε τα ποσοστά εύρεσης Κατά την ολοκλήρωση του έργου Smart Sort, θα έχετε μια ενημερωμένη απογραφή που θα σας επιτρέπει να τηρείτε ακριβή και αποτελεσματικά αρχεία.
Προτεινόμενες υπηρεσίες και λύσεις
Elevate the power of your work
Πάρτε μια ΔΩΡΕΑΝ διαβούλευση σήμερα!
Το Smart Sort σας επιτρέπει να λαμβάνετε αιτιολογήσιμες αποφάσεις ταξινομώντας και αναδιοργανώνοντας τα αρχεία με βάση
Πρόκληση
Ένας μεγάλος οργανισμός υγειονομικής περίθαλψης ήθελε να μειώσει το κόστος και τον κίνδυνο καταστρέφοντας αρχεία που είχαν καλύψει τις απαιτήσεις διατήρησης. Ωστόσο, δεν μπορούσε να εντοπίσει εύκολα και αιτιολογημένα ποια αρχεία ήταν κατάλληλα για καταστροφή, καθώς δεν είχε τον απαιτούμενο προϋπολογισμό για να αναλάβει ένα μακροπρόθεσμο έργο εντοπισμού που απαιτούσε πολλούς ανθρώπινους πόρους. Εξαιτίας των περιορισμένων πόρων, η απόφαση του οργανισμού για αιτιολογήσιμη καταστροφή είχε παγώσει.
Λύση
Ακολουθώντας τη διαδικασία του Smart Sort, η ομάδα της Iron Mountain ανέκτησε 48.000 χαρτοκιβώτια αρχείων και έλεγξε τα περιεχόμενα σε επίπεδο αρχείου. Σε πραγματικό χρόνο και με μία μόνο κίνηση, η ομάδα ταξινόμησε και αναδιοργάνωσε όλα τα αρχεία στα κουτιά με βάση τη μελλοντική ημερομηνία καταστροφής και σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα διατήρησης, εντοπίζοντας παράλληλα τα αρχεία που ήταν κατάλληλα για καταστροφή.
Αποτελέσματα
> Απέκτησε την ικανότητα να καταστρέψει με ασφάλεια 1,4 εκατ. αρχεία
> Μείωσε το κόστος αποθήκευσης ικανοποιώντας παράλληλα τις απαιτήσεις συμμόρφωσης και μειώνοντας τον κίνδυνο
> Καθιέρωσε μια διαδικασία για επόμενες καταστροφές
